El enorme cambio hacia el teletrabajo provocado por la COVID-19 ha llevado a muchos a preguntarse si las oficinas tienen futuro.
Pero este cambio no ha sido bien recibido por muchos empleados, ni les resulta fácil.
La flexibilidad y la libertad de elección serán clave a medida que avancemos hacia la nueva normalidad.
Como muchos directores ejecutivos, me ha impresionado y un poco sorprendido lo bien que las personas de todo el mundo se han adaptado a trabajar desde casa en medio de la pandemia de COVID-19. En JLL también nos hemos dado cuenta de lo eficaces que podemos ser sin estar en la oficina. En un momento dado de las últimas semanas, el 90 % de nuestros empleados de oficina en todo el mundo estaba trabajando de forma remota. Sin embargo, como empresa de servicios inmobiliarios, una proporción significativa de nuestros colegas trabaja in situ, gestionando edificios esenciales.
A medida que los gobiernos empiezan a flexibilizar las restricciones y a devolver la vida a cierta normalidad, la preocupación inmediata de los directores ejecutivos hoy en día es cómo mantener a los empleados seguros y sanos. A corto plazo, esto significa encontrar soluciones que permitan el distanciamiento social y reduzcan la densidad en el lugar de trabajo. A más largo plazo, el experimento masivo y forzado del trabajo desde casa lleva a muchos a plantearse el futuro de la oficina.
Dado lo adaptables y productivos que han demostrado ser los empleados, ¿ha llegado el momento de reducir la superficie de oficinas, como han sugerido varios líderes empresariales? Algunos han declarado que prevén que gran parte de su plantilla trabaje desde casa de forma permanente y, por tanto, buscarán reducir su huella inmobiliaria en el futuro.
Aunque esto resulta tentador, advertiría contra sacar conclusiones precipitadas antes de profundizar en el asunto.
Antes de tomar decisiones a medio o largo plazo sobre las necesidades de espacio de oficina, es importante preguntar a los empleados cómo y dónde quieren trabajar. Aunque algunos tenemos la ventaja de disponer de un despacho en casa funcional, este no es el caso de la mayoría. En particular, para quienes viven en grandes ciudades como Londres, Nueva York, Tokio o Hong Kong, muchos no disponen del espacio ni de un entorno propicio en casa para trabajar con la misma productividad que en una oficina. No todo el trabajo remoto es igual.
En JLL, desde que estalló la pandemia, hemos estado encuestando a nuestros empleados con regularidad para entender cómo están afrontando la situación. Lo que hemos aprendido es que no existe una respuesta ni una solución única al actual dilema del lugar de trabajo: algunos se preocupan por volver a un espacio compartido, más personas aún han dicho que no ven la hora de volver a la oficina, y muchas otras se sitúan en un punto intermedio. Eso nos indica que nuestros empleados quieren flexibilidad y libertad de elección, y nos corresponde a nosotros ofrecerlas.
De los puestos fijos a los flexibles
Al avanzar hacia la «nueva normalidad», conviene tener en cuenta que, en términos prácticos, a menos que se ordene a los empleados trabajar exclusivamente desde casa, los empleadores tendrán que revisar la organización de sus oficinas. A pesar de los espacios abiertos y flexibles que son populares en las empresas tecnológicas, la gran mayoría de los trabajadores de oficina todavía tiene puestos asignados. Si esos empleados trabajan habitualmente desde casa, sus puestos asignados permanecerán vacíos y eso no reduce el espacio. Por tanto, el primer paso para esas empresas será cambiar a disposiciones de puestos flexibles, antes de reducir la superficie de oficinas como consecuencia del aumento del teletrabajo.
También estamos siendo testigos de una tendencia interesante a medida que las empresas inician su proceso de reincorporación. Algunas se están dando cuenta de que, en realidad, necesitan más espacio debido a las exigencias del distanciamiento social. Por ejemplo, muchas de las oficinas de JLL que ahora están reabriendo tienen capacidad para menos del 50 % de su aforo original, muy por debajo del número de colegas encuestados que nos han dicho que quieren trabajar en una oficina de JLL. Por eso, varios de nuestros clientes nos solicitan ayuda para conseguir espacio adicional.
En este contexto, el sector de los espacios flexibles y de trabajo compartido puede beneficiarse a corto plazo, ya que ofrece una forma de acceder a espacio adicional temporal y en ubicaciones distribuidas que podrían reducir potencialmente los desplazamientos de los empleados.
Por último, por mucho que los líderes empresariales se sientan animados por el éxito del trabajo desde casa, no subestimemos la importancia de la oficina en nuestra vida empresarial y social. Su papel en el mantenimiento de una cultura empresarial vibrante, en el fomento de la colaboración y en la inspiración de la innovación y la creatividad no se abandona tan fácilmente. Estas características ayudan a una empresa a mantenerse competitiva y a atraer y retener al mejor talento. Tener la opción de trabajar desde casa es una cosa, pero trabajar únicamente desde casa es una propuesta completamente diferente.
La COVID-19 nos obliga a todos a cambiar y a reevaluar la forma en que hacemos las cosas. Estoy seguro de que en el futuro habrá más personas que trabajen desde casa en comparación con el período anterior a la pandemia. Esto dará lugar a huellas de oficina más reducidas para algunas empresas. Sin embargo, también será necesario más espacio en muchos entornos de oficina, lo que incrementará la demanda de espacio.
Si bien es demasiado pronto para hacer predicciones audaces sobre un cambio en la cantidad de espacio que necesitarán las empresas al salir de esta crisis, confío en que la oficina física ocupará un lugar central para facilitar la interacción, la colaboración y, en última instancia, la salud, el bienestar y la productividad de los empleados.
La oficina ha llegado para quedarse, pero su forma y función evolucionarán, como siempre ha ocurrido.
