Desde las opciones más llamativas hasta las puramente funcionales, el mobiliario de oficina actual envía señales visuales sobre la marca de una empresa según el estilo que elija, además de influir en el ambiente de la oficina y la productividad de los empleados.
Las decisiones experimentales de color y diseño ya no son exclusivas de los entornos tecnológicos y creativos. Cada vez más empresas de servicios profesionales y financieros equipan sus oficinas con escritorios de pie, sillones tipo puf y abundante vegetación de interior.
Aunque las hamacas y las sillas de playa puedan dar que hablar en las zonas comunes, el mobiliario debe apoyar y reflejar la tarea que se realiza, afirma Neil Thomas, responsable del equipo de diseño de interiores de Tétris UK, una filial de JLL.
«Ofrecer un lugar de trabajo luminoso y animado influye mucho en su atractivo, sobre todo para las empresas que emplean a personal más joven, y también en la imagen que perciben los visitantes externos», afirma Thomas. «El mobiliario despierta interés y permite introducir color y textura. Al integrarse con la tecnología, transforma los espacios».
«Sin embargo, como las empresas buscan optimizar el espacio y reducir el número total de escritorios, el tipo de mobiliario que se utiliza en la oficina tiene un coste tanto tangible como indirecto».
El mobiliario puede representar entre el 10 y el 25 por ciento de los costes totales de acondicionamiento. Además, nunca ha habido tantas opciones. El mercado mundial del mobiliario de oficina, que incluye escritorios para ordenador y sillas giratorias, así como unidades de almacenamiento para espacios de trabajo, está creciendo; se prevé que las empresas gasten 84.000 millones de dólares estadounidenses para 2021, según Statista.
Elegir la combinación adecuada de mobiliario de oficina es una inversión en sí misma, afirma Thomas. Aunque las tendencias de diseño van y vienen, lo realmente importante es que elementos básicos como los escritorios y los asientos satisfagan las necesidades de los empleados y aprovechen al máximo el espacio disponible.
«Las empresas deben evaluar qué tipos de mobiliario respaldan mejor las actividades cotidianas de sus empleados», afirma Thomas. «Para el empleador, se trata de confiar en el personal y aceptar que no siempre tiene que estar en su escritorio para hacer su trabajo».
Thomas señala que las empresas corren el riesgo de dejarse llevar por diseños como los escritorios para trabajar sentado o de pie, que quizá no se aprovechen al máximo.
«Si los escritorios para trabajar sentado o de pie se usan sistemáticamente en posición sentada, frustrando así su propósito, quizá haya llegado el momento de habilitar zonas específicas e implantar sistemas de reserva», afirma Thomas.
Impulsar la productividad
La recompensa de crear espacios de alta calidad para la colaboración o el trabajo individual es una mayor productividad.
Según Thomas, incluso prescindir del mobiliario puede ser útil en determinadas situaciones de oficina.
«Pensemos, por ejemplo, en una reunión interna de equipo. Una empresa puede terminar una reunión semanal en 30 minutos si el equipo está de pie en vez de sentado. Eso contribuye a la productividad, además del ahorro directo que supone tener menos sillas».
Además, las plantas e incluso los muros vegetales también desempeñan un papel. Numerosos estudios han concluido que quienes trabajan en entornos con elementos naturales como plantas y madera presentan mayores niveles de productividad y bienestar.
«No se trata solo de poner plantas sobre los escritorios junto a las ventanas», afirma Thomas, aludiendo al concepto del diseño biofílico de oficinas. «La vegetación puede servir para separar las zonas de trabajo y también aportar color y crear una primera impresión positiva en las recepciones».
Espacios multifuncionales
Las empresas con presupuestos de acondicionamiento más limitados deben pensar de forma creativa en cómo usar el mismo mobiliario para distintos fines, afirma Thomas: «Por ejemplo, si se diseña adecuadamente, el mobiliario de cocina puede servir para reuniones internas».
Sin embargo, lo que funciona para las reuniones internas a menudo no sirve para las zonas de atención a clientes. «Las zonas destinadas a los clientes se configuran para que el mobiliario refleje el tipo de reunión», afirma Thomas.
Eso no significa que las empresas no puedan mostrar con orgullo sus elegantes espacios internos.
«Si durante una visita un cliente solo se sienta en una silla y ve una única sala de un edificio de cinco plantas, su imagen de la empresa puede resultar algo limitada», añade Thomas. «En cambio, si se le muestran las instalaciones —e incluso, en algunos casos, se le recibe allí—, la experiencia será más memorable y podría generar oportunidades de negocio».
Por otra parte, el mobiliario fácil de mover puede ayudar a las empresas que organizan con regularidad eventos internos y externos.
«Si la oficina está bien configurada y el mobiliario no se dispone de forma demasiado rígida, las reuniones trimestrales de actualización y las presentaciones vespertinas pueden celebrarse en las propias instalaciones», afirma Thomas. «A lo largo del año, eso puede traducirse en ahorros considerables».
Sea cual sea la distribución del mobiliario en la oficina, es fundamental garantizar que los empleados tengan la privacidad y el espacio personal que necesitan para trabajar. Además, en las oficinas modernas, las decisiones de diseño deben tener en cuenta la tecnología y el cableado para lograr la máxima conectividad.
«Los espacios de oficina actuales pueden tener buen aspecto, pero, sobre todo, deben ser adecuados para su propósito si las empresas y sus empleados quieren sacarles el máximo partido», afirma Thomas.
A medida que evoluciona la naturaleza del trabajo, el mobiliario de oficina cambia para adaptarse; aun así, los elementos esenciales del diseño siguen siendo los mismos: un buen escritorio, sillas que ofrezcan apoyo y cómodas zonas de descanso.
