Antes de la pandemia, la mayoría de las personas no estaba satisfecha con el espacio de oficina. Después de la pandemia, quizá las oficinas no sean tan esenciales como creíamos.
El trabajo híbrido es cada vez más habitual. Para que tenga éxito, la oficina debe cambiar y evolucionar continuamente.
La oficina híbrida requiere un equilibrio de espacios adaptado a cada organización y a la mayor diversidad posible de personas que la integran.
Los lugares de trabajo de todo el mundo están experimentando una profunda transformación. Los empleadores están haciendo borrón y cuenta nueva con respecto a cómo, dónde y cuándo trabaja la gente, y están probando algo llamado «trabajo híbrido». Es un cambio que cobra impulso. Una reciente encuesta reveló que el 75% de los trabajadores cree que el «trabajo híbrido» será la norma en sus empresas en un plazo de tres años.
Así que, si el trabajo híbrido es el futuro del trabajo, ¿cómo será la oficina híbrida?
¿Qué es el trabajo híbrido?
El trabajo híbrido es un término impreciso. Según la organización, puede significar que los trabajadores acudan a la oficina la mayoría de los días, un par de días a la semana o que solo se reúnan una vez al trimestre. En algunas empresas será una combinación de todas esas opciones, adaptada a cada persona.
El trabajo híbrido comenzó mucho antes de la pandemia: el trabajo flexible y el teletrabajo empezaron a ganar popularidad con la aparición de las computadoras personales en la década de 1970 y, después, con internet en la década de 1990. Sin embargo, a principios de 2020, apenas el 5% de las horas de trabajo en Estados Unidos se trabajaba desde casa. Para la primavera de 2020, esa cifra había subido al 60%. En octubre de 2021, seguía en el 40%.
Se observaron tendencias similares en todo el mundo. Millones de personas que nunca habían tenido la oportunidad ni la inclinación de trabajar a distancia experimentaron un modelo distinto, y muchas descubrieron que podían trabajar desde casa con la misma eficacia.
Las oficinas parecían menos esenciales de lo que creíamos y, cuando empresas como Twitter empezaron a anunciar que el personal podría trabajar desde casa para siempre, se empezó a cuestionar la razón de ser de las oficinas.
La oficina: deficiente incluso antes del trabajo híbrido
Antes de la pandemia, las oficinas eran cada vez menos apreciadas. En una encuesta realizada antes de la pandemia, el 85% de las personas dijo no estar satisfecho con el entorno de su oficina. Ya fuera para intentar mejorar la colaboración o reducir costos, las oficinas adoptaban cada vez más diseños diáfanos y de mayor densidad, a veces con menos de 5 m2 por persona. Por consiguiente, a menudo eran ruidosas, distraían y eran poco saludables. Además, el 40% del personal de oficina sufre de mala iluminación y, por lo general, la temperatura no solo era incómoda, sino que también perjudicaba el rendimiento de las mujeres.
En casa, las personas pueden controlar el nivel de ruido, la iluminación, la temperatura y la privacidad, y optimizar el entorno para disfrutar de comodidad y productividad. No sorprende que el 50% de los trabajadores de Estados Unidos (y el 35% del Reino Unido) diga que aceptaría una reducción salarial para seguir trabajando a distancia al menos a tiempo parcial después de la pandemia, y que el 25% renunciaría si no pudiera hacerlo.
Sin embargo, hay una categoría de empleados que piensa de manera muy distinta. Un estudio realizado en seis países muestra que el 44% de los altos ejecutivos quiere volver a la oficina a tiempo completo, frente al 17% de sus empleados.
¿Está muerta la oficina? Es poco probable
Entonces, ¿qué justifica volver a la oficina? En la década de 1980, el profesor del MIT, Thomas Allen descubrió el poder de la proximidad. Observó que la mayor parte de la colaboración se produce en un radio de 8 m y cae casi a cero a los 50 m. La curva de Allen, que sigue vigente hoy, se refleja en que las personas suelen enviar correos electrónicos a los colegas que tienen más cerca. Esta proximidad es aún más importante para los nuevos empleados y los nuevos proyectos, donde la curva de aprendizaje es más pronunciada. La proximidad también refuerza la cultura y un sentimiento de pertenencia.
Una investigación de Microsoft muestra que el trabajo a distancia hizo que los empleados dedicaran menos tiempo a colaborar con colegas ajenos a su red habitual —los llamados «vínculos débiles»— y con personas de otras unidades funcionales. Colaborar con gente nueva suele generar nuevos conocimientos y más innovación. Steve Jobs lo expresó así: «la creatividad surge de los encuentros espontáneos, de las conversaciones casuales».
Entonces, ¿cómo es una oficina híbrida?
El trabajo híbrido ofrece un término medio que, potencialmente, todo el mundo puede aceptar. Permite al personal realizar en casa tareas individuales que requieren concentración, si creen que allí pueden concentrarse mejor, y ofrece espacios de oficina dedicados a la colaboración para garantizar la conexión, el intercambio de conocimientos y los encuentros imprevistos. Sin embargo, para que el trabajo híbrido tenga éxito, la oficina debe cambiar drásticamente.
Hay que dejar atrás las filas de escritorios idénticos y apretados para crear entornos más variados, flexibles y controlables por cada persona, que se adapten a todos los trabajadores y estilos de trabajo. Seguirá siendo necesario contar con suficientes espacios donde las personas puedan concentrarse eficazmente entre reuniones y para quienes no puedan o no quieran trabajar desde casa. Puede haber salas silenciosas, escritorios reservables o espacios de uso temporal, idealmente con control individual de la iluminación, la temperatura y la acústica.
Sin embargo, la mayoría de las oficinas híbridas estarán diseñadas para ofrecer una amplia variedad de formas de colaboración: planificadas y espontáneas, abiertas y privadas, entre dos personas o con toda la oficina, internas y con clientes, cara a cara y con personal a distancia, para tutorías, lluvias de ideas, presentaciones y capacitación.
Las fronteras entre el trabajo y el ocio se difuminarán. Las mejores instalaciones y espacios sociales, como cafeterías, bares y gimnasios, no solo son clave para atraer al personal a la oficina, sino que también pueden reforzar el sentimiento de pertenencia y la cultura compartida, y fomentar los vínculos entre distintas funciones y los encuentros casuales.
El enfoque uniforme de los lugares de trabajo, que se convirtió en la norma en las oficinas de todo el mundo, no funcionará en la oficina híbrida. Para que el trabajo híbrido tenga éxito, habrá que adaptar el equilibrio de espacios a cada organización y a la mayor diversidad posible de personas que la integran. Lo que funciona bien para una empresa puede fracasar en otras; lo mismo ocurre con distintos departamentos, equipos y personas.
Los espacios híbridos deben diseñarse para ofrecer flexibilidad y adaptabilidad. A medida que las organizaciones se adaptan continuamente, sus lugares de trabajo también deben hacerlo. La evaluación posterior a la ocupación, los comentarios continuos del personal y los sensores de ocupación y ambientales pueden ayudar a determinar cuáles son los espacios más populares y a reequilibrar, adaptar y optimizar el uso del espacio con el tiempo. En última instancia, las oficinas híbridas pueden convertirse en un ecosistema que aprende por sí mismo y evoluciona continuamente.
Las organizaciones que logren crear entornos híbridos eficaces podrán atraer y retener una gama más diversa de talentos, mejorar la salud y el bienestar del personal, potenciar la colaboración y el rendimiento, y adaptarse rápidamente al cambio. El trabajo híbrido no es una opción sencilla. Sin embargo, si se aplica con criterio, puede ofrecer la forma de trabajar más eficaz.
