La «digitalización» es un tema relativamente especializado dentro de las tecnologías de la información y la comunicación (TIC), pero la demanda de «digitalización» en el ámbito del desarrollo ha crecido significativamente en los últimos años, especialmente en África.
Cuando decimos «digitalización», quizá pienses que se trata solo de escanear o capturar registros en papel en formato digital. Eso es parcialmente correcto, pero el ciclo de trabajo real de la digitalización va más allá de lo que imaginas. Incluye todo el proceso de transformar los datos de los registros en papel en «datos digitales» que podemos identificar, buscar, consultar, recuperar, actualizar y archivar electrónicamente.
Los pasos hacia la digitalización comienzan por clasificar los registros físicos (originales) en papel (por ejemplo, ordenarlos, hacer un inventario y embalarlos) y evaluar el volumen de trabajo. La profundidad y el impacto potencial de la digitalización son enormes. Los registros digitalizados reducirán los errores y los costos de transacción en la administración pública. También mejorarán la rendición de cuentas del gobierno y la calidad de las estadísticas nacionales.
En última instancia, la digitalización permitirá que los datos lleguen de forma más oportuna y precisa al portal de datos abiertos de un país. Se podrían integrar los datos de los registros públicos digitales de distintas entidades gubernamentales y, con el tiempo, el gobierno ofrecería servicios públicos más fluidos y eficientes (por ejemplo, vincular el registro de nacimientos con la expedición de documentos nacionales de identidad, pasaportes o licencias de conducir). Además, el proceso de «digitalización» generará oportunidades de empleo digital para jóvenes desempleados que hayan recibido formación para digitalizar registros.
En colaboración con las iniciativas de la Fundación Rockefeller, «Digital Jobs in Africa» , nuestro equipo impartió un Programa de fortalecimiento de capacidades para la digitalización a finales del año pasado. El objetivo principal del programa era desarrollar la capacidad institucional de los organismos gubernamentales prioritarios que gestionan registros públicos fundamentales y, por tanto, tienen una gran necesidad de digitalización.
En total, ocho ministerios, departamentos y organismos gubernamentales (MDAs)* participaron en este programa. La capacitación se centró en cómo gestionar sus programas de digitalización de manera más estructurada y sostenible. Elaboramos el plan de estudios a partir de los resultados de estudios de evaluación de necesidades. Incluía competencias de gestión empresarial para una digitalización eficiente (entre ellas, flujos de trabajo para clasificar la información confidencial y no confidencial y estimar el volumen de documentos que debían digitalizarse internamente o externalizarse) y competencias técnicas (por ejemplo, procesos de escaneo y uso de registros digitalizados).
Un total de 60 funcionarios de los MDAs completaron el curso de capacitación y recibieron certificados en diciembre de 2014.
Desde entonces, hemos recibido varios resultados intermedios positivos de los participantes. Varios funcionarios de los MDAs demostraron una mayor capacidad para evaluar el volumen de registros acumulados que era necesario digitalizar. Tras la capacitación, nuestro equipo determinó en conjunto que era necesario digitalizar 25 millones de registros acumulados en ocho MDAs, de los cuales solo el 10 por ciento estaba clasificado. En otras palabras, se pueden externalizar aproximadamente 22,5 millones de registros acumulados.
Además del curso presencial, se elaboró contenido de aprendizaje electrónico y en enero de 2015 se puso en marcha un portal de aprendizaje electrónico. Este ofrece al personal de los MDAs oportunidades continuas de aprendizaje a su propio ritmo. Con el tiempo, la plataforma de aprendizaje electrónico debería estar abierta a todos los MDAs y a los posibles agentes de externalización de la digitalización.
¿Qué sigue? Nuestro equipo continuará apoyando el trabajo de digitalización en Ghana en el marco del Proyecto eTransform Ghana. Los funcionarios de los MDAs que hemos capacitado desempeñarán funciones clave en sus respectivos organismos para clasificar los registros (es decir, determinar si la digitalización se realizará internamente o se externalizará), proporcionar estimaciones precisas del volumen de documentos y supervisar la calidad del trabajo externalizado.
*Los ocho MDAs participantes son: Births and Deaths Registry (BDR), National Identification Authority (NIA), Registrar General’s Department (RGD), Ghana Revenue Authority (GRA), Judicial Service of Ghana (JSG), Driver and Vehicle Licensing Authority (DVLA), Ghana Health Service (GHS) y Ghana Immigration Service (GIS).
Este artículo se publica en colaboración con The World Bank’s Information and Communications for Development Blog. La publicación no implica que el Foro Económico Mundial respalde las opiniones expresadas.
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Autor: Kaoru Kimura es especialista en políticas de TIC en la Práctica Global de Transporte y TIC del Banco Mundial.
Imagen: En esta ilustración fotográfica tomada en Sídney el 23 de junio de 2011 se muestran cables de una red LAN de Internet. REUTERS/Tim Wimborne.
