A menudo confundimos ser productivos con trabajar lo más rápido posible, cada segundo del día. Tememos que bajar el ritmo para organizarnos acabe con nuestra productividad, pero los hechos apuntan a lo contrario:
El empleado de oficina promedio pasa más de una hora al día simplemente buscando cosas.
El ejecutivo estadounidense promedio pasa seis semanas al año buscando información extraviada entre escritorios desordenados y archivos desorganizados.
El 23 % de los adultos afirma que paga sus facturas tarde porque las pierde.
La desorganización cuesta dinero y tiempo. Pero si consigues convencerte de bajar el ritmo y organizarte, el retorno de la inversión te sorprenderá.
«Por cada minuto dedicado a organizarse, se gana una hora». – Benjamin Franklin
Aunque la estimación de Benjamin Franklin es exagerada, dedicar tiempo a organizarse sigue siendo una inversión valiosa. Los expertos calculan que cada hora dedicada a planificar y organizar ahorra entre tres y cuatro horas que, de otro modo, se perderían.
Hay una razón por la que las personas más tranquilas y menos estresadas son las que más logran: entienden la importancia de la organización y han adaptado sus hábitos en consecuencia. La buena noticia es que tú también puedes ser más organizado y productivo si imitas los hábitos en los que se apoyan.
No dejan que sus escritorios se llenen de trastos. Puede que pienses que sabes exactamente dónde y en qué montón de papeles encontrarás un documento concreto. Pero te engañas si crees que no serías más productivo con un escritorio limpio y ordenado. El simple hecho de ordenar las cosas de tu escritorio te ayuda a poner orden en tu mente. Además, una investigación realizada en la Universidad de Princeton reveló que cuanto más bombardea nuestro cerebro con estímulos contrapuestos un escritorio desordenado, menos podemos concentrarnos. Y no eran solo indicios subjetivos: pudieron observar la diferencia en las resonancias magnéticas de la actividad cerebral de los participantes.
Nunca tocan las cosas dos veces. Las personas organizadas y productivas nunca dejan nada pendiente, porque volver sobre las cosas supone una enorme pérdida de tiempo. No dejes para más tarde un correo electrónico o una llamada. En cuanto algo capte tu atención, ocúpate de ello, delégalo o elimínalo.
No responden a los correos electrónicos a medida que llegan. Las personas productivas no permiten que el correo electrónico las interrumpa constantemente. Además de revisar el correo según un horario, aprovechan las funciones que priorizan los mensajes por remitente. Configuran alertas para sus proveedores más importantes y sus mejores clientes, y dejan el resto para cuando lleguen a un punto de pausa en su trabajo. Algunas personas incluso configuran una respuesta automática para avisar a quienes les escriben cuándo volverán a revisar el correo.
Usan una sola lista de tareas pendientes. ¿Recuerdas cuando la gente compraba esas agendas caras, encuadernadas en cuero, y las llenaba con una lista de tareas pendientes codificada por colores según su prioridad? Puede que ahora parezcan un poco anticuadas, pero nadie puede negar que eran eficaces. ¿Por qué lo eran? Nos recordaban lo importante que es tener una sola lista de tareas pendientes. Cuando reúnes todo en una lista, siempre sabes dónde buscar y dejas de perder tiempo intentando recordar en cuál de ellas está la información que necesitas.
Tienen un alto grado de autoconocimiento. Las personas muy productivas y organizadas tienen una idea clara de quiénes son. Conocen sus puntos débiles y establecen estructuras organizativas para superarlos. Si suelen dejar que las reuniones se alarguen demasiado, ponen un temporizador. Si les cuesta que las reuniones sean productivas, preparan un orden del día. Si olvidan consultar el buzón de voz por la mañana, se ponen un recordatorio. Los detalles no importan; lo importante es que piensan cuidadosamente y usan ayudas y rutinas específicas que compensan sus puntos débiles de organización.
Reservan tiempo para almorzar. A todos nos ha pasado: estás muy ocupado, con la cabeza gacha, y cuando levantas la vista ya ha pasado mucho la hora de comer. Al final, o no comes nada o te llevas una rosquilla o una bolsa de patatas fritas de la máquina expendedora. Ambas opciones son muy malas. La rosquilla te dará un subidón de energía durante unos 20 minutos, pero después tu concentración caerá en picado. En cuanto a saltarse comidas, no solo afecta a la concentración, la productividad y la capacidad para resolver problemas, sino también a la cintura, y no de la forma que podrías esperar. Una investigación de la Universidad Estatal de Ohio muestra que el peso que pierdes al saltarte comidas es masa muscular, que más tarde recuperas en forma de grasa.
Se comen ranas. «Comerse una rana» es el mejor antídoto contra la procrastinación; las personas extremadamente productivas empiezan cada mañana con este sabroso «regalo». En otras palabras, primero hacen la tarea menos apetecible y más temida de su lista de pendientes, antes de hacer cualquier otra cosa. Después, pueden dedicarse a las tareas que les entusiasman e inspiran.
Ordenan al final de cada día. El mejor remedio contra el desorden es reservar unos 10 minutos al final de cada día para ordenar el escritorio. Aunque sabemos que lo mejor es tocar las cosas una sola vez, todos hemos dejado una tarea a medias porque sonó el teléfono o alguien pasó a charlar. Esas cosas no se pueden evitar, pero sí puedes terminar el día resolviendo todo lo que dejaste a medio hacer.
Planifican sus días la noche anterior. Las personas organizadas y productivas se acuestan cada noche con la certeza de lo que lograrán al día siguiente. Dejan claras sus prioridades la noche anterior para que, una vez empezado el día, sea menos probable que las distraiga la «tiranía de lo urgente»: esos pequeños incendios que surgen y se interponen en el camino de sus verdaderas prioridades.
Aprovechan al máximo la tecnología. Se ha dicho mucho que la tecnología moderna alarga la jornada laboral y hace que estemos siempre trabajando. Puede que sea cierto, pero la tecnología también puede hacernos más productivos. Ya sea configurar un filtro de correo electrónico para mantener la bandeja de entrada libre de spam o usar una aplicación como Evernote para organizar información que volverás a necesitar, la tecnología no siempre es mala. Si se usa bien, puede ahorrar mucho tiempo.
No ignoran el correo postal. En este caso, volvemos a la filosofía de «tocarlo una sola vez». Hoy en día, la mayoría no recibimos mucho correo postal que esperemos con ganas. Pero ignorarlo puede causar problemas, sobre todo cuando se trata de facturas y avisos fiscales. Ábrelo y ocúpate de ello en cuanto llegue; de lo contrario, acabarás buscando debajo de los cojines del sofá esa factura vencida.
En resumen
Cada minuto que pasas buscando algo que has extraviado o intentando recordar qué se supone que debes hacer después perjudica tu productividad. Eso, a su vez, limita tu potencial profesional. La buena noticia es que existen muchas herramientas para mantenerte organizado y productivo, así que incluso quienes somos más desorganizados podemos establecer un sistema que nos ayude a mantener el rumbo.
