La investigación concluyó que los empleados con más de cinco proyectos en marcha podrían experimentar falta de concentración y una capacidad mental sobrecargada.
Más del 80 % de los empleados gestionan varios proyectos a la vez, según una investigación reciente.
Trabajar en demasiados proyectos perjudica a los empleados, a los proyectos y a las empresas. Afecta a la productividad y a la moral de los empleados y puede provocar agotamiento.
Trabajar en varios proyectos a la vez es lo habitual en la mayoría de los puestos actuales. De hecho, más del 80 % de los empleados gestionan varios proyectos laborales a la vez, según una investigación reciente.
Este tipo de modalidades son muy extendidas, ya que el 59 % de los empleados trabaja en entre dos y cinco proyectos, el 11 % en seis a diez proyectos y el 15 % en más de diez al mismo tiempo. La lógica que subyace a la asignación de empleados a varios proyectos suele presentarse como un aumento de la productividad, pero en realidad es simplemente una forma de ahorrar tiempo, dinero y recursos a las empresas.
¿Son realmente beneficiosas estas prácticas laborales para las empresas, sin mencionar a los empleados y a los proyectos en los que trabajan? Tras la pandemia de COVID-19, mientras seguimos debatiendo sobre las exigencias laborales excesivas, las presiones profesionales y la satisfacción laboral (seguramente haya oído hablar del fenómeno del “quiet quitting”, en el que los empleados hacen el mínimo imprescindible para seguir en la nómina). Se trata de un tema importante que conviene debatir.
Límite de cinco proyectos
Tras observar durante varios años a cientos de empleados de esta gran multinacional, constatamos que gestionar simultáneamente más de cinco proyectos puede perjudicar el cumplimiento de los plazos de los proyectos. Pero trabajar en menos de cinco proyectos puede impedir que las personas alcancen la máxima productividad.
Cuando se trabaja en menos proyectos, es más probable que se pierda tiempo en tiempos muertos. Por ejemplo, si otros miembros del equipo no entregan sus aportaciones a tiempo, puede pasar a trabajar en una tarea de otro proyecto mientras espera.
Trabajar en varios proyectos puede ayudar a todo tipo de profesionales a desarrollar prácticas de trabajo más eficaces. Por ejemplo, los ingenieros pueden implantar procesos automatizados de colas y los cirujanos pueden desarrollar esquemas de prioridad flexibles al atender a varios pacientes. En otras palabras, los empleados se benefician de soluciones creativas cuando trabajan en varios proyectos, lo que les permite hacer más en menos tiempo.
Tener muy pocos proyectos, por tanto, no es bueno. ¿Y tener demasiados? Hemos constatado que los empleados con más de cinco proyectos podrían sufrir falta de concentración y una capacidad mental sobrecargada. Por ejemplo, es posible que a estos empleados les cueste estar presentes en el momento. Esto se denomina “residuo de atención” y se ha demostrado que es muy extendido en todo lo que hacemos. Así que, la próxima vez que su jefe le pida que se una a otra videollamada de Zoom para hablar de un nuevo proyecto, nuestra investigación indica que debería pensárselo dos veces antes de aceptar.
Condiciones ideales
Aunque tener cinco proyectos podría ser ideal, no todos los empleados ni todas las empresas pueden elegir. La buena noticia es que nuestra investigación también señala tres condiciones clave para gestionar mejor varios proyectos laborales.
1. Quién es usted
La investigación demuestra que una especialización profunda en una tarea puede permitir a los empleados trabajar con mayor eficiencia. Piense en una especialista en logística que combina una formación pertinente con experiencia laboral en cadenas de suministro. Ella puede aplicar las mismas prácticas en todos los proyectos sin necesidad de “reinventar la rueda”. De forma similar, un ingeniero que conoce a fondo un determinado tipo de software puede comprender más rápidamente los requisitos de cada nuevo proyecto relacionado con ese sistema.
2. En qué proyectos trabaja
Los proyectos similares pueden requerir soluciones casi idénticas que se pueden repetir una y otra vez. Por ejemplo, si un redactor trabaja en tres o cuatro proyectos dirigidos a un público similar, puede utilizar las mismas plantillas o herramientas para ejecutar determinadas tareas.
3. Con quién trabaja
Según nuestra investigación, ver caras conocidas en varios proyectos ahorra tiempo en presentaciones largas, malentendidos y aclaraciones. Los compañeros que se conocen pueden apoyarse en experiencias compartidas y aplicar las buenas prácticas del pasado.
En definitiva, trabajar en demasiados proyectos perjudica a los empleados, a los proyectos y a las empresas. Afecta a la productividad y a la moral de los empleados y puede provocar agotamiento. Así pues, en lugar de sobrecargar a los empleados, los directivos deberían mejorar la forma en que asignan su tiempo.
Esto crea una situación en la que todos ganan para los empleados y las empresas. Las compañías pueden seguir teniendo personas que trabajen en varios proyectos. Pero, para equilibrar la productividad y las exigencias de los empleados, pueden asignar a trabajadores más especializados a proyectos simultáneos que impliquen caras conocidas y demandas similares. Y así es como el trabajo en equipo hace realidad el sueño.
