Al inicio de la pandemia, con casi todos los trabajadores en modalidad remota, las reuniones eran más fáciles de gestionar, ya que las condiciones estaban niveladas.
Ahora, a medida que comienzan a relajarse las restricciones por la COVID-19, las reuniones híbridas pueden hacer que quienes se conectan a distancia pasen desapercibidos, ya que la conversación se centra en quienes están presentes físicamente.
Desde expresar en exceso tus emociones hasta mantener la cámara encendida, una experta explica cómo evitar que te relegen a un segundo plano.
En marzo de 2020, la forma de trabajar de muchas empresas cambió para siempre. Con gran parte del mundo confinada, quienes podían trabajar en remoto se vieron obligados a hacerlo, algunos por primera vez.
El modo en que una persona afrontó la situación dependió en gran medida de factores como su edad, su puesto, su situación de vivienda y la calidad de su responsable, pero en cierto modo las condiciones se igualaron.
Los planes de trabajo híbrido que muchas empresas están implantando tras la pandemia cambiarán esa situación, según Karin Reed, coautora de «Suddenly Virtual: How to Make Remote Meetings Work».
Existe una enorme diferencia entre la virtualidad en la que se encontraban muchos al inicio de la pandemia y la forma de trabajar híbrida que muchas empresas están planeando, afirmó Reed.
Con las personas repartidas entre el domicilio y la oficina, las empresas pasarán de una situación en la que existe un único modo de comunicación a otra en la que las personas se conectan desde distintos lugares y, potencialmente, utilizan distintos medios de comunicación, afirmó Reed.
Esto podría hacer que las reuniones resulten confusas o que la conversación se incline a favor de quienes están físicamente en la sala. Eso podría significar que quienes trabajan en remoto pasen desapercibidos.
Las primeras investigaciones indican que podrían ser principalmente las mujeres quienes salgan perdiendo como consecuencia, ya que más mujeres (31 %) que hombres (23 %) afirman que preferirían trabajar desde casa todo el tiempo, según los datos de diciembre de Pew.
Adaptarse a la modalidad híbrida exigirá que empleados y directivos replanteen su forma de comunicarse, explicó Reed a Insider. Reed es experta periodista de radiodifusión y actualmente asesora a consejeros delegados en materia de comunicación.
Compartió algunos consejos clave para que los trabajadores remotos no se pierdan en las reuniones híbridas.
1. Participa activamente, incluso si tu responsable dirige la reunión
En última instancia, los responsables tienen la enorme responsabilidad de generar presencia para todos los asistentes a la reunión, pero los participantes también tienen la responsabilidad de entender quién está en la reunión, afirmó Reed.
Idealmente, antes de adentrarse en cualquier tipo de entorno híbrido, debería existir un acuerdo de equipo que determine las expectativas y, posiblemente, desarrolle una política de turnos de palabra.
Sin embargo, independientemente de quién sea tu responsable, es importante generar la mayor presencia posible para ti mismo, afirmó Reed. Mantener la cámara encendida es un requisito básico y evidente.
«Si te conectas a distancia, tener la cámara apagada hace mucho más probable que pases desapercibido», afirmó Reed.
2. Busca un aliado
Si pueden, los trabajadores remotos deberían buscar un «aliado en la sala» que actúe como defensor y los incluya en las conversaciones, sugirió Reed. Podría ser simplemente un compañero de equipo o un amigo que esté presente físicamente.
También es importante pensar en cómo participas.
No siempre tiene que ser de forma verbal, afirmó Reed. Utilizar funciones como el chat o «levantar la mano», presentes en la mayoría de las aplicaciones de videollamada más habituales, también puede ayudar a aumentar tu presencia.
«Ojalá el líder se ocupe de ello y lo integre en el diálogo, pero intentar participar por todos los medios disponibles es una excelente buena práctica», recomendó Reed.
3. Comunica en exceso tus emociones
Otro reto importante que deberán superar los asistentes virtuales es la naturaleza «limitada» de la comunicación virtual, que puede dificultar la lectura del lenguaje corporal y de otras señales no verbales, explicó Reed.
«Si estás en remoto, haz saber a los demás lo que sientes sobre algo. Si estuvieras en persona con esa persona, probablemente podrías captar mejor ese matiz, pero lo virtual es un poco más difícil de interpretar», afirmó Reed.
Expresar activamente tus emociones «verbalmente» puede ayudar a que las personas comprendan mejor la intención de tu mensaje si no pueden percibir fácilmente tus señales no verbales.
4. Facilita que los demás te lean con una buena iluminación
Por último, Reed señaló que hay que recordar que la imagen que proyectas en pantalla es importante. Pero no se trata de vanidad, sino de respetar a tu interlocutor.
«A nosotros no nos importa tanto si aparecemos con el rostro en sombra, pero eso dificulta mucho que tu interlocutor reciba tu mensaje en su totalidad», afirmó Reed.
Además de asegurarte de que tu rostro esté iluminado de manera uniforme, otros aspectos clave en los que centrarse son el encuadre (mostrar el rostro completo y gran parte del cuerpo para que los demás puedan leer tu lenguaje corporal) y procurar que el fondo no resulte demasiado distractor.
