A los líderes a menudo les cuesta equilibrar distintas prioridades en el trabajo.
Puede que hayan ascendido gracias a su capacidad para realizar varias tareas a la vez y asumir responsabilidades, pero estas habilidades pueden plantear retos a la hora de dirigir a otras personas.
Estos son 7 hábitos que los líderes pueden adoptar para mejorar su capacidad de priorizar.
Retos para los líderes
El entorno laboral suele presionar a los líderes para que lo equilibren todo sin apenas margen de maniobra. Estas expectativas sobrehumanas respecto al comportamiento y el desempeño de los líderes dificultan que prioricen con éxito y hacen que muchos caigan en cuatro errores habituales al priorizar.
La obsesión por hacer varias tareas a la vez
Muchas personas fueron ascendidas a puestos de liderazgo porque eran excelentes haciendo varias tareas a la vez y demostraban que podían compaginarlo todo y terminarlo. Algunos líderes también tienen un fuerte sentido de la responsabilidad y el deber hacia su organización y su gente, que los lleva a ser minuciosos y concienzudos en todo lo que hacen. Este compromiso puede haberles ayudado a alcanzar sus objetivos laborales, pero puede plantear dificultades al dirigir a otras personas.
Perder de vista el panorama general
Cuando prestan atención, los líderes suelen estar en posición de ver hasta qué punto se interrelacionan los distintos trabajos y proyectos. Esta perspectiva sistémica puede dificultar la priorización y la despriorización, porque puede parecer que todo está conectado y, por tanto, es importante. La realidad es que, aunque todo el trabajo pueda estar interconectado, no todo es importante.
Intentar adelantarse a la carga de trabajo
En mi experiencia al dirigir una organización de ritmo acelerado, la velocidad vertiginosa de la empresa (un ritmo al que yo contribuía) me dificultaba bajar el ritmo lo suficiente como para reflexionar. ¿Qué es lo más importante? ¿A qué podemos restar prioridad? ¿Estamos asumiendo demasiado?
Cuando uno va a toda prisa, suele ser más fácil decir que sí a todo y creer que podremos ganarle la carrera a la carga de trabajo.
El paraíso de quienes quieren complacer a todo el mundo
Complacer a todo el mundo puede ser especialmente difícil en un puesto de liderazgo. Existe el temor de que cuanto más se priorice un trabajo frente a otro —decidiendo poner fin a tareas que algunas personas quieren firmemente que continúen—, más se exponga uno al desacuerdo y a la oposición.
7 hábitos de los líderes que saben priorizar
Los líderes se enfrentan a retos particulares a la hora de priorizar mejor, pero poner en práctica una o varias de estas siete sencillas recomendaciones puede traducirse en mejoras significativas.
Conócete a ti mismo
Comprender quién eres y cuáles son tus predisposiciones es nuestro punto de partida. Aumenta tu autoconocimiento realizando una autoevaluación o pidiendo comentarios a las personas que te rodean de dos maneras:
Autoevaluación: Repasa los últimos seis meses y piensa en los momentos en que tuviste que priorizar y restar prioridad. ¿Qué funcionó y qué no? ¿Qué creencias o comportamientos subyacentes facilitaron o dificultaron que priorizaras el trabajo más importante? Evaluación de 360 grados: Recopilar comentarios de las personas con quienes trabajas estrechamente es una de las mejores formas de identificar puntos ciegos. Pide a tus compañeros, jefes y subordinados directos que te comenten cómo priorizas. ¿Cuándo lo haces bien? ¿Cuándo te ven tener dificultades?🗓️ REPASA EL PASADO
El principio de Pareto afirma que el 80 % de los resultados se genera con el 20 % de los recursos. Quizá el 80 % de tus ingresos provenga del 20 % de tus clientes, o el 80 % de tus resultados se obtenga en el 20 % de tus horas de trabajo.
No todas las horas ni todo el trabajo tienen el mismo valor. Hacer un análisis retrospectivo para comprender qué recursos impulsaron la mayor parte de tus resultados puede ayudarte a identificar cómo utilizar de otra manera tu energía y tu tiempo. Quizá puedas reducir las reuniones, dedicar menos tiempo al correo electrónico o cambiar tu calendario de viajes. Estas preguntas pueden guiar tu análisis, que puedes hacer a solas o con tu equipo:
¿Cuáles fueron mis principales resultados o logros en los últimos 6-12 meses?¿Qué recursos (tiempo, medios, personal, esfuerzo, etc.) tuvieron el mayor impacto en la consecución de esos resultados clave?¿Qué recursos consideraba importantes, pero que al final no influyeron en mis resultados?¿Cómo puedo volver a priorizar mis recursos a partir de lo que he aprendido con este análisis?👀 MIRA AL HORIZONTE
Comprender la importancia y la urgencia de una tarea puede ayudarnos a ajustar el esfuerzo necesario. En lugar de caer víctimas de la tiranía de lo urgente, adoptar una perspectiva a largo plazo puede ayudar a aclarar qué será importante ahora y más adelante. En su libro Decisive, Chip y Dan Heath presentan una herramienta para tomar decisiones llamada la regla 10/10/10. Preguntan: ¿Cómo nos sentiremos con esta decisión dentro de 10 minutos? ¿Y dentro de diez meses? ¿Y dentro de diez años?
El marco 10/10/10 permite a los líderes ampliar la perspectiva al tomar decisiones y escapar de la miopía habitual en las organizaciones con mucho trabajo. Para quienes aspiran a grandes cosas, se puede añadir mi pregunta favorita: dentro de 10 años, ¿qué querrán nuestros sucesores que hagamos hoy?
Exprime tu tiempo
Cuando decidí pasar mi empresa a una semana laboral de 4 días, recurrí a mi amigo Greg McKeown, autor del libro Essentialism, para pedirle consejo. Me dijo que imaginara que, de algún modo, nos viéramos obligados a trabajar solo dos días, pero fuéramos responsables de lograr los mismos resultados que trabajando cinco días.
McKeown sugirió que esta limitación ficticia ayudaría a aclarar qué es esencial. Cuando introdujimos limitaciones similares en mi empresa, nos dimos cuenta de que un pequeño número de proyectos impulsaba de manera desproporcionada nuestros resultados clave.
Practica decir que no
A muchos les resulta más fácil decir que sí, sobre todo cuando quieren caer bien o que los consideren buenos compañeros de equipo. Pero decir que no es fundamental para priorizar y es una capacidad que podemos desarrollar. Si, como yo, tiendes a complacer a todo el mundo, priorizar con éxito exigirá superar la inclinación habitual a evitar conflictos.
Empieza practicando cómo decir que no a las cosas pequeñas (como los correos electrónicos no solicitados que no son importantes) y aprovecha ese impulso para ganar confianza. Aquí tienes algunas fórmulas que he utilizado para proteger mi tiempo:
Correos electrónicos no solicitados
Hola, [nombre]. Muchas gracias por escribirme. Ahora mismo estoy totalmente centrado en unas pocas prioridades clave, así que no puedo conversar más sobre el tema. Para ayudarte, aquí tienes algunos enlaces o recursos relacionados.
Dejar para más adelante lo que tiene menos prioridad
Hola, [nombre]. [La oportunidad que se presenta] parece importante y emocionante, pero durante los próximos 30/60/90 días (elige una opción) estaré centrado en unas pocas prioridades clave. ¿Podemos retomarlo dentro de x días/semanas/meses?
Haz seguimiento, reflexiona y ajusta
Al igual que decir que no, priorizar resulta más fácil cuanto más lo haces. Establecer límites de tiempo puede ayudarte a reforzar tu capacidad para priorizar y mejorar tus resultados.
Además de limitar el número de horas de tu semana laboral, considera fijar un máximo de tiempo para dedicar a una tarea o proyecto concreto. Piensa en el tiempo como un presupuesto del que dispones: registra cómo lo empleas y compara tus previsiones con el tiempo que realmente dedicas. Estos datos pueden ayudarte a determinar cómo influye en tus resultados el principio de Pareto.
Registré mis horas en una hoja de cálculo sencilla y las dividí en categorías según cómo empleaba mi tiempo. Otra alternativa es utilizar una aplicación gratuita para registrar el tiempo.
Baja el ritmo
Como director ejecutivo de Uncharted, descubrí que tomaba sistemáticamente malas decisiones cuando iba con prisas. Es mucho más fácil seguir diciendo que sí a proyectos y tareas que no son esenciales que bajar el ritmo y tomar decisiones difíciles sobre qué debe continuar y qué no.
Diseñar el proceso que se seguirá para tomar una decisión puede ayudarte a priorizar. ¿Cuál es el plazo para tomarla? ¿Quién debería participar? Las mejores decisiones no dependen solo de un buen análisis, sino también de un buen proceso.
Ah... las prioridades.
Palabras para el trabajo
Si te preguntan si puedes asumir una nueva tarea o proyecto, prueba con una de estas frases:
Si te interesa y quizá tengas disponibilidad
«Me encantaría saber más sobre el proyecto y cómo encaja con nuestros objetivos actuales. ¿Podrías enviarme información sobre los objetivos, el equipo, cómo puedo contribuir y el tiempo que requeriría?»
Si no tienes disponibilidad o no te interesa
«Te agradezco que hayas pensado en mí. No puedo incorporarme al equipo del proyecto porque estoy comprometido con mis prioridades actuales. Avísame si puedo ayudar a difundir las necesidades o los resultados esperados del proyecto.»
