Garantizar una agenda eficaz para las reuniones virtuales, así como contar con los asistentes, herramientas y funciones adecuados, requiere mucho trabajo.
También es importante priorizar lo que ocurre después de las reuniones, para que el tiempo compartido sea productivo y conduzca a mejores resultados.
Tomar mejores notas de las reuniones y solicitar comentarios puede ayudar a mejorar las reuniones híbridas.
Estas son 4 acciones que puede llevar a cabo después de las reuniones híbridas para que funcionen mejor.
Preparar reuniones virtuales eficaces requiere mucho trabajo: garantizar una agenda eficaz, los asistentes, herramientas y funciones adecuados. Pero eso es solo el comienzo. Las organizaciones eficaces también priorizan lo que ocurre después de las reuniones para que el tiempo compartido sea productivo y conduzca a mejores resultados. Estas son cuatro acciones que puede llevar a cabo después de su reunión para mejorar el trabajo híbrido.
Tome mejores notas
Hay cuatro beneficios de las notas de las reuniones:
Informe a las personas que no pudieron asistir.
Para hacer referencia a responsabilidades, logros y comentarios.
Almacene los elementos de acción.
Para registrar la asistencia. Este registro público de asistencia puede identificar tendencias en la participación y fomentar la rendición de cuentas.
Establezca una cadencia para distribuir las notas y los elementos de acción
No todos pueden asistir a cada reunión, sobre todo en el trabajo asíncrono o híbrido, por lo que resulta útil establecer una cadencia para distribuir las notas y pedir a los destinatarios que las revisen y respondan.
Piense con cuidado dónde almacena estas notas. ¿Está claro quién las redactó y quién tiene acceso a ellas? ¿Especifican claramente qué debe ocurrir a continuación y quién debe hacerlo?
Para aumentar la participación, tenga en cuenta al público, el canal y los elementos de acción, y optimice el formato de sus notas en consecuencia. Un documento compartido de notas puede ser un lugar más adecuado para notas más detalladas, mientras que la sección «Descripción» de una reunión recurrente puede ser más apropiada para notas breves.
Decida qué debe cambiar
¿Hicieron los asistentes que replanteara a quién debería invitar o excluir?
¿Faltó alguien importante? ¿Cómo puede asegurarse de que asista? ¿Debería designar a otro miembro del equipo para que asista?
¿Tendió el grupo a desviarse del tema? Es posible que necesite un responsable de reunión diferente para mantener el avance.
¿Dispuso de las herramientas necesarias para generar ideas o recopilar información de forma eficaz? ¿Qué más se necesita?
¿Funcionó bien la modalidad híbrida, virtual o presencial? El trabajo híbrido brinda la oportunidad de seleccionar estratégicamente qué reuniones se adaptan mejor a la modalidad virtual y cuáles deben celebrarse presencialmente.
¿Necesitaba realmente necesitar vídeo? A veces las llamadas funcionan mejor solo con voz y, otras veces, es necesario ver los rostros de las personas, pero los equipos no deberían recurrir al vídeo por defecto solo porque parezca más cercano.
Ayude a otros a sentirse responsables de la reunión
Solicitar comentarios y ser transparente sobre sus objetivos es otra forma de fomentar una gran cultura de reuniones. Preguntar cómo mejorar cada reunión puede hacer que los miembros del equipo se sientan más inspirados, animados, eficaces y conectados. Recomiendo que este examen se realice trimestralmente.
Puede ajustar la frecuencia, la duración y el momento según sus comentarios. Sea transparente sobre el enfoque que adoptó para tomar la decisión y sobre los beneficios del ajuste. Puede demostrar empatía dando a los miembros del equipo un sentido de propiedad sobre un proceso que los afectará directamente.
Aunque la tecnología para el trabajo remoto e híbrido pueda evolucionar, los principios de las reuniones eficaces no cambian. Las reuniones nos permiten escuchar en tiempo real las ideas y opiniones de nuestros colegas, un aspecto esencial de la toma de decisiones colaborativa en una empresa. Es posible que debamos ser más sistemáticos en nuestros procesos al reunirnos virtualmente, pero el resultado debe ser el mismo. Los marcos para la comunicación grupal asíncrona pueden ayudarnos a difundir información y tomar decisiones con mayor rapidez, de forma más equitativa y, idealmente, con mejores resultados, independientemente de nuestra ubicación.
