Estar ocupado se ha convertido, de alguna manera, en una insignia de honor. La noción predominante es que, si no se está muy ocupado, no se es importante ni trabajador. La verdad es que el ajetreo constante hace que uno sea menos productivo.
Cuando pensamos en una persona muy ocupada, imaginamos un teléfono que suena, una avalancha de correos electrónicos y una agenda desbordada de grandes proyectos y proyectos secundarios que coinciden al mismo tiempo. Una situación así conduce inevitablemente a la multitarea y a las interrupciones, que son ambas letales para la productividad.
«Cuidado con la aridez de una vida ocupada». —Sócrates
David Meyer, de la Universidad de Míchigan, publicó recientemente un estudio que demostró que cambiar de tarea a mitad de una actividad aumenta en un 25 % el tiempo necesario para terminar ambas tareas.
«La multitarea reducirá la velocidad, aumentando las probabilidades de cometer errores», afirmó Meyer. «Las distracciones e interrupciones son un mal negocio desde el punto de vista de nuestra capacidad para procesar información».
Microsoft decidió estudiar este fenómeno en sus trabajadores y comprobó que las personas tardaban de media 15 minutos en volver a sus proyectos importantes (como redactar informes o escribir código informático) cada vez que eran interrumpidas por correos electrónicos, llamadas telefónicas u otros mensajes. Tampoco dedicaban esos 15 minutos a los mensajes que las interrumpían; las interrupciones las llevaban a desviarse hacia otras actividades, como navegar por la web por placer.
«Me sorprendió lo fácilmente que se distraía la gente y lo mucho que tardaba en volver a la tarea», dijo Eric Horvitz, científico investigador de Microsoft responsable del estudio. «Si esto es tan grave en Microsoft, también debe serlo en otras empresas».
Más allá de las interrupciones, la sobrecarga de actividad reduce la productividad porque existe un cuello de botella en el cerebro que nos impide concentrarnos en dos cosas a la vez. Cuando intentamos hacer dos cosas simultáneamente, el cerebro carece de capacidad para llevar a cabo ambas tareas con éxito. En un estudio pionero, René Marois y sus colegas de la Universidad Vanderbuilt utilizaron resonancias magnéticas para localizar con precisión una fuente física de este cuello de botella.
«Tenemos la impresión de que disponemos de un cerebro capaz de hacer más de lo que en realidad puede», explicó Marois.
Nos fascina tanto la multitarea que creemos hacer más cosas, aunque nuestro cerebro no sea físicamente capaz de ello. Independientemente de lo que pensemos, somos más productivos cuando gestionamos nuestras agendas lo suficiente como para garantizar que podemos concentrarnos eficazmente en la tarea que tenemos entre manos.
Si leyó mi artículo reciente sobre la atención plena, recordará que practicar la atención plena aumenta su capacidad de concentración porque incrementa la densidad cerebral en la corteza cingulada anterior (ACC). Resulta que la multitarea tiene el efecto contrario en esta área cerebral fundamental. Investigadores de la Universidad de Sussex compararon el tiempo que las personas dedican a múltiples dispositivos (como enviar mensajes de texto mientras ven la televisión) con resonancias magnéticas de sus cerebros. Descubrieron que quienes realizaban multitarea de forma intensiva tenían menor densidad cerebral en la ACC. Es como si estar ocupado todo el tiempo (mediante la multitarea) entrenara al cerebro para volverse irreflexivo e improductivo.
Dudo que estos hallazgos le sorprendan por completo, ya que todos hemos sentido la atracción distractora de las tareas en competencia cuando estamos ocupados. Entonces, ¿por qué seguimos haciéndolo?
Investigadores de la Universidad de Chicago tienen la respuesta. Descubrieron que la creencia de que estar ocupado es señal de éxito y de trabajo duro está tan extendida que en realidad tememos la inactividad. Un estudio reciente realizado allí acuñó el término idleness aversion para describir cómo las personas se sienten atraídas por estar ocupadas, independientemente de cómo esa ocupación perjudica su productividad.
Los investigadores también descubrieron que utilizamos la sobrecarga de actividad para ocultar nuestra pereza y nuestro miedo al fracaso. Desperdiciamos un tiempo valioso haciendo cosas que no son necesarias ni importantes, porque esa ocupación nos hace sentir productivos. Por ejemplo, responder correos electrónicos no urgentes cuando se sabe que hay un gran proyecto que hay que terminar. Es difícil, pero hay que reconocer cuándo se recurre a actividades triviales para protegerse de la desidia o del miedo.
Reuniéndolo todo
Estamos naturalmente inclinados a estar ocupados, a pesar de que esto obstaculiza nuestra productividad. Resulta que sí hay que bajar el ritmo para dar lo mejor de uno mismo. Cuando no lo hacemos, las consecuencias pueden ser graves.
La publicación no implica el respaldo de las opiniones por parte del Foro Económico Mundial.
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Autor: Dr. Travis Bradberry es coautor galardonado del libro más vendido n.º 1, Emotional Intelligence 2.0, y cofundador de TalentSmart, líder mundial en la prestación de pruebas de inteligencia emocional y formación, al servicio de más del 75 % de las empresas de la lista Fortune 500. Sus libros más vendidos se han traducido a 25 idiomas y están disponibles en más de 150 países. El doctor Bradberry ha escrito para, o ha sido citado por, Newsweek, TIME, BusinessWeek, Fortune, Forbes, Fast Company, Inc., USA Today, The Wall Street Journal, The Washington Post y The Harvard Business Review.
Imagen: Un corredor de bolsa observa los índices bursátiles en la pantalla de su ordenador en una correduría de bolsa. REUTERS/Punit Paranjpe
