Los líderes deben organizar un relanzamiento del «trabajo desde casa» para ayudar a sus equipos a reorientarse, escribe la profesora de la Escuela de Negocios de Harvard Tsedal Neeley.
Existen 4 áreas clave para abordar el relanzamiento, comenzando por comprender el sentido de propósito compartido del equipo.
La Covid-19 ha convertido el trabajo virtual en la nueva normalidad.
En cuestión de pocas semanas, herramientas de reuniones como Zoom, Microsoft Teams, Google Chat y Slack han pasado de ser un complemento útil a convertirse en los principales facilitadores de las interacciones diarias con los compañeros de trabajo. Los espacios de trabajo se han trasladado de las instalaciones de la empresa a oficinas domésticas, mesas de cocina y dormitorios. Los padres de repente tuvieron que compaginar la educación en casa con aprender a ser trabajadores remotos eficaces. Trabajar desde casa durante una pandemia mundial ha introducido nuevos formatos, pautas, desafíos e incluso oportunidades para personas de innumerables organizaciones.
Ahora que las personas llevan unas semanas trabajando desde casa, los líderes deben organizar un relanzamiento del «trabajo desde casa» para ayudar a sus equipos a reorientarse según las nuevas realidades. Mientras que los lanzamientos de equipos marcan el rumbo de un grupo en el momento en que se reúne, los relanzamientos funcionan como reinicios. La pandemia de Covid-19, que ha trastocado las rutinas, exige relanzamientos que ayuden a los líderes y a los miembros del equipo a comprender cómo se ha visto afectado cada miembro, a determinar cómo abordar las preocupaciones y, en última instancia, a lograr que todos vuelvan a estar en el mismo camino para alcanzar los objetivos del equipo.
Los líderes de equipo deben centrar su relanzamiento en cuatro áreas clave, y el punto de partida es volver a revisar el sentido de propósito compartido del equipo.
Vuelva a revisar su propósito compartido. Un relanzamiento garantiza que cada miembro del equipo comprenda y respalde los objetivos claros y específicos que el equipo se ha movilizado para alcanzar. Es una oportunidad para que cada miembro actualice el propósito compartido del equipo aportando ideas, planteando preguntas y respondiendo a los demás a partir de su experiencia de trabajo conjunto hasta el momento. En la sesión de relanzamiento, el equipo puede analizar cómo pueden haber cambiado los objetivos y la estrategia empresarial a la luz de la pandemia. Quizá hayan cambiado las necesidades de los clientes o una cadena de suministro dentro de un sector clave se haya detenido, y el equipo necesita reevaluar cómo seguir aportando valor en estas nuevas condiciones. El relanzamiento también es una oportunidad para debatir cómo pueden haber cambiado las perspectivas propias de los miembros del equipo sobre el propósito del equipo. Dada la magnitud y la velocidad del cambio, el equipo debe asegurarse de que todos estén de acuerdo en las cuestiones más fundamentales.
Reevaluar los recursos disponibles: El relanzamiento es un momento para volver a examinar la información, los recursos presupuestarios y las redes que ayudarán al equipo a avanzar en sus objetivos. No es necesario elaborar una lista detallada de cada elemento, pero la sesión de relanzamiento ayuda a los miembros del equipo a alcanzar un consenso general sobre lo que necesita el equipo, sus recursos actuales y cómo acceder a ellos. El grupo debe estar de acuerdo en cómo la pandemia ha afectado al presupuesto del equipo y a sus alianzas con otras organizaciones. Los líderes deben asegurarse de que los miembros del equipo sean conscientes de qué sigue estando al alcance del equipo mientras avanzan.
Comprender las limitaciones de los miembros:
El relanzamiento es una oportunidad ideal para que cada miembro analice sus respectivas funciones y cómo han contribuido a los objetivos del equipo. Los miembros del equipo deben ser sinceros sobre cómo el formato de trabajo desde casa ha afectado a su productividad. Algunos pueden necesitar ayuda para familiarizarse con las herramientas de mediación. Algunos pueden estar compaginando responsabilidades familiares que limitan su disponibilidad en ciertos momentos del día. En estas circunstancias, es fundamental saber cómo están afrontando los miembros del equipo las exigencias adicionales, para que el equipo pueda apoyarlos, gestionar las expectativas de plazos y reequilibrar las cargas de trabajo en consecuencia.
Restablecer las normas: lo más importante es que el relanzamiento sea el momento en que los miembros del equipo reevalúen cómo comportarse e interactuar en medio de las circunstancias cambiantes. Los temas de debate deben incluir la frecuencia con la que los miembros del equipo deben conectarse virtualmente durante la semana y con qué herramientas digitales. Los equipos deben ser deliberados en la selección de sus medios. Algunas interacciones pueden ser más adecuadas para plataformas de comunicación diferida, como el correo electrónico, que permite a los miembros del equipo tener tiempo para pensar y priorizar antes de responder. Otros temas pueden requerir herramientas de comunicación instantánea, como las plataformas de videoconferencia, donde los miembros del equipo se comunican en tiempo real. Al elegir qué herramientas son las mejores para un debate, los equipos también deben tener en cuenta que el chat de vídeo en tiempo real, aunque sea una herramienta esencial para los equipos virtuales, no equivale a la interacción presencial. Al comunicarnos a través de una pantalla, podemos pasar por alto señales no verbales, tener dificultades con la conexión a internet o sentirnos cohibidos sobre cuándo y cómo aportar ideas durante el debate. Además, la «fatiga de Zoom» es real, y los equipos pueden combatirla recurriendo al correo electrónico u otros medios cuando la comunicación en tiempo real no sea necesaria.
El grupo también debe debatir la nueva etiqueta para ponerse en contacto, realizar solicitudes y colaborar en cada plataforma. Cuando trabajamos desde casa, a menudo nos encontramos intentando gestionar responsabilidades familiares y tareas laborales al mismo tiempo, y los límites entre el trabajo y el hogar pueden volverse difusos. Las normas que procuran que la distinción sea lo más clara posible, como establecer que, si alguien envía correspondencia laboral antes o después de determinados horarios, no pasa nada por no recibir respuesta hasta el horario laboral, o mantener expectativas coherentes en cuanto a puntualidad y asistencia en las reuniones en línea, ayudan a mitigar la confusión, el agotamiento y la frustración que pueden surgir cuando la vida laboral y la vida familiar se entremezclan.
Los equipos también deben ser deliberados sobre cómo mantenerse conectados entre sí mientras trabajan desde casa. Las nuevas normas de equipo pueden abordar los sentimientos de aislamiento que puedan haber surgido por las medidas de distanciamiento social. Es fundamental establecer, durante el relanzamiento, espacios en el horario laboral para almuerzos virtuales, pausas para el café o encuentros informales con los miembros del equipo.
Otros consejos y técnicas para el relanzamiento
Programe relanzamientos periódicos a medida que cambien las circunstancias. El relanzamiento no es un acontecimiento único. Los relanzamientos son importantes en tiempos favorables, pero fundamentales en tiempos de incertidumbre. Pulsar el botón de reinicio una sola vez no será suficiente. Sería contraproducente expresar estos sentimientos de ansiedad e incertidumbre sin precedentes solo para enterrarlos y seguir adelante como si el problema ya estuviera resuelto. El equipo podría cambiar a una nueva herramienta de mediación que exija nuevas normas de comunicación. El gobierno podría introducir nuevas medidas de confinamiento que afecten a las pautas laborales de las personas. Países, mercados o sectores enteros podrían experimentar un cambio repentino que obligue al equipo a reorientar sus objetivos. Mientras la crisis siga evolucionando y su calendario siga siendo incierto, los líderes y sus equipos también deben evolucionar de forma continua. Los relanzamientos periódicos son el único mecanismo estructurado que permite a los equipos adaptarse juntos con rapidez.
No olvide sus propios relanzamientos de liderazgo. Para guiar a los equipos a través de estos cambios drásticos, los líderes deben dar el difícil paso de reconocer ante sí mismos y ante el equipo que no existe una guía para lo que todos están atravesando. Los líderes aprenden y mejoran sobre la marcha. Muchos líderes pueden sentir que no han sabido ofrecer la orientación que los miembros del equipo necesitan para gestionar su trabajo durante la crisis. Algunos líderes han sido demasiado distantes, dejando a los miembros del equipo desorientados. Otros han tratado de controlar cada detalle en un intento por mantener la estabilidad en medio de la ansiedad, lo que agrava los niveles de estrés ya elevados.
En palabras de John Kenneth Galbraith, economista y diplomático de renombre: «Todos los grandes líderes han tenido una característica en común: la disposición a afrontar sin ambigüedades la principal ansiedad de su pueblo en su época. Esto, y no mucho más, es la esencia del liderazgo».
Con cada relanzamiento, los líderes deben estar preparados para asumir la realidad de las circunstancias actuales, por incómoda que parezca en el momento presente. Al principio, los líderes pueden sentir la tentación de desconectarse de los sentimientos que pueden obstaculizar el progreso. Sin embargo, ignorar la ansiedad, el dolor y el aislamiento que sienten las personas no logrará que se concentren en sus objetivos. Por el contrario, los empleados acabarán sintiéndose aún más distantes y desconectados de su trabajo y de unos líderes que parecerán insensibles y desconectados de la realidad.
Los líderes deben reconocer los errores, demostrar a su equipo que los ven y los escuchan, y sentirse vulnerables como lo hacen ellos. Los líderes no necesitan ser consejeros de duelo; basta con que digan: «Lo siento. Yo también lo siento. Yo también estoy agotado. Yo también estoy preocupado. Estamos juntos en esta crisis. Y tenemos que mantener las luces encendidas. Así que cambiemos de rumbo y salgamos de esta más fuertes».
El valor para reconocer la vulnerabilidad puede fortalecer la posición de los líderes. Los empleados no esperan que los líderes tengan todas las respuestas, pero sí esperan que reconozcan el problema evidente que todos ven. Los líderes pueden relanzarse y recuperar la confianza necesaria para unir e inspirar a sus equipos a seguir adelante.
