Parte de la serie de artículos de Avery Blank publicados en Forbes.
Muchas personas sienten que nunca tienen suficientes horas en el día para completar con éxito lo que desean lograr, ya sea porque tienen demasiadas cosas que hacer o porque sienten que siempre están respondiendo a los demás. Tome el control de su agenda y concédase el tiempo que necesita para ser eficaz. Estas son seis formas en que las personas exitosas logran sacar más tiempo en el trabajo:
1. Simplifique algunas tareas para dejar espacio a lo que es realmente importante.
Tomar múltiples decisiones lleva tiempo. Siempre que sea posible, simplifique su trabajo. Las personas exitosas identifican las tareas que pueden automatizarse o reducirse para dedicar más tiempo a otras cosas. ¿Puede crear primero una carta modelo para usarla en varias cartas similares? Si utiliza una hoja de cálculo, vea dónde puede usar fórmulas para evitar cálculos redundantes.
2. Reserve tiempo en su agenda.
Su agenda no debería estar llena solo de reuniones con otras personas. Su agenda es suya. Las personas exitosas son dueñas de su agenda. Aproveche esto y reserve tiempo para “tiempo para mí”. Reserve un par de horas en una tarde para tener la flexibilidad y la libertad de hacer lo que necesita o quiere lograr ese día.
3. Evite asistir a reuniones innecesarias.
La mayoría de los profesionales cree que las reuniones no son productivas, pensando que 67% de las reuniones no cumplen las expectativas. Los mandos intermedios dedican el 35% de su tiempo a reuniones. La alta dirección dedica el 50% de su tiempo a reuniones, y las personas dedican alrededor de cuatro horas a la semana a preparar reuniones de actualización de estado.
No programe reuniones, asista a menos reuniones o haga de la mejora de la eficiencia y la reducción de la duración de las reuniones su responsabilidad. Pregúntese: “¿Es necesario que asista?” Si no lo sabe, pregunte al organizador de la reunión cuál es su papel en ella. Si considera que no necesita estar presente, comunique con respeto a su colega que tiene una prioridad que compite con esta, o indíquele otra forma en que puede apoyarle.
Si cree que debe asistir a una reunión, piense qué puede hacer para que esté bien enfocada. ¿Puede elaborar o ayudar a redactar una agenda, reunir materiales con antelación, encargarse de controlar el tiempo o identificar las tareas pendientes que deben completarse después?
Las personas exitosas programan o asisten a reuniones para lograr resultados, no para hacer acto de presencia.
4. Comuníquese en persona, en lugar de por correo electrónico, con sus colegas.
Un estudio de Adobe Systems reveló que el trabajador promedio dedica más de seis horas al día (30 horas a la semana) a revisar el correo electrónico. El acto de comprobar si tiene correos consume tiempo, al igual que el vaivén que se produce cuando se concentra en una sola cosa a la vez o intenta aclarar algo.
Siempre que sea posible, sea eficiente y hable con las personas cara a cara. Plantee todas sus preguntas y resuelva los detalles en una sola sesión. Las personas exitosas evitan las pérdidas de tiempo y saben cuándo prescindir del intermediario (Internet) e ir directamente a la fuente.
5. Delegue.
Si es gerente, considere la posibilidad de transferir parte del trabajo a un colaborador directo. Las personas exitosas no microgestionan y permiten que otros asuman responsabilidades. Saben que no tienen que hacerlo todo.
Si no tiene personas a su cargo, aun así puede compartir la carga de trabajo y liberar parte de su tiempo para dedicarlo a otras cosas. Al pensar a quién podría pedir apoyo, considere si estaría dispuesto a ayudar a esa persona si en el futuro acude a usted.
6. Priorice los proyectos de trabajo.
Las personas exitosas saben que no todo vence de inmediato. Son capaces de reconocer qué es urgente y qué no. Haga una lista de todos los proyectos en los que trabaja, junto con sus fechas de entrega. Si no está seguro de cuándo debe completarse una tarea, pregunte a su gerente. Evite estresarse por completar un proyecto en un día cuando no vence hasta fin de mes. El conocimiento es poder. Cuanto más sepa sobre sus proyectos, mejor podrá gestionar su tiempo.
En última instancia, usted tiene el control de su tiempo. Aproveche las oportunidades para ser más eficiente y aumentar su productividad. Simplifique algunas tareas, reserve tiempo en su agenda, evite reuniones innecesarias, tenga contacto cara a cara, delegue parte del trabajo y priorice sus proyectos.
