Una nueva investigación analiza el papel del correo electrónico en nuestra vida laboral y si puede dificultar nuestra capacidad para completar la tarea que tenemos entre manos.
Investigadores en comportamiento organizacional y psicología laboral compararon los resultados de 127 empleados para estudiar la eficacia de los consejos para reducir el envío de correos electrónicos contraproducentes.
Entre los consejos clave para cambiar los hábitos de los empleados se encuentra la formación en autoeficacia, que proporciona al personal los recursos y la confianza necesarios para modificar sus hábitos.
Es un logro impresionante que el correo electrónico laboral haya conseguido imponerse como la herramienta de comunicación más utilizada y preferida en el mundo laboral digital actual, pese a la aparición de alternativas posiblemente más funcionales, como Slack, Yammer y MS Teams.
Sin embargo, es posible que el correo electrónico siga dominando nuestra vida laboral no por una elección activa. Muchos estudios académicos han descubierto que existe un componente adictivo y habitual en nuestro uso del correo electrónico laboral que puede resultar difícil de cambiar. En un momento en que se plantean tantas preocupaciones sobre culturas laborales de disponibilidad permanente y nuestro derecho a desconectar, el correo electrónico es la pesadilla de muchas de nuestras vidas laborales.
Nuestra investigación
Nos contactó una organización benéfica internacional con sede en el Reino Unido, preocupada por los recientes resultados de una encuesta al personal que sugerían que el correo electrónico estaba provocando estrés a muchos de sus empleados. Pese a haber realizado una inversión significativa en alternativas para intentar reducir la fuerte dependencia del correo electrónico laboral, muchos integrantes del personal seguían utilizándolo en exceso, por ejemplo, para enviar mensajes a compañeros que se encontraban sentados cerca, para charlas informales o fuera del horario laboral.
Se nos pidió diseñar una intervención a largo plazo que ayudara al personal a cambiar sus hábitos de uso del correo electrónico laboral para mejorar su bienestar y su productividad. Desarrollamos un modelo basado en investigaciones existentes sobre el cambio de los hábitos de las personas y sobre cómo se utiliza el correo electrónico laboral.
Un aspecto clave del modelo es que, a diferencia de un hábito de salud como fumar, los hábitos laborales rara vez son buenos o malos en sí mismos, sino que dependen del papel del trabajador y del contexto laboral. Consideramos que un hábito laboral solo debe definirse como bueno o malo en función de si ayuda o dificulta que una persona cumpla sus tareas y objetivos, y de cómo afecta a su bienestar.
Por ejemplo, para una persona que atiende a clientes, responder de inmediato a las notificaciones de correo electrónico puede ser un buen hábito, ya que le permite cumplir su objetivo principal de ser receptiva y de ayudar a los clientes. Pero para un científico o un escritor, ese mismo hábito podría resultar perjudicial, ya que podría distraerle de la concentración que requiere un trabajo complejo durante largos periodos.
Aplicamos nuestro modelo durante un año con 127 empleados de la organización benéfica. Estos trabajadores habían respondido a una convocatoria abierta para participar en la investigación y se asignaron aleatoriamente a un grupo de intervención o a un grupo de control de tamaño aproximadamente igual. Para todos los participantes, medimos sus hábitos de uso del correo electrónico y sus objetivos laborales antes, durante y después del programa.
Proporcionamos a todos los trabajadores del grupo de intervención consejos sobre el correo electrónico laboral durante un periodo de unos nueve meses, difundiéndolos uno a uno de forma periódica. Entre los consejos se incluía desactivar las alertas del correo electrónico laboral, especialmente cuando se realizaba una tarea que exigía mucha concentración, y revisar la bandeja de entrada manualmente solo cada 30-40 minutos.
Cada vez que un participante recibía un consejo, debía confirmarnos si iba a aplicar esa sugerencia o no. Así, podían decidir si era adecuada para ellos y para el trabajo que realizan. Los trabajadores del grupo de control no recibieron ningún consejo.
Nuestros resultados mostraron que los trabajadores que recibieron los consejos y se comprometieron expresamente a aplicarlos tenían más probabilidades de cambiar su comportamiento en el uso del correo electrónico en general. Quienes cambiaron sus hábitos disfrutaron de una mejora en su bienestar, y aumentó su percepción de capacidad para alcanzar los objetivos laborales.
Los participantes que más se beneficiaron fueron aquellos con mayores niveles de autoeficacia (la creencia en la propia capacidad para ejercer control sobre el trabajo y lograr los resultados deseados). En otras palabras, solo cuando las personas creen que pueden realizar los cambios, los logran de verdad y cosechan los beneficios.
Mensajes clave
Nuestra investigación muestra la importancia de que las iniciativas destinadas a cambiar los hábitos de los empleados tengan en cuenta las preferencias individuales, de modo que tengan control sobre lo que cambian. Para mejorar los hábitos de uso del correo electrónico de los trabajadores, las organizaciones deberían, por tanto, proporcionar planes que les ayuden a decidir qué hábitos podrían necesitar modificarse, dejando en manos de cada persona la decisión sobre qué aplicar en el contexto de su función.
Junto con esto, las organizaciones deberían proporcionar formación en autoeficacia para dotar al personal de los recursos y la confianza necesarios para cambiar sus hábitos. Así se maximizarán las probabilidades de éxito, ayudando al mayor número posible de personas a abandonar esos hábitos disfuncionales en el uso del correo electrónico laboral y a desarrollar formas de trabajar mejores y más eficaces.
