¿Conoces a esa persona que siempre parece adelantarse a sus plazos, pese a estar abrumada de trabajo? ¿La miras con envidia y te preguntas cómo lo logra?
«Independientemente de la ubicación, el sector o la ocupación, la productividad es un desafío al que se enfrenta todo profesional», afirma Robert Pozen, profesor titular sénior de la MIT Sloan School of Management.
Como parte de su investigación en curso, y con la ayuda del estudiante de grado del MIT Kevin Downey, Pozen encuestó a 20.000 personas autoseleccionadas con funciones directivas de seis continentes para averiguar por qué algunas personas son más productivas que otras.
La herramienta de encuesta, denominada Pozen Productivity Rating, consta de 21 preguntas divididas en siete categorías: planificar tu agenda, desarrollar rutinas diarias, gestionar tus mensajes, lograr hacer mucho, mejorar tus habilidades de comunicación, dirigir reuniones eficaces y delegar en otros. Estos hábitos y habilidades concretos son el eje del programa de formación para directivos de MIT Sloan de Pozen, Maximizing Your Productivity: How to Become an Efficient and Effective Executive, y de su libro de gran éxito, «Extreme Productivity: Boost Your Results, Reduce Your Hours.»
Tras depurar los datos, Pozen y Downey obtuvieron un conjunto completo de respuestas de 19.957 encuestados. Aproximadamente la mitad residía en Norteamérica; otro 21 por ciento residía en Europa, y el 19 por ciento en Asia. El 10 por ciento restante incluía residentes de Australia, Sudamérica y África.
Identificaron los grupos de personas con las puntuaciones de productividad más altas y descubrieron que los profesionales con las puntuaciones más elevadas tendían a destacar en los mismos grupos de hábitos:
planificaron su trabajo en función de sus prioridades principales y luego actuaron con un objetivo definido;
desarrollaron técnicas eficaces para gestionar un gran volumen de información y tareas;
comprendieron las necesidades de sus colegas, lo que permitió reuniones breves, comunicaciones ágiles y directrices claras.
Los resultados también resultaron interesantes al desglosarlos por los datos demográficos de los participantes en la encuesta.
Desde el punto de vista geográfico, la puntuación media de productividad de los encuestados de Norteamérica se situó en la parte intermedia, aunque los estadounidenses tienden a trabajar más horas. De hecho, la puntuación norteamericana fue significativamente inferior a las puntuaciones medias de productividad de los encuestados de Europa, Asia y Australia.
La edad y la antigüedad guardaban una fuerte correlación con la productividad personal: los profesionales de mayor edad y con más antigüedad registraban puntuaciones más altas que sus colegas más jóvenes y con menos experiencia. Entre los hábitos de estos encuestados de mayor antigüedad se incluían el desarrollo de rutinas para actividades de poco valor, la gestión del flujo de mensajes, la dirección de reuniones eficaces y la delegación de tareas en otros.
Aunque las puntuaciones generales de productividad de los profesionales hombres y mujeres eran prácticamente iguales, hubo algunas diferencias destacables en la forma en que mujeres y hombres lograban ser tan productivos. Por ejemplo, las mujeres tendían a obtener puntuaciones especialmente altas en la dirección de reuniones eficaces: limitaban las reuniones a menos de 90 minutos y terminaban con un acuerdo sobre los siguientes pasos. En cambio, los hombres destacaban especialmente en el manejo de un alto volumen de mensajes: no revisaban su correo electrónico con demasiada frecuencia y omitían los mensajes de poco valor.
Cómo gestionar el flujo diario de mensajes
Aunque está claro que la capacidad de gestionar la saturación de la bandeja de entrada es clave para la productividad, la forma de lograrlo puede no resultar tan evidente para muchos de quienes nos estremecemos ante la acumulación constante de correos electrónicos pendientes.
«Todos tenemos muchas cosas pequeñas, como el correo electrónico, que nos abruman, y acabamos dedicándoles un tiempo valioso», afirma Pozen. «La mayoría de nosotros revisa el correo electrónico cada tres a cinco minutos. En su lugar, revísalo cada una o dos horas y, cuando lo hagas, fíjate solo en el asunto y el remitente, y omite esencialmente entre el 60 y el 80 por ciento, porque la mayoría de los correos que recibes no son muy útiles». Pozen también recomienda responder de inmediato a los correos importantes en lugar de marcarlos y volver a buscarlos más tarde (o olvidarlos por completo), así como marcar los contactos importantes y aprovechar al máximo los filtros de correo electrónico.
Sin embargo, Pozen subraya que gestionar los correos entrantes, aunque es una habilidad importante, debe combinarse con otros hábitos más estratégicos para ser eficaz, como definir tus máximas prioridades. Advierte de que, sin un conjunto específico de objetivos a perseguir, tanto personales como profesionales, muchas personas ambiciosas dedican tiempo insuficiente a las actividades que realmente respaldan sus metas principales.
Más consejos para maximizar tu productividad
Si quieres ser más productivo, intenta desarrollar los «grupos de hábitos» que muestran los resultados de la encuesta de Pozen y que poseen los profesionales más productivos. Esto incluye:
Centrarte en tus objetivos principales: cada noche, revisa la agenda del día siguiente para dar prioridad a tus máximas prioridades. Antes de empezar, decide para qué vas a leer cualquier material extenso.
Gestionar la sobrecarga de trabajo: omite entre el 50 y el 80 por ciento de tus correos electrónicos según el remitente y el asunto. Divide los proyectos grandes en pequeños pasos y empieza por el primero.
Apoyar a tus colegas: limita cualquier reunión a 90 minutos o menos y termina cada reunión con pasos siguientes claramente definidos. Acordad con tu equipo las métricas de éxito.
La herramienta de encuesta de Pozen sigue disponible en línea. Quienes la completen recibirán un informe de retroalimentación con consejos prácticos para mejorar la productividad. También puedes aprender directamente de Pozen en su programa de formación para directivos del MIT, Maximizing Your Personal Productivity.
