El trabajo remoto se ha convertido en una parte importante del lugar de trabajo moderno, pero reunirse en persona tiene la ventaja de permitir que la cultura empresarial crezca y se desarrolle, explica un CEO.
La cultura empresarial puede perderse fácilmente entre los equipos remotos, lo que lleva a una falta de pertenencia o, peor aún, a una cultura que no está alineada con los valores de la empresa, afirma.
Estas son 9 estrategias para ayudar a fomentar la conexión, la comunicación y los valores compartidos de cultura de trabajo.
Aunque el trabajo remoto es ya un elemento básico del lugar de trabajo moderno, reunirse en persona en el trabajo tiene sus ventajas. El tiempo que se pasa juntos genera confianza, y cada conversación informal o sesión de lluvia de ideas improvisada que se comparte en la oficina forja de forma natural relaciones más sólidas. Estos son los momentos que permiten que la cultura empresarial crezca y se desarrolle de forma orgánica. Pero en los equipos remotos, estas oportunidades deben planificarse y organizarse cuidadosamente para que se produzcan.
Como CEO de Tango, la aplicación de navegador y de escritorio que genera automáticamente guías prácticas, dirijo un equipo totalmente remoto de 30 personas repartidas en 15 estados, con dos empleados en el extranjero. Por ello, hemos tenido que ser creativos a la hora de construir relaciones y confianza a través de las zonas horarias. Nos entusiasma compartir lo que hemos aprendido y cómo abordamos el funcionamiento de una empresa totalmente remota en El manual de prácticas remotas de Tango. Estas son nueve de nuestras estrategias favoritas para fomentar la conexión, la comunicación y la cultura.
Crear conexión rápidamente
Las primeras semanas de la experiencia de incorporación de un nuevo empleado son fundamentales para proporcionar contexto, construir relaciones y establecer expectativas. Para las empresas que trabajan totalmente en remoto, resulta aún más difícil diseñar un proceso de incorporación que haga todo esto (y que lo haga bien). Pero es fundamental hacerlo, ya que una buena incorporación puede aumentar la retención de empleados en un 82 %.
Cuando incorporamos a nuevos miembros del equipo, nuestra prioridad es que se sientan conectados: con las personas de su equipo, con nuestro producto y con las herramientas y recursos que necesitan para desempeñar su trabajo de la mejor manera. Estas son tres prácticas que hemos implementado para crear conexión rápidamente:
Manuales de usuario para todo el equipo. Cada nueva incorporación completa y comparte su propio manual de usuario para ayudar a sus compañeros a entender la mejor manera de trabajar con él o ella. Preguntas como «¿Cómo te gusta recibir la retroalimentación?» o «¿Qué es lo que suele malinterpretarse de ti?» permiten que las personas compartan información adicional sobre sí mismas y trabajen de forma más colaborativa.
Uso del propio producto. Creemos firmemente en usar nuestro propio producto, es decir, utilizar nuestro propio producto, para seguir mejorándolo en beneficio de nuestros usuarios. Cada nueva incorporación empieza compartiendo 10 comentarios sobre el producto actual. Esto no solo aporta al equipo una perspectiva nueva, sino que también ayuda a los nuevos miembros a familiarizarse con nuestra plataforma, al ponerse desde el primer momento en el lugar de nuestros clientes.
Conocimiento compartido. Mantener conectados a los equipos remotos también implica garantizar que el conocimiento interno sea fácil de crear, compartir y encontrar. En nuestro equipo, Notion, una plataforma de software de gestión de proyectos y toma de notas, funciona a la vez como nuestra oficina digital y biblioteca de conocimiento sobre todo lo relacionado con Tango. Ahí almacenamos nuestros recursos internos, tomamos notas de las reuniones, hacemos seguimiento de las tareas y generamos ideas. Si algún miembro del equipo necesita una respuesta, la encontrará en Notion, normalmente acompañada de un flujo de trabajo de Tango para tener más contexto.
La comunicación aporta claridad y capacidad
Como no podemos pasarnos por el escritorio de los demás ni compartir juntos un «almuerzo de trabajo», el trabajo remoto exige un mayor nivel de intencionalidad, coherencia y disciplina en la comunicación. Dado que todos trabajamos en remoto, también nos centramos en establecer límites claros. Estas son tres formas en que utilizamos la comunicación para generar claridad y capacidad.
Normas de Slack. Nos basamos en normas como:
«Asumir un contexto limitado», para ayudar a quienes no tienen tanta visión sobre el tema.
Animamos a nuestros empleados a que sus mensajes sean «públicos por defecto», para garantizar una comunicación completa y visible para quienes puedan necesitarla.
«Hilo, no dispersión» anima a los empleados a debatir en un hilo para incluir a las personas adecuadas y mantener los canales organizados.
«Tómate un respiro» anima a hacer pausas y alivia la presión de responder lo más rápido posible o de mantener el indicador verde encendido durante el mayor tiempo posible.
Empezar, dejar de hacer, continuar. Este popular ejercicio de retrospectiva ha sido fundamental para nuestros equipos de ingeniería, producto y diseño. Plantear preguntas que faciliten la conversación y la reflexión establece un marco para la comunicación:
¿Qué podemos empezar a hacer para mejorar nuestro proceso en adelante?
¿Qué debemos dejar de hacer porque nos limitó mucho durante el último sprint?
¿Qué debemos seguir haciendo porque funcionó bien?
Este punto de control colectivo garantiza que salgamos de cada sprint de desarrollo aún más fortalecidos para el siguiente.
Días sin reuniones. Por útiles que puedan resultar la comunicación frecuente e intencionada, también provoca fatiga de Zoom y reduce el tiempo de concentración. Elegir un día a la semana en el que no se celebren reuniones ofrece a los miembros del equipo un día dedicado al trabajo concentrado. Por ejemplo, elegimos los jueves para que los miembros del equipo pudieran revisar sus objetivos antes del final de la semana.
Construcción intencionada de la cultura
La cultura empresarial puede perderse fácilmente entre los equipos remotos, lo que provoca una falta de pertenencia o, peor aún, una cultura que no está alineada con los valores de la empresa. Por ello, las empresas deben ser proactivas en cuanto a la cultura que quieren crear. En Tango, hemos trabajado duro para construir una cultura de apoyo continuo, retroalimentación y diversión.
Reuniones generales. Esta reunión semanal de todo el equipo es la mejor forma de que todos se alineen con los objetivos de la empresa, la retroalimentación de los clientes y los problemas que debemos resolver. Dado que la diversión es un aspecto clave de la cultura de Tango, iniciamos cada reunión general con salas de trabajo en grupo de Zoom y algunas de nuestras preguntas rompehielos.
Reflexiones de fin de semana. Cada viernes, el equipo recibe un mensaje automatizado en Slack que le recuerda que debe compartir sus reflexiones sobre la semana. Con una encuesta de TypeForm, los miembros del equipo pueden reconocer y celebrar los logros de los demás, compartir muestras de aprecio hacia los clientes y dar a conocer algo que esté ocurriendo en su vida y que quieran compartir.
Encuentros presenciales de todo el equipo. Puede que trabajemos principalmente en remoto, pero sabemos que el contacto presencial tiene un gran valor. Por ello, pretendemos reunir a todo el equipo tres veces al año en una jornada fuera de la oficina, donde nos centramos más en generar confianza y relaciones que simplemente en trabajar juntos en persona.
Aceptar el trabajo en curso
A medida que nuestro equipo distribuido crece, todo será un trabajo en curso constante, desde nuestros procesos cotidianos hasta la cultura empresarial en general. Y aunque no compartimos un espacio de oficina, cada uno de nosotros comparte el poder y la responsabilidad de dar forma a la experiencia Tango. Por supuesto, esto exige un nivel adicional de intencionalidad, disciplina y planificación cuidadosa, pero merece la pena para construir un equipo que sea totalmente remoto y totalmente comprometido.
