Tenemos tantas cosas que hacer y tan poco tiempo para hacerlas. Los días parecen pasar rápido: las semanas, los meses e incluso los años transcurren cada vez más deprisa. Parece que no hay más remedio que organizarse y aprender a programar todo lo que necesitamos o queremos hacer, incluso cuando se supone que es algo divertido. Pero, mientras hacemos malabarismos con calendarios y listas de tareas, rara vez sentimos placer; simplemente nos aferramos a todo con uñas y dientes, incluso cuando participamos en actividades divertidas destinadas a renovarnos y equilibrarnos. Según un nuevo artículo, hay cosas que podemos hacer para ser lo más productivos posible y disfrutar más de nuestras ajetreadas vidas, entre ellas un método al que sus autores llaman «programación flexible».
El conflicto de fondo
El título del estudio, «Maximizar la actividad frente a maximizar los resultados en la gestión del tiempo», de las expertas en gestión del tiempo Selin A. Malkoc y Gabriela Tonietto plantea el problema: hay un conflicto entre dos objetivos contrapuestos:
maximizar la actividad—cuyo objetivo es hacer todo lo posible.
maximizar los resultados—cuyo objetivo es hacer las cosas de la manera más satisfactoria posible.
El nuevo artículo es, en realidad, una continuación del estudio de Tonietto y Malkoc de 2016, «La mentalidad del calendario: programar elimina la diversión e introduce el trabajo», que documenta 13 encuestas realizadas por las autoras. Si bien maximizar la actividad tiene mucho sentido en tareas relacionadas con obligaciones y responsabilidades, las investigadoras descubrieron que puede ser enemigo de maximizar los resultados. Concluyeron:
Cuando se programan actividades de ocio, adquieren características del trabajo, lo que reduce su valor. Este efecto solo se observa cuando la programación es específica. El efecto es exclusivo de las actividades de ocio frente a las laborales.
Evitar la hambruna de tiempo
La programación flexible pretende remediar lo que se conoce como «hambruna de tiempo», la abrumadora sensación de que sencillamente no hay tiempo suficiente para hacerlo todo. Y, como señala el nuevo estudio: «Esta sensación de escasez de tiempo está vinculada a muchos resultados indeseables, desde el insomnio hasta el deterioro de la salud física y la tacañería». A esa lista se suma la creciente dificultad para hacer bien incluso las tareas laborales.
Toda una industria se ha creado en torno a hacer más cosas. Al fin y al cabo, contarles a los demás lo ocupado que uno está contribuye a proyectar una imagen de éxito y productividad. Hay libros, vídeos y sistemas —como el método, muy apropiadamente llamado GTD® (por «Getting Things Done», o «Organízate con eficacia»)—, además de un sinfín de aplicaciones cuyo único propósito es aumentar tu eficiencia. Y algunas de estas herramientas funcionan bastante bien desde la perspectiva de maximizar los resultados. Pero, cuando cada minuto está asignado de antemano, nuestras actividades de ocio acaban encajadas en esos horarios tan arduamente conseguidos y divididos de forma estratégica. Y eso puede arruinarlas.
Lograr un equilibrio más feliz
El estudio sugiere que, si equilibramos mejor la maximización de la actividad y la de los resultados, podemos rendir más cuando trabajamos y disfrutar de un ocio más reparador cuando descansamos.
Mejorar tu rendimiento durante las actividades laborales
Programa menos
En lugar de concentrar tantas actividades como sea posible en un periodo de tiempo, establece prioridades. Puede ser doloroso dejar de lado tareas menos importantes, pero si asignamos una cantidad de tiempo más razonable a nuestras actividades prioritarias, será más probable que las hagamos bien, ya que estaremos menos presionados por plazos poco realistas mientras las realizamos. (Quizá puedas delegar en otra persona las tareas de baja prioridad que descartes.)
Haz una tarea a la vez
Puede que te enorgullezca tu supuesta capacidad para ocuparte de varias tareas pequeñas mientras trabajas en otras más grandes, pero los estudios dejan claro que la multitarea no funciona de verdad. Solo divide tu atención, lo que hace que dediques menos cuidado, atención y creatividad a lo que se supone que estás haciendo y, por tanto, que el trabajo sea de menor calidad.
Distribuye los plazos de manera uniforme
Aunque se ha demostrado que los plazos impuestos desde fuera mejoran el rendimiento, cuando fijes tus propios plazos, distribúyelos de manera uniforme para administrar tu atención con más sensatez. Como señala el artículo: «Los plazos espaciados uniformemente mejoran el rendimiento frente a los menos escalonados. Por ejemplo, los estudiantes que tuvieron tres plazos espaciados uniformemente a lo largo del semestre obtuvieron mejores notas que quienes tuvieron los tres al final del semestre».
Disfrutar más de las actividades de ocio
Programa con más flexibilidad
«La gente programa actividades de ocio para asegurarse de participar en ellas, dando por sentado implícitamente que participar en una actividad conduce automáticamente a disfrutarla», afirma el estudio. Por desgracia, las investigaciones anteriores de las autoras revelan que no es así. La razón es que «los horarios estrictos de inicio y finalización impuestos por la programación alteran la naturaleza espontánea de las actividades de ocio», lo que las hace menos agradables y más parecidas al trabajo.
La solución, dicen Malkoc y Tonietto, es programar con flexibilidad: es decir, incluir las actividades de ocio solo en franjas horarias sin una hora de inicio ni de finalización planificadas de antemano. Por ejemplo, planear salir a cenar «después del trabajo» en vez de «a las 18:00». Sus investigaciones sugieren que las actividades de ocio planificadas de esta manera resultan tan satisfactorias como las completamente espontáneas.
Evita los finales abruptos
También es problemático imponer una hora de finalización estricta a los eventos agradables, por ejemplo, cuando después hay actividades laborales programadas. Al fin y al cabo, esto contradice la programación flexible al exigir que la diversión termine a una hora concreta. «El límite estricto impuesto por la actividad programada genera una presión de tiempo que puede menoscabar el disfrute durante el tiempo previo», señala el estudio. Te saca del momento agradable y te distrae con lo que viene después.
Una idea mejor es dejar un margen sin programar entre la diversión y el trabajo o, mejor aún, cambiar de horario el trabajo cuando sea posible para que las actividades de ocio no tengan una hora de finalización fija.
Concéntrate en el presente
Como quizá deduzcas de la sección anterior, para disfrutar realmente al máximo de las actividades de ocio, es fundamental que estés presente mientras tienen lugar, aunque algo que te ilusione sea lo que te distrae. En un estudio anterior de las autoras, «los participantes disfrutaron menos de un vídeo cómico cuando sabían que después verían otro vídeo agradable que quienes no sabían qué actividad vendría después». Como en muchos otros ámbitos de la vida, «estar más en el momento, o practicar la atención plena, mejora el disfrute», afirma el estudio actual.
Ajetreados, pero felices
Mientras buscas una manera más satisfactoria de compaginar las muchas tareas que tienes por delante, procura mantener el equilibrio entre hacer todo lo posible y disfrutar de la vida cotidiana. Vale la pena esforzarse por alcanzar ambos objetivos, y las recomendaciones del estudio reducen la probabilidad de que algún día llegues al final de tu lista de tareas insatisfecho por lo que quedó sin hacer y agotado. Es mucho mejor haber disfrutado de un trayecto lleno de acción.
