Este estudio analiza la gestión diaria del tiempo y la planificación de contingencias para fomentar el compromiso de los empleados.
Hay 3 pasos para gestionar el tiempo de forma eficaz: planificar el día, tener en cuenta las posibles interrupciones y luego ajustar el plan de gestión del tiempo o el plan de contingencia.
La gestión del tiempo ya no consiste solo en aumentar la productividad, sino también en hacer que las personas sean más felices en el trabajo.
Si uno de tus propósitos de Año Nuevo es mejorar tus habilidades de gestión del tiempo, el profesor de gestión de Wharton Michael Parke puede ayudarte. Es coautor de un estudio que analiza dos tipos específicos de planificación diaria para los empleados. Resulta que no hay una solución perfecta: el mejor tipo depende del entorno laboral y de cómo sea tu jornada. Parke habló con Knowledge@Wharton sobre el estudio, titulado «Cuándo mejora la planificación diaria el desempeño de los empleados: la importancia del tipo de planificación, el compromiso y las interrupciones».
Knowledge@Wharton: Hablemos directamente de estos dos tipos de planificación. A uno se le llama TMP, siglas de planificación de la gestión del tiempo, y al otro CP, siglas de planificación de contingencias. ¿Puedes explicarme cada uno?
Michael Parke: La planificación de la gestión del tiempo consiste básicamente en elaborar una lista de tareas pendientes, anotar las tareas, establecer prioridades y luego programarlas. Creo que todo el mundo conoce en cierta medida la planificación de la gestión del tiempo.
La planificación de contingencias no se usa con tanta frecuencia, pero consiste en pensar cómo será tu día y qué podría salir mal. ¿Qué podría verse afectado? ¿Qué podría retrasarse en tu trabajo? O, en el caso de nuestro estudio, ¿te interrumpirán? Y, de ser así, ¿cómo responderás? Esta planificación puede ayudar a afrontar esas contingencias cuando las cosas no salen según lo previsto. Consiste en reflexionar sobre ello e intentar prepararse con antelación.
Knowledge@Wharton: Tú y tus coautores encuestaron a unas 200 personas de todo tipo de profesiones para hacerse una idea de cómo organizan su jornada. ¿Cuál es la principal conclusión de este estudio?
Parke:Me han dicho: «Oye, planifica tus días; eso puede ayudarte a ser más productivo». Nos interesaba mucho analizarlo, así que encuestamos a empleados durante dos semanas laborales para ver qué tipos de planificación realizaban cada día y en qué medida. Los dos que ya hemos mencionado son la gestión del tiempo y la planificación de contingencias. Nos interesaba saber cómo influían en su compromiso en el trabajo: por ejemplo, cuánto se concentraban, cuánta energía tenían durante la jornada y qué productividad alcanzaban esos días.
Lo que descubrimos fue que, en promedio, ambos tipos de planificación aumentaban por separado el compromiso y la productividad de los empleados. Al controlar una serie de factores, sin tener en cuenta el tipo de jornada, ambos tipos de planificación tenían un efecto positivo. Hacer listas da la sensación de estar avanzando. Con la planificación de contingencias, reaccionas ante las interrupciones y evitas quedarte atascado.
«Si no planificas, los datos indican que quizá deberías hacerlo».
Sin embargo, cuando tuvimos en cuenta cuántas veces interrumpían a cada persona en un día concreto, empezamos a observar algunos matices. Si te tocaba un día con muchas interrupciones —y esto ocurrió en alrededor del 20 % de la muestra en esos días—, la planificación de la gestión del tiempo ya no ofrecía ningún beneficio. Si planificas tus días con horarios muy definidos y estableces prioridades, pero te enfrentas a una jornada con muchísimas interrupciones, no obtendrás esos beneficios. En cambio, la planificación de contingencias sigue funcionando incluso en esos días con muchísimas interrupciones. Los efectos de la planificación de contingencias en el compromiso y la productividad no dependían de cuántas interrupciones afrontaran. Por eso, parece ser algo más universal y aplicable, independientemente del tipo de interrupciones que las personas experimenten en su día a día.
Knowledge@Wharton:En realidad, se trata de ser flexible y averiguar cuál de las dos opciones funciona.
Parke:Sí, creo que hay varias conclusiones sobre cómo podemos usar estos dos tipos de planificación para organizar nuestros días. En primer lugar, si no planificas, los datos indican que quizá deberías hacerlo. Incluso podrías hacerlo la noche anterior, de camino al trabajo o pensando en tu jornada antes de empezar. Basta con hacer una evaluación general, porque eso te ayuda a concentrarte en tus tareas y llevarlas a cabo, en lugar de intentar decidir sobre la marcha qué hacer durante el día.
En segundo lugar, cuando planificamos, somos demasiado optimistas. Existe algo llamado falacia de la planificación: siempre somos ambiciosos y creemos que las cosas ocurrirán más rápido y se terminarán antes de lo previsto. Esto se debe a que no tenemos en cuenta las interrupciones, tanto las de otras personas como las distracciones que nos causamos a nosotros mismos. «Ah, me ha llegado otra notificación de mis redes sociales. Voy a mirarla». Por eso, las cosas tardan más. Si las personas piensan en cómo será su día —«Trabajo desde casa, así que es poco probable que mis colegas me interrumpan» o «Voy a la oficina, pero me instalaré en esta sala para concentrarme de verdad y evitar interrupciones»—, entonces pueden planificar la gestión del tiempo; adelante.
Sin embargo, si repasas tu experiencia y piensas: «Normalmente recibo algunos correos por la mañana», o «Fulano suele buscarme a esta hora», o «Sé que se acerca esta fecha límite, así que seguro que algunos compañeros se pondrán en contacto conmigo», quizá no te fijes una lista de tareas pendientes tan ambiciosa y estés preparado por si te interrumpen. Eso debería darte más energía y compromiso, y evitar que te atasques o frustres tanto cuando efectivamente te interrumpan.
Knowledge@Wharton:Imagino que hay una diferencia entre ser empleado y ser gerente. Si eres gerente, puede que te interrumpan muchas reuniones durante el día o las personas que supervisas, que se acercan a hacerte preguntas. Si eres empleado, quizá sea tu gerente quien te interrumpa a lo largo del día.
Parke:Sí, creo que es interesante distinguir cómo se aplican estos resultados según el puesto que ocupes. Creo que el factor más general es cuánto dependen tu trabajo y tu puesto de otras personas; es decir, cuánto dependes de los demás para hacer tu trabajo. Por lo tanto, ¿qué probabilidades hay de que te interrumpan o de que tengas que hablar de asuntos con otras personas?
Creo que probablemente los gerentes afrontan más interrupciones que los empleados, simplemente porque están a cargo del trabajo de más personas. Puede que no siempre sea así, pero supongamos que lo es. En ese caso, los gerentes podrían beneficiarse de hacer más planificación de contingencias. En lugar de intentar concentrarse en terminar todo el trabajo, quizá convenga estar preparado para esas interrupciones y tener una lista de tareas pendientes más manejable.
Creo que una de las claves es que las personas disfrutan más de sus jornadas laborales cuando cuentan con esa planificación, porque si planifican la gestión del tiempo y sufren muchas interrupciones, no obtienen sus beneficios en términos de compromiso y productividad. Si un empleado puede controlar su trabajo y no sufre tantas interrupciones, la planificación de la gestión del tiempo puede ser muy beneficiosa.
«Creo que probablemente los gerentes afrontan más interrupciones que los empleados, simplemente porque están a cargo del trabajo de más personas».
Knowledge@Wharton:¿Por qué tú y tus coautores quisieron investigar este tema?
Parke:Hubo un par de motivos, pero sin duda el compromiso fue uno de ellos. Creo que muchos debates sobre la gestión del tiempo se centran en cómo las organizaciones pueden lograr que los empleados sean más productivos, para que puedan atender más demandas, hacer más trabajo y aportar más valor a la organización. Nos interesaba cambiar el enfoque. ¿Podrían estas habilidades hacer que las personas fueran más felices, estuvieran más comprometidas y concentradas, y disfrutaran de su trabajo? ¿Podrían sentirse más motivadas para trabajar porque planifican de forma más estratégica y reflexionada cómo adaptar la planificación a su trabajo diario? Eso era lo que buscábamos: cómo aumentar el compromiso diario.
Creo que esto también encaja con el debate sobre el compromiso laboral, que siempre es un tema importante. A menudo depende de factores externos, así que debemos prestar atención al diseño de los puestos, al liderazgo y a la cultura; todos son factores muy importantes para el compromiso. Pero los empleados también tienen capacidad de acción. ¿Podemos permitirles tomar la iniciativa de manera inteligente, usando estas herramientas para mejorar su experiencia laboral? Ese era nuestro interés en términos generales. ¿Podrían los empleados modificar realmente su propio compromiso dentro de su ámbito de control y trabajo? Nos alegró encontrar una respuesta: sí, pueden, sobre todo si planifican teniendo en cuenta estas interrupciones.
Knowledge@Wharton:¿Puedes dar algunos consejos para gestionar mejor el tiempo?
Parke:Hay tres pasos. El primero es planificar la planificación. Reserva un tiempo, la noche anterior o el mismo día, para pensar en tu jornada y tus tareas. La segunda parte del proceso consiste en considerar qué tipo de día tendrás. La mejor manera de hacerlo es mirar al pasado. Fíjate en los patrones y las acciones que se repiten en tus jornadas. ¿Con qué frecuencia te interrumpen? ¿Trabajas en la oficina o desde casa? Todo eso puede darte una idea de cuántas interrupciones o distracciones tendrás en el trabajo.
Si prevés una jornada ajetreada por las interacciones, las interrupciones y las distracciones, probablemente sea mejor planificar contingencias, porque eso te ayudará a reajustar el rumbo y concentrarte en tus prioridades del día. Sin embargo, si prevés que podrás sentarte y concentrarte, entonces completa esa lista de tareas pendientes y ponte manos a la obra.
Son cosas que debemos aprender con la práctica, así que seguro habrá días en que creías que no te interrumpirían y, sin embargo, te interrumpieron mucho. La próxima vez podemos actualizar nuestros planes. Pero esos son los tres pasos: reserva tiempo para pensar en tu jornada, considera qué tipo de día tendrás en cuanto a las interrupciones y luego ajústalo al plan de gestión del tiempo o al plan de contingencia. Esas serían las tres herramientas para aplicar estos hallazgos de investigación y, con suerte, mejorar tu vida laboral cotidiana.
Knowledge@Wharton:Esta investigación se publicó antes de la pandemia y muchas cosas han cambiado. Muchos trabajamos desde casa, lo que cambia el tipo de interrupciones que afrontamos. Si realizaras el estudio ahora, ¿crees que los resultados serían distintos?
Parke:En realidad, es una excelente pregunta de investigación. En relación con este estudio en particular, cuando investigamos las interrupciones en el trabajo antes de la pandemia, eran interrupciones iniciadas por otras personas; es decir, alguien se acercaba para pedirte información o simplemente para socializar. Otra categoría son las interrupciones que uno mismo provoca, cuando te distraes. Puedes pensar en ello tanto si trabajas desde casa como si lo haces en la oficina. Puede que haya diferencias.
Cuando trabajas en la oficina, sobre todo si todos tus colegas también están allí, quizá recibas más interrupciones iniciadas por otras personas y te distraigas menos por tu cuenta, porque tienes la mente puesta en el trabajo. Sin embargo, en casa los límites empiezan a difuminarse y quizá tus colegas u otras personas te interrumpan menos, a menos que también tengas cerca a tu familia y a tus hijos. Pero quizá [en casa pienses]: «Vaya, tengo la cocina ahí mismo. Necesito comer algo». O juegues a videojuegos o tengas equipos de música. Hay muchas distracciones que compiten por tu atención y podrías distraerte por iniciativa propia.
En cuanto a tu pregunta general sobre si cambiarían los resultados, me gustaría investigar los matices entre los distintos tipos de interrupciones y si son más frecuentes en la oficina o en casa. Seguiría esperando patrones generales: cuantas más interrupciones tengas, sea cual sea su tipo, más conveniente será la planificación de contingencias y menos beneficiosa la planificación de la gestión del tiempo. Pero es interesante pensar en cómo podrían influir esos distintos tipos de interrupciones en los resultados.
