Jody Ford, director ejecutivo, PhotoBox Group
Recientemente nos hemos trasladado a una nueva oficina en el este de Londres llamada Herbal House, que alberga a 400 empleados de nuestras cuatro marcas en línea: PhotoBox, Moonpig, Hofmann y PosterXXL. El edificio es una antigua imprenta, con cuatro plantas y un enorme atrio en el centro, y cada empresa ocupa una planta distinta. Tiene un aire posindustrial y entra mucha luz.
Una de las cosas más importantes ha sido crear espacios flexibles donde las personas puedan colaborar entre equipos. Ahora aplicamos el “modelo squad”, formando equipos interdepartamentales de cinco a diez personas que trabajan para alcanzar un objetivo específico.
Disponemos de un espacio de trabajo específico para los squads, con escritorios despejados, pizarras y pantallas donde las personas pueden conectar sus portátiles. La disposición también hace que todos los miembros de cada squad se vean entre sí.
Llevamos más de un año utilizando este modelo y hemos visto empleados más comprometidos, una aceleración de los esfuerzos de marketing de Moonpig y de la conversión de clientes, y un despliegue más rápido de las funcionalidades.
Además, tenemos muchos más espacios flexibles, especialmente en el sótano, que cuenta con hileras de escritorios sin asignar donde las personas pueden trabajar, así como rincones para mantener una breve conversación con un responsable.
Hay una larga escalera central que recorre tres plantas y hace que las personas se encuentren a lo largo del día. Esto ha animado a la gente a charlar y me ha hecho mucho más visible como directora ejecutiva, algo que considero muy importante. Hay una pantalla que baja del techo y cojines disponibles, de modo que dos tercios de la escalera se convierten en un espacio para 80 personas en una reunión general.
Crear espacios más colaborativos y ágiles ha permitido a nuestros empleados aportar sus mejores ideas y les ha dado autonomía. El antiguo modelo de mando y control ya no funciona. Esto ha liberado el talento de los empleados que están en primera línea, ha contribuido a impulsar la responsabilidad y ha hecho que las tareas se completen con rapidez.
Rachel Shepherd, responsable sénior de desarrollo organizativo y recursos humanos, Toyota
La sede de Toyota GB está en Epsom, Surrey, desde 2001, y es un entorno flexible centrado en una zona que llamamos «la calle», un gran espacio de trabajo diáfano donde exponemos nuestros productos. La distribución es como una telaraña, con una zona central donde las personas se reúnen y, a partir de ella, numerosas alas con zonas de reunión.
Como la oficina es diáfana, a veces las personas necesitan apartarse a un espacio tranquilo o privado para reflexionar.
Hemos llevado a cabo una amplia investigación sobre innovación, y de ella ha surgido el valor de ofrecer a las personas espacios de trabajo que sean diferentes de su entorno laboral habitual.
Procuramos animar a las personas a aprovechar todo el edificio y los espacios exteriores, y a buscar lugares alternativos para las reuniones, con el fin de que piensen de forma diferente y más creativa.
En la planta baja hay una serie de espacios abiertos ajardinados con asientos. Esto forma parte de cómo podemos crear los espacios físicos adecuados para que las personas sean innovadoras. También son hábitats sostenibles para la fauna silvestre, lo que respalda nuestro principio global de trabajar en armonía con el medio ambiente.
Pronto instalaremos paneles de señalización en los jardines para que las personas conozcan las distintas zonas. Estos formarán parte de una ruta para caminar, que está vinculada al bienestar de los empleados y busca que las personas se mantengan físicamente activas y se relacionen con el ecosistema. También hay mesas de picnic y zonas sombreadas donde las personas pueden trabajar, reunirse o relajarse.
Para ampliar el número de espacios de trabajo alternativos, estamos desarrollando cuatro módulos de innovación: tres en la oficina y uno en el exterior. Los utilizarán personas o grupos como fuente de estímulo; uno será modular, de modo que podrá modificarse para adaptarse a las distintas necesidades de las personas o trasladarse por la oficina. La idea es llevar a las personas a otros entornos para que piensen de forma diferente.
Marili ‘t Hooft-Bolle, directora de operaciones, WeTransfer
El diseño de los espacios de trabajo es muy relevante para nosotros, ya que hemos crecido más allá de nuestro espacio actual y nos trasladaremos a una antigua fábrica de chicle en Ámsterdam a final de año. Lo fundamental será la flexibilidad y encontrar el equilibrio entre la mayor parte de espacio de trabajo abierto, salas de reuniones de distintos tamaños y espacios que se transformen en otras cosas.
WeTransfer es una empresa muy creativa. Una sala de reuniones con sillas apilables se convertirá en un espacio de meditación, y nuestra cafetería diáfana podrá transformarse en un salón de actos o en un espacio de exposiciones para mostrar la obra de nuevos artistas con los que colaboramos.
Otro aspecto importante es la luz y la calidad del aire, que influyen en la energía y la salud de los empleados. Este edificio fabril tiene un gran techo de cristal al estilo de las naves industriales, que es espectacular en cuanto a la entrada de luz, pero también hace que el sol sea muy intenso. Hemos tenido que estudiar aspectos técnicos, como la manera de captar la máxima luz posible sin que entre demasiado calor en verano.
Como entra mucha luz desde arriba, hemos abierto la primera planta para crear un gran atrio por el que la luz caerá directamente hasta la planta baja. Además, en ambas plantas hemos trazado líneas de luz en los techos que permitirán colocar las mesas en horizontal o en vertical, en bloques de cuatro, seis u ocho, en prácticamente cualquier configuración.
Instalaremos luces LED, que se asemejan más a la luz natural, y estas líneas de luz en el techo pretenden cubrir todas las zonas de trabajo que puedan configurarse en el espacio, para lograr una sensación de luz diurna. Esto permite que las zonas con techos más bajos tengan la sensación de luz solar natural.
También hemos dedicado mucho tiempo al clima y a la regulación de la temperatura para que el espacio de trabajo sea confortable. Disponemos de un sofisticado sistema mecánico en el tejado que extrae el aire de una zona y lo introduce en otra, lo que permite regular tanto la calidad del aire como la temperatura.
Jill Reedman, responsable de diseño de interiores del país, IKEA Reino Unido e Irlanda
Una de las cosas más vitales en IKEA es que todos sientan que son únicos e importantes en su contribución a la empresa. Parte de ello consiste en garantizar que dispongan de entornos individuales adecuados para trabajar.
El diseño democrático y la accesibilidad son nuestra razón de ser, y un reflejo muy claro de ello son nuestros espacios «fika». Es una palabra sueca que significa tomarse un descanso y recargar energías. Puede ser a través de la comida, del aire libre o de la convivencia con otras personas.
En nuestra oficina de Wembley, la zona fika se encuentra en el cruce de todos los flujos del edificio: cada visitante pasa por ella después de atravesar la recepción. Cuenta con máquina de café, microondas, lavavajillas y fregadero, muchos elementos de asiento y una pantalla que se despliega. El mobiliario se adapta a cada uso, como las mesas plegables largas tipo caballete o las mesas de trabajo redondas.
Es un espacio fluido que puede ser cualquier cosa para cualquiera, desde comidas comunitarias hasta un café rápido o un anfiteatro para ver fútbol. Actualmente se utiliza para retransmitir partidos de la Copa del Mundo, lo que apoya a nuestra plantilla internacional que quiere ver a sus selecciones nacionales. Reúne a las personas en encuentros fortuitos para colaborar de forma transversal, algo que antes se llamaba el «momento del dispensador de agua».
También aplicamos la misma filosofía de diseño democrático a los restaurantes para compañeros de trabajo. Dentro de ellos hay zonas donde los empleados pueden elegir lo que quieren hacer: sentarse en silencio, jugar o sentarse en distintos tipos de mesa según sus necesidades, como una mesa comunitaria larga o una pequeña para dos personas.
Otra forma importante de implicar a los compañeros es disponer en la oficina de nuestras propias gamas de productos para que los usen de forma activa. Tenemos desde escritorios ergonómicos hasta reposapiés distintos para mejorar la postura o elevar las piernas, pasando por la iluminación adecuada, textiles y plantas.
Esto ayuda a infundir identidad y sentido de pertenencia en los empleados, al tiempo que les aporta beneficios prácticos y funcionales. Hablamos de las gamas de IKEA todos los días, por lo que es importante que estén integradas en todo lo que hacemos. Quizá sea algo subliminal, pero en el momento en que te sientes cómodo, relajado y se te anima como individuo a contribuir, todo ello hace que puedas dar lo mejor de ti.
Christian Iversen, vicepresidente sénior de RR. HH. y funciones corporativas, Bang & Olufsen
En la sede central de Bang & Olufsen en Struer (Dinamarca), decidimos hace unos años trasladar todos nuestros equipos de investigación y desarrollo (I+D) bajo un mismo techo, en una fábrica donde llevábamos años fabricando productos. Anteriormente, nuestros equipos estaban repartidos en tres o cuatro edificios.
Esto nos ha dado un enfoque multidisciplinar para innovar, fabricar productos y hacer negocios, lo cual considero crucial y ha acelerado enormemente los procesos.
Trasladamos a todo el mundo a la antigua planta de fábrica, en una sola sala grande y diáfana. Es un paisaje de oficina abierta, con mobiliario flexible, como archivadores y mesas con ruedas, de modo que las personas puedan cambiarse de sitio en menos de una hora.
Esto permite crear un entorno multidisciplinar en el que los ingenieros, los especialistas en acústica y los probadores trabajan junto al equipo de soporte e incluso a algunos profesionales de marketing.
Nuestra competencia principal es la acústica, y una cuarta parte de nuestras instalaciones está compuesta por salas de escucha o de pruebas, que ahora se encuentran justo al lado de los equipos de proyecto.
Antes, en el desarrollo de un producto como un altavoz, cuando había que afinarlo u optimizarlo, se sacaba del proyecto y algunas personas no lo veían durante días, porque había que llevarlo a una instalación especial de pruebas. Ahora puede llevarse directamente a la persona adecuada.
Hemos pasado de un proceso de I+D muy reservado y compartimentado, en el que se completa un paso y se entrega a otra persona, a uno muy ágil en el que todos pueden trabajar en un proyecto al mismo tiempo. Esto acelera el desarrollo y aumenta la calidad, porque se pueden detectar los problemas durante el proceso.
Tener a las personas cerca ha cambiado a su vez la cultura: se ha pasado de enviarse correos electrónicos a entablar un diálogo. Hay más transparencia y visibilidad y, por tanto, procesos de decisión mucho más integrales en torno a nuestros conceptos.
Al principio hubo mucho escepticismo y resistencia a avanzar hacia un entorno de espacio abierto y multidisciplinar, aunque era necesario: muchas personas han pasado gran parte de su carrera con nosotros en la misma oficina. Por ello, realizamos la consulta previamente como un proceso abierto y de abajo arriba, y organizamos grupos de discusión con todas las áreas de la organización.
Sin duda ha cambiado nuestra forma de trabajar. Hacer cambios físicos en el entorno es probablemente el mejor impulsor de la cultura que puedes tener.
Paul Dawson, vicepresidente de salud y belleza, Dyson
En la sede central de Dyson en Malmesbury, consideramos muy importante un elemento de diseño: rodearnos de inspiración en ingeniería. Llenamos nuestros espacios de trabajo con inventos y productos que han tenido impacto en el mundo, ya que nos recuerdan a las personas que desafiaron las convenciones antes que nosotros.
Poder observar ejemplos prácticos de trabajos pioneros, muchos de ellos de iconos del diseño menos reconocidos, alimenta la curiosidad de nuestros ingenieros y diseñadores.
Uno de nuestros iconos es el motor Whittle (W.2B/23), el primer motor de producción británico para aviones. Se construyó en 1943 y luego fue enviado a Canadá durante la guerra para realizar pruebas en climas fríos. Tras la guerra, se envió a la RAF Hullavington, a cuatro millas de nuestra sede. Cuando se decidió que se trasladaría a Malmesbury, un grupo de nuestros ingenieros se ofreció voluntario para restaurarlo y devolverle su antigua gloria.
Esta no es una filosofía nueva: llevamos recopilando productos inspiradores desde antes de que yo entrara en la empresa, hace 18 años. Otros favoritos en la oficina han sido el lápiz mecánico Rotring, la excavadora JCB y la bicicleta Alex Moulton. Los empleados también han usado sus contactos para traer piezas en préstamo que consideran interesantes para que el resto del equipo las vea.
No son piezas de museo: son accesibles y están para tocarse y comprenderse, desde la ingeniería hasta la idea, y también las frustraciones y los fracasos del camino. Al buscar soluciones a problemas de ingeniería, se necesitan espacios que favorezcan el diseño, la construcción y la prueba de prototipos, y que fomenten debates abiertos en el equipo. Los objetos crean espacios de trabajo diversos y singulares que reúnen al equipo para hablar.
Tener espacios llenos de objetos a menudo inicia conversaciones o facilita reuniones, y un equipo que se comunica cara a cara funciona mejor que uno que se comunica solo por correo electrónico.
