En cuanto a la productividad, todos enfrentamos el mismo desafío: solo hay 24 horas en un día. Dado que incluso las mejores ideas no tienen valor hasta que se ejecutan, la eficiencia con la que utilizas tu tiempo es tan importante como cualquier otro factor en los negocios.
Me he fascinado por los secretos de la productividad porque algunas personas parecen tener el doble de tiempo, y no hay mejor manera de alcanzar tus objetivos que encontrar formas de hacer más con el valioso tiempo que se te ha concedido.
Es increíble cuando sales de la oficina después de un día ultraproductivo. Es un subidón laboral difícil de superar. Según mi experiencia, no necesitas trabajar más horas ni exigirte más — solo necesitas trabajar de forma más inteligente.
El tiempo es lo que más queremos, pero lo que peor usamos.
William Penn
He aprendido a confiar en trucos de productividad que me hacen mucho más eficiente. Intento exprimir cada gota de cada hora sin realizar ningún esfuerzo adicional.
Y mi truco favorito también es el más fácil de aplicar. Es tan sencillo y útil que puedes empezar a usarlo ahora mismo.
Nunca toques las cosas dos veces.
Eso es todo. Nunca dejes nada en espera, porque tocar las cosas dos veces es una enorme pérdida de tiempo. No guardes un correo electrónico ni una llamada telefónica para tratarlos más tarde. En cuanto algo capte tu atención, debes actuar sobre ello, delegarlo o eliminarlo.
Para lograr esto, vas a tener que comerte algunas ranas. «Comerse una rana» consiste en hacer el elemento menos apetecible y más temido de tu lista de tareas pendientes. Si dejas que tus ranas se queden ahí, malgastarás el día temiéndolas. Si te las comes de inmediato, quedarás libre para abordar las cosas que te entusiasman e inspiran.
También necesitarás dominar la tiranía de lo urgente. La tiranía de lo urgente se refiere a la tendencia de las pequeñas cosas que deben hacerse de inmediato a interponerse en lo que realmente importa. Esto crea un gran problema, ya que las acciones urgentes suelen tener poco impacto. La clave aquí es eliminar o delegar. De lo contrario, puedes encontrarte días, o incluso semanas, sin tocar lo importante. Tendrás que aprender a detectar cuándo apagar incendios está obstaculizando tu rendimiento, y deberás eliminar o delegar aquello que frena el avance real.
No es una palabra poderosa que vas a tener que saber utilizar. Cuando llegue el momento de decir que no, evita frases como no creo que pueda o no estoy seguro. Decir que no a un nuevo compromiso honra tus compromisos existentes y te brinda la oportunidad de cumplirlos con éxito y eficiencia. Una investigación realizada en la Universidad de California en San Francisco demuestra que cuanta más dificultad tienes para decir que no, más probabilidades hay de que experimentes estrés, agotamiento e incluso depresión. Aprende a usar el no, y elevará tu estado de ánimo, además de tu productividad.
Si no vas a tocar las cosas dos veces, no puedes permitir que el correo electrónico sea una interrupción constante. Deberías revisar el correo electrónico según un horario, aprovechando las funciones que priorizan los mensajes por remitente. Configura alertas para tus proveedores más importantes y mejores clientes, y guarda el resto hasta el momento programado. Incluso podrías configurar un respondedor automático que informe a los remitentes de cuándo volverás a revisar tu correo electrónico.
Para que mi sistema funcione, también vas a tener que evitar la multitarea. Es un verdadero enemigo de la productividad. Una investigación realizada en la Universidad de Stanford confirma que la multitarea es menos productiva que hacer una sola cosa a la vez. Los investigadores descubrieron que las personas que reciben regularmente un bombardeo de múltiples flujos de información electrónica no pueden prestar atención, recordar información ni cambiar de una tarea a otra tan bien como quienes completan una tarea a la vez.
La multitarea reduce tu eficiencia y rendimiento porque tu cerebro solo puede concentrarse en una cosa a la vez. Cuando intentas hacer dos cosas al mismo tiempo, tu cerebro carece de la capacidad para realizar ambas tareas con éxito. Nunca tocar las cosas dos veces significa tocar solo una cosa a la vez.
