Muchas personas creen que las videollamadas o las llamadas telefónicas son casi tan eficaces como pedir algo en persona, según demuestra una investigación.
Pero el estudio reveló que ocho de cada 10 solicitudes de ayuda cara a cara tienen éxito, frente a solo el 57 % de las videollamadas y el 44 % de las llamadas de audio.
Sin embargo, las reuniones en persona no siempre son la mejor opción.
Ante el auge del trabajo a distancia, los trabajadores deben comprender mejor las ventajas de los distintos canales de comunicación.
¿Cómo te comunicarás hoy? ¿Por Zoom, Slack, Teams, llamada telefónica, correo electrónico o WhatsApp?
¿Incluiste en tu lista la conversación presencial, a la antigua usanza? Si no, deberías hacerlo: una investigación de la Universidad Cornell de Nueva York muestra que quien quiere obtener un «sí» a una solicitud tiene más probabilidades de conseguirlo si la plantea cara a cara.
Pero lo que realmente sorprende de estos hallazgos es cuánto sobrestima la gente la eficacia de las formas digitales de comunicación cuando busca ayuda.
«Cuando pedimos algo, pensamos que lo importante es qué pedimos, y no cómo lo pedimos», afirma Vanessa Bohns, profesora asociada de la Escuela de Relaciones Laborales e Industriales de Cornell y coautora del estudio, ¿Debería pedirlo por Zoom, teléfono o en persona?.
Los trabajadores deben corregir este malentendido. Reconocer las ventajas y desventajas del correo electrónico, las llamadas de voz y las videollamadas cobra cada vez más importancia ahora que muchos trabajamos a distancia la mayor parte de la semana.
Y la Gran Renuncia —o la Gran Reorganización, como la llaman algunos— significa que es poco probable que la situación cambie. Casi todos los 2.300 trabajadores a distancia encuestados para el informe Estado del trabajo a distancia 2021 de la empresa de software Buffer dijeron que quieren seguir trabajando desde casa al menos parte del tiempo.
Las solicitudes a distancia son menos eficaces
En el experimento de Cornell, 144 personas utilizaron distintos canales de comunicación para pedirle a un amigo que corrigiera un pasaje de media página. Las solicitudes se hicieron cara a cara, por videollamada, llamada de audio, mensaje de vídeo o mensaje de audio.
Se pidió a los participantes que predijeran si su amigo aceptaría ayudar y luego compararan sus expectativas con el resultado real. En general, no creían que el medio de comunicación fuera a influir mucho en el éxito de su solicitud, pero el impacto fue significativo.
Alrededor del 85 % esperaba conseguir lo que quería mediante videollamadas y mensajes de vídeo, pero solo lo logró el 57 % en las videollamadas y apenas cuatro de cada 10 en los mensajes de vídeo.
Las expectativas y las tasas de éxito fueron menores para las llamadas y los mensajes de audio, aunque la diferencia entre ambas fue más reducida. Al recurrir a una llamada de audio, alrededor de siete de cada 10 pensaban que su amigo ayudaría, pero solo el 44 % aceptó hacerlo. Y aunque tres cuartas partes de los participantes esperaban recibir ayuda tras enviar mensajes de audio, solo tuvieron éxito en el 49 % de los casos.
Las solicitudes cara a cara fueron las claras ganadoras: alrededor de ocho de cada 10 obtuvieron un «sí», una cifra no muy inferior a la expectativa de que cerca del 90 % echaría una mano. Esto significa que las solicitudes en persona tuvieron aproximadamente un 40 % más de éxito que las realizadas por videollamada.
«Estos hallazgos sugieren que la gente no aprecia plenamente el valor de pedir ayuda en persona», afirman los autores del informe. «Los canales de comunicación más ricos sí ofrecen una ventaja frente a los basados en texto. Sin embargo, quienes buscan ayuda parecen no ser conscientes de ello en gran medida.
«Lo que determina el comportamiento son las creencias de las personas sobre qué canal de comunicación probablemente será más eficaz, y no la eficacia real de esos canales».
¿Cuándo no tiene sentido reunirse en persona?
Por supuesto, las reuniones cara a cara no siempre son la opción más adecuada. Importunar a la gente para hablar en persona o por Zoom cuando basta con un mensaje instantáneo o un correo electrónico solo conseguirá molestarla y, posiblemente, hará que esté menos dispuesta a ayudar en el futuro.
La tecnología ha vuelto en gran medida obsoletas las reuniones para informar sobre el estado de las tareas, según Erin Baker, psicóloga, asesora de liderazgo y antigua directiva de empresas como Facebook. «Se puede hacer por correo electrónico o mediante una herramienta de colaboración una ronda en la que cada persona cuente en qué está trabajando», señala.
Del mismo modo, las «reuniones para comunicar información» no son la mejor manera de aprovechar el tiempo de la gente, según Atlassian, empresa de software de gestión de proyectos. «Publícalo en una página de la intranet de tu empresa para que la gente tenga la oportunidad de comentar y hacer preguntas. Ese tipo de participación fomenta la cultura de leer realmente lo que comparten tus compañeros de trabajo».
La complejidad debería ser un principio rectora la hora de decidir si hace falta una reunión, según Julian Birkinshaw, profesor de estrategia y emprendimiento en London Business School.
Las lluvias de ideas, la formación y la planificación de proyectos complejos necesitan un componente visual, ya sea por videollamada o en persona, afirma. El informe Estado del trabajo a distancia 2021 respalda esta idea: señaló la colaboración como la segunda mayor dificultad para quienes trabajan desde casa.
Y las reuniones centradas en las relaciones deberían seguir siendo presenciales, según Harvard Business Review: «Las conversaciones difíciles en las que se da retroalimentación deberían tener lugar cara a cara. Las conversaciones grupales difíciles también deberían celebrarse en persona, donde las conversaciones paralelas que distraen no puedan eclipsar el debate central».
Así que quienes se preparen para una conversación complicada sobre el deseo de trabajar a distancia con más frecuencia o sobre tener un horario más flexible quizá deberían esperar antes de enviar ese correo electrónico o aplazar esa llamada por Zoom hasta la próxima vez que estén en la oficina.
