¿Quieres aumentar tu productividad de inmediato?
Renueva tus hábitos con el correo electrónico.
Business Insider consultó recientemente a tres expertos en productividad para averiguar qué hábitos hacen perder más tiempo en el trabajo.
Todos dijeron exactamente lo mismo: el correo electrónico.
Forbes informó que el 66 % de las personas encuestadas en un estudio sobre productividad dijo que revisa su bandeja de entrada a primera hora de la mañana.
Este hábito puede convertirse en un gran obstáculo.
«Tu bandeja de entrada es la lista de tareas pendientes de los demás para ti, alineada con sus metas y objetivos, que no necesariamente son los tuyos», «Trabaja con sencillez: aprovecha el poder de tu estilo personal de productividad», autora de Carson Tate declaró a Business Insider. «Estás sacrificando uno de los momentos más productivos del día, el comienzo, cuando estás descansado, alerta y aún no tienes fatiga mental, para reaccionar a lo que los demás quieren de ti, en vez de aprovechar tu energía y concentración para avanzar hacia tus propias metas».
Recomendó prohibirse revisar el correo electrónico nada más llegar a la oficina. Siempre se puede reservar un rato al final del día para los correos.
Pero no se trata solo de cuándo revisamos la bandeja de entrada: también importa cómo redactamos los correos.
«Escribimos correos demasiado largos», «Cuatro segundos: todo el tiempo que necesitas para sustituir hábitos contraproducentes por otros que sí funcionan», autor de Peter Bregman declaró a Business Insider. «El destinatario lee las respuestas más breves. Las más largas se dejan para después».
Y no se trata solo de la calidad, sino también de la cantidad.
«Una gran cantidad de correos puede abrumar», «Encontrar el equilibrio: mi camino hacia una mente alegre», autora de Apryl Zarate Schlueter declaró a Business Insider. «¿Cuántas veces oyes a alguien decir algo como: “Uf, tengo 382 correos sin leer en la bandeja de entrada”? La idea de que hay cientos de asuntos pendientes de respuesta o acción te hace sentir automáticamente que tienes demasiado que hacer y te causa estrés».
Este estrés puede perjudicar aún más tu productividad y llevarte a procrastinar en tareas más importantes.
«Muchas veces, cuando me siento abrumada, lo único que puedo hacer para calmar el estrés es revisar mi bandeja de entrada y archivar correos, y eso me aparta constantemente de tareas más importantes y urgentes», dijo Schlueter.
El correo electrónico es una parte necesaria de la vida laboral moderna. No es realista eliminarlo por completo. Y a veces tendrás que dejarlo todo para responder a un correo urgente.
Pero Schlueter, Tate y Bregman ofrecen algunas sugerencias para gestionar una bandeja de entrada desbordada sin sacrificar tu propia productividad.
• Deja de usar el correo electrónico para conversaciones de ida y vuelta entre grupos.
• Siempre que sea posible, llama por teléfono.
• Usa filtros de correo para organizar tu bandeja de entrada.
• Limita el tiempo que dedicas a revisar la bandeja de entrada, preferiblemente hacia el final del día.
«Así es como sacas adelante el trabajo de verdad, el que importa», dijo Tate. «El correo puede esperar».
