Tras la Segunda Guerra Mundial, los directivos de la industria automovilística estadounidense visitaron las plantas de fabricación de Toyota en Japón para examinar cómo la empresa lograba producir tantos vehículos tan rápidamente. Descubrieron una filosofía humanizadora que impulsaba la innovación del fabricante, una que motivaba intrínsecamente a los trabajadores a cambiar procesos, procedimientos y a sí mismos para mejorar.
En lugar de castigar a los empleados por sus errores, Toyota animaba a los trabajadores a detener la producción en cualquier momento para solucionar un problema o hacer sugerencias a la dirección sobre cómo reducir el desperdicio y mejorar la eficiencia. Como resultado, las fábricas de Toyota sufrieron menos errores costosos y se beneficiaron de una mejora constante. Esta filosofía, Kaizen, es la que los directivos estadounidenses llevaron a casa y que desde entonces ha revolucionado múltiples sectores, desde la sanidad hasta el desarrollo de software.
En pocas palabras, el enfoque Kaizen se basa en la creencia de que la mejora continua e incremental acumula un cambio sustancial con el tiempo. Cuando equipos o grupos implementan el Kaizen, eluden los trastornos, las agitaciones y los errores que suelen acompañar a las grandes innovaciones. Es muy apropiado que la palabra japonesa kaizen significa «buen cambio».
Aunque el Kaizen se aplica habitualmente a procesos industriales como la cadena de suministro y la logística, también es útil en el ámbito de la productividad personal y los hábitos de trabajo. Piénselo como un antídoto contra todos esos lemas motivacionales de «ir a por todas o no volver» que haya visto en su fuente de noticias. El Kaizen tiene menos que ver con el ajetreo y con trabajar más, y más con los ajustes meditados, aceptar el fracaso y aplicar lo aprendido para trabajar mejor.
Los principios básicos del enfoque Kaizen
En la base del enfoque Kaizen está la dedicación a mejorar la eficacia, la satisfacción y la reducción del desperdicio. Los principios fundamentales de la mejora continua del Kaizen incluyen:
- Estandarizar un proceso para que sea repetible y esté organizado
- Centrarse en la medición y evaluar el progreso con datos
- Comparar los resultados con sus requisitos (¿ha cumplido su promesa?)
- Innovar en formas nuevas y mejores de lograr resultados similares
- Responder a las circunstancias cambiantes y perfeccionar sus métodos con el tiempo
Dado que el Kaizen es una filosofía, y no un sistema rígido, es flexible y se adapta a su estilo de trabajo, sus preferencias y su personalidad. Puede combinar las prácticas que más le convengan según lo que le resuene. Por ejemplo, algunas personas viven según el lema de «Mejore un 1 % cada día». Otras optan por incorporar el Kaizen a través del enfoque 5S (Clasificar, Ordenar, Limpiar, Estandarizar, Mantener).
Tres formas de aplicar la filosofía Kaizen a nivel personal
Si los principios del Kaizen le parecen gravosos en teoría, tenga la seguridad de que los seres humanos están programados para buscar la mejora, lo que significa que la mayoría de estos principios pueden aplicarse de forma intuitiva.
Estas son tres formas en las que puede empezar a aplicar el enfoque Kaizen en su vida laboral ahora mismo. Tanto si intenta ser más productivo en la oficina reduciendo las interrupciones como si trata de terminar un proyecto creativo, como escribir un libro, estos consejos pueden ayudarle a conseguirlo, poco a poco.
1. Determine dónde se desperdician su tiempo y su energía.
Una de las bases del Kaizen es la reducción del desperdicio, que entra en juego en más situaciones de las que se pueda pensar. Una clave para desbloquear más productividad es hacer menos, no más.
Si nunca encuentra tiempo para dedicarse a los proyectos que le importan, es posible que parte de su tiempo se esté desperdiciando en tareas innecesarias. Haga un balance de lo que necesita dejar de hacer. Con frecuencia no somos conscientes de las fugas de atención que impregnan nuestro día, así que empiece por auditar su agenda.
Registre cada tarea que realiza y el tiempo que le lleva durante unas semanas. Una vez que tenga este conjunto de datos, evalúe si cada tarea es realmente necesaria o si simplemente está funcionando en piloto automático. Si determina que una tarea es fundamental, ¿cómo puede hacerla mejor o más rápido escalando su propia capacidad? ¿Podría crear una plantilla para ciertos informes o correos electrónicos que redacta, por ejemplo?
Muchos de los líderes con los que trabajo consideran que este ejercicio abre los ojos. Logran liberarse de reuniones inútiles que en realidad no requieren su presencia, o eliminar obligaciones y tareas pendientes que no producen ningún resultado tangible más allá de agotarles.
2. Pregúntese qué pequeños pasos puede dar para ser más productivo o eficiente.
A medida que empieza a identificar áreas de mejora, la clave es comenzar con cambios pequeños y manejables. Piense en pequeño. A menudo, nuestro instinto es ir a lo grande. Nos impacientamos y queremos resultados, si no de la noche a la mañana, al menos en una semana o un mes. Pero cuando se considera que las mejoras incrementales a lo largo del tiempo tienen muchas más probabilidades de consolidarse (frente a los cambios drásticos y catastróficos), empezar poco a poco resulta cada vez más atractivo, aunque requiere paciencia.
Si, por ejemplo, intenta aumentar su productividad en la oficina para no tener que trabajar durante la hora de la comida, piense qué cambios mínimamente disruptivos podrían ayudarle a conseguirlo. Quizá consista en llegar al trabajo 15 minutos antes cada mañana para no ir con prisas, o en poner una alarma en el teléfono para recordarle que debe hacer una pausa, lo que hará menos probable que siga adelante y ignore el rugido de su estómago.
Si esos métodos no marcan ninguna diferencia, pruebe otra cosa. Y si sí marcan la diferencia, siga perfeccionando su nuevo hábito, poco a poco.
3. Reserve tiempo para revisar qué funciona y qué se podría mejorar.
Cuando estamos ocupados, no nos tomamos el tiempo de evaluar qué funciona y qué no. Pero para que el Kaizen funcione, debe reflexionar sobre cómo van las cosas, especialmente cuando percibe un punto de fricción.
Como un empleado de Toyota que detiene la línea de producción, haga una pausa y documente los puntos en los que su productividad personal se atasca o en los que se siente molesto, frustrado o distraído. Esas reacciones indican una avería en el sistema que debe repararse, pero, más importante aún, son una oportunidad para practicar el autocontrol y bajar el ritmo.
Puede implantar una revisión semanal oficial de una hora los domingos por la noche para priorizar su atención y sus proyectos para la semana siguiente. Es importante encontrar un equilibrio entre la optimización y la valoración, integrando tanto las experiencias positivas como las negativas. Pruebe una variante de la práctica habitual de gratitud diaria:
¿Cuál fue el «momento álgido» de su día?
¿Cuál fue su «momento bajo» del día?
¿Qué podría mejorar para la próxima vez?
¿De qué se sintió orgulloso hoy?
¿Qué aprendió?
El resultado de aplicar la filosofía Kaizen
El Kaizen es la alternativa a la sensación de derrota y fracaso que experimentamos tras fijarnos propósitos o metas demasiado ambiciosos, para luego abandonarlos unas semanas después. Y aunque el Kaizen no cambiará su vida de la noche a la mañana, puede poner en marcha un cambio significativo, poco a poco.
