La red Entrepreneur Insiders es una comunidad en línea donde algunas de las personas más reflexivas e influyentes del ecosistema emprendedor estadounidense responden preguntas de actualidad sobre emprendimiento y carreras profesionales. La respuesta de hoy a la pregunta «¿Cómo mantener la cordura cuando se tiene poco o ningún tiempo libre?» la escribe William Vanderbloemen, fundador y director ejecutivo de Vanderbloemen Search Group.
Agilizar la comunicación del equipo es clave para mantener la cordura en una empresa emergente. Cuando fundé Vanderbloemen, solo tenía unos ocho empleados, así que no nos costaba gestionar y responder los correos electrónicos. Además, usábamos el correo para todo: solicitudes, correspondencia de la empresa y charlas informales.
Pero, a medida que la empresa ha crecido hasta superar los 30 empleados, hemos tenido que estructurar mejor nuestro proceso de comunicación. Decidimos trasladar las conversaciones más distendidas del trabajo del correo electrónico a otros canales, como los mensajes de grupo, y empezamos a simplificar los correos para que cada persona recibiera la información que necesita sin sobrecargar a todo el equipo.
Establece un código de comunicación
Hemos establecido un código de comunicación en Vanderbloemen que todos los empleados conocen y siguen: si te envío un correo electrónico, necesito una respuesta en un plazo de 24 horas; si te envío un mensaje de texto, necesito una respuesta lo antes posible; y si te llamo, necesito que contestes o me devuelvas la llamada de inmediato.
Esto ayuda a fijar normas claras para los empleados y alivia parte de la ansiedad que genera la presión de dejar lo que estás haciendo para atender una petición de un gerente. Una vez que tengas un código de comunicación interna para tus empleados, puedes empezar a establecer expectativas externas para sus interacciones con clientes y posibles clientes.
Véase también: Por qué todo emprendedor debería empezar a salir de la oficina a las 2 p. m.
Como director ejecutivo, he sentado un precedente muy exigente en cuanto a la rapidez de respuesta de nuestro equipo. De hecho, uno de nuestros valores es «responder con una rapidez extraordinaria». Contar con sistemas para responder, como un código de comunicación, ayuda a agilizar los procesos para ti y tu equipo. Creo que los sistemas de respuesta rápida también aumentan las ventas.
Numerosos estudios de ventas demuestran que, si respondes rápidamente a la consulta de un posible cliente, tienes más probabilidades de conectar con esa persona. Un estudio de InsideSales.com muestra que la probabilidad de establecer una buena conexión con un posible cliente captado en la web se reduce más de diez veces cuando una consulta queda sin respuesta durante una hora.
Comprende los estilos de comunicación de cada persona
Otra forma de hacer que la comunicación entre los empleados sea eficaz y sencilla es pedirles que realicen pruebas de personalidad. Hay muchas pruebas excelentes, pero en Vanderbloemen pido a todos mis empleados que realicen la evaluación Insights. Como cada persona se comunica de manera diferente, es útil contar con una guía que muestre claramente quién es cada una, cómo trabaja y cuáles son sus preferencias de comunicación, para que yo pueda entender cuál es la mejor forma de interactuar con ella.
Concéntrate en lo que solo tú puedes hacer y delega el resto
Cuando fundé mi empresa, solo estábamos mi esposa y yo. Yo redactaba todas las propuestas, los contratos y los informes. Y cuando conseguía un cliente, mi esposa enviaba la factura y llevaba la contabilidad. A medida que la empresa ha crecido, hemos podido contratar a más personas, pero, como fundador, me ha costado ceder algunas responsabilidades y delegar eficazmente. Sin embargo, he aprendido que, aunque a primera vista pueda parecer una falta de cuidado, hacerte menos indispensable para tu empresa suele acabar siendo lo mejor tanto para ti como para ella a largo plazo.
Como empresario al que le encanta su trabajo, a menudo me descubro haciendo pequeñas tareas que probablemente debería delegar en otras personas. Muchos fundadores atraviesan esta misma dificultad: les encanta tanto estar «en primera línea» que se olvidan de enseñar y formar a los demás, algo que todo buen director ejecutivo debería hacer. Es importante invertir en un equipo capaz de hacerse cargo de tu misión y de garantizar que la empresa funcione exactamente como quieres, incluso cuando no estés allí para gestionarlo todo.
Aunque los propietarios de empresas deben salir de la primera línea para mantener la cordura, hay ocasiones en las que sí necesito involucrarme. Sin embargo, en cada situación debo decidir si necesito intervenir o simplemente quiero hacerlo. Uno de los mejores consejos que he recibido fue que, como empresario, debía llegar a un punto en el que trabajara en resolver problemas y en crear cosas nuevas. Esta idea me ha ayudado mucho, sobre todo a decidir si debo volver a la primera línea. Creo que, si más emprendedores se mantuvieran al margen —salvo cuando trabajan en resolver problemas o crear cosas nuevas—, sus empresas crecerían más rápido y dejarían un legado más duradero.
