La dirección de correo electrónico tal como la conocemos nació cuando Ray Tomlinson introdujo el signo «@» en 1977; desde entonces, el correo electrónico no ha dejado de ganar popularidad como herramienta de comunicación laboral y personal, hasta el año pasado. Por primera vez, en 2014 se registró un acusado descenso en el número de correos electrónicos enviados en todo el mundo: de 204 millones por segundo en 2013 a 138,8 millones por segundo en 2014.
Para los intercambios personales o sociales, en cambio, cada vez usamos más las redes sociales, como Facebook, Twitter, WhatsApp y otras. Pero la bandeja de entrada del correo electrónico de la oficina sigue tan ocupada como siempre, y esto supone un verdadero problema para los millones de trabajadores que han llegado a depender tanto de ella.
La sobrecarga de correo electrónico afecta al 87 % de los empleados, y el 53 % de ellos dice que no puede gestionar el volumen de mensajes que debe atender. Por eso, es realmente necesario replantearse las anticuadas aplicaciones y formas de abordar el correo electrónico que obstaculizan la productividad y aumentan el estrés en el trabajo.
Estos son tres nuevos sistemas de correo electrónico: Verse de IBM, WorkMail de Amazon e Inbox de Google. ¿Podría alguno de ellos ayudarnos a recuperar la cordura al dominar el correo electrónico en el trabajo? ¿Qué ofrecen que no aporten las viejas formas de gestionar el correo?
Hay cuatro problemas fundamentales que es necesario abordar: somos adictos al correo electrónico; una de cada tres personas responde a un correo en cuestión de segundos. Se nos da mal gestionar la bandeja de entrada, lo que nos impide manejar la información que contiene. No redactamos correos electrónicos con un lenguaje conciso y comprensible, lo que añade complejidad innecesaria. Y nos cuesta desconectar: los teléfonos inteligentes nos permiten acceder al correo del trabajo las 24 horas del día. Las investigaciones han demostrado que esto impide a las personas establecer límites entre el trabajo y el hogar, lo que significa que no hay respiro frente al estrés laboral cotidiano.
Verse mejora la colaboración
Verse incorpora una búsqueda rápida en el correo y su componente social fomenta la creación de relaciones con los colegas al ofrecer información y conocimientos sobre otras personas que participan en una conversación por correo electrónico. Esta función ayudará a las organizaciones a determinar quién sabe qué y quién habla con quién, y reducirá la duplicación del trabajo y el tiempo necesario para encontrar información importante. Así, contribuye en cierta medida a resolver el problema de la gestión del correo electrónico.
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IBM
WorkMail no aporta mucho
Al menos, WorkMail de Amazon tiene el nombre adecuado para el trabajo. Por desgracia, en lugar de ofrecer una forma diferente de usar el correo electrónico, es más bien una maniobra técnica. Está dirigido a usuarios empresariales y sustituye los productos de alojamiento de correo electrónico administrado que ofrecen compañías como Microsoft o Google, sin dejar de permitir que los usuarios conserven el programa cliente de correo electrónico que suelen utilizar, en su computadora o dispositivo móvil. Aunque Amazon también incluye su propio cliente de correo electrónico basado en la web, nada en WorkMail aborda nuestros cuatro grandes problemas con este nuevo sistema. Más bien, parece concebido para dar mayor reconocimiento a los servicios empresariales de Amazon.
Inbox da un respiro
El programa de Google, cuyo nombre dista mucho de ser imaginativo, es más bien una interfaz rediseñada para su servicio Gmail, pensada para facilitar la gestión del correo electrónico. Los cambios radicales en la misma interfaz de siempre que hemos llegado a esperar pueden resultar desconcertantes al principio. Aquí, los mensajes se agrupan en categorías (que quizá no coincidan con las tuyas), y los comandos en los que has aprendido a confiar se renombran, se trasladan o se eliminan.
Sin embargo, Google ha hecho un buen esfuerzo por abordar dos de nuestros cuatro grandes problemas: la gestión de la bandeja de entrada y la dificultad para desconectar. Simplifica la interfaz del correo electrónico al hacerla más parecida a la mensajería instantánea y ofrece una función para posponer mensajes, que hace desaparecer los correos que llegan en momentos de mucho trabajo hasta que haya más calma.
Hace falta analizarlo más a fondo
Con IBM, Google y, en menor medida, Amazon intentando reducir el correo electrónico a una forma de intercambio más sencilla, quizá tengamos motivos para esperar que podamos recuperar el control de un sistema que pasó de ser un medio de comunicación eficaz a algo que consume toda nuestra vida. Al menos, Google Inbox ofrece la posibilidad de que no nos interrumpan.
Pero seguimos teniendo el problema de la adicción al correo electrónico y de comprobar constantemente si hay novedades. Al facilitar el acceso al correo, hemos agravado nuestra dependencia de él. Y no hay ninguna función que nos ayude a escribir con más concisión.
Como los últimos avances de estos titanes de la tecnología siguen sin abordar dos de nuestros cuatro grandes problemas, nos preguntamos si solo ofrecen una variedad de cambios superficiales que no llegan al fondo del problema del correo electrónico: simplemente no podemos dejar de consumir lo que nos hace mal.
Este artículo se publica en colaboración con The Conversation. La publicación no implica que el Foro Económico Mundial respalde estas opiniones.
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Autor: Tom Jackson es profesor de Gestión de la Información y el Conocimiento y director del Centre for Information Management de la Universidad de Loughborough. Emma Russell es profesora titular de Psicología del Trabajo y Gestión en la Universidad de Kingston.
Imagen: Hombres aparecen en silueta frente a una pantalla de video mientras posan con teléfonos inteligentes. REUTERS/Dado Ruvic.
