Trabajar desde casa y hacerlo en la oficina tiene ventajas y desventajas. Por ejemplo, quienes trabajan a distancia suelen ser más productivos.
Sin embargo, es difícil supervisar el progreso de quienes trabajan desde casa, y las redes domésticas suelen ser menos fiables.
La comunicación eficaz, los días de reuniones y los incentivos son algunas de las formas en que los directivos pueden hacer que funcione un modelo híbrido.
La COVID-19 ha cambiado nuestra forma de trabajar.
Incluso antes de la pandemia, la fuerza laboral de Estados Unidos dependía cada vez más de las tecnologías de colaboración a distancia como las videoconferencias y Slack. La crisis mundial aceleró de forma sin precedentes la adopción de estas herramientas y prácticas de trabajo. En abril de 2020, alrededor de la mitad de las empresas declaró que más del 80 % de sus empleados trabajaba desde casa debido a la COVID-19.
Ese cambio fue posible gracias a décadas de investigación y al posterior desarrollo de tecnologías que facilitan el trabajo a distancia, aunque no todo el mundo las utiliza con la misma facilidad. Ya en 1987, una investigación pionera identificó algunos de los desafíos a los que se enfrentaban las mujeres que trabajaban desde casa con ayuda de la tecnología. Entre ellos figuraban las dificultades relacionadas con el cuidado infantil, la separación entre el trabajo y el hogar y las oportunidades de desarrollo profesional.
Desde entonces, hemos aprendido mucho más sobre la colaboración virtual. Como profesor asociado de sistemas de información, me interesa lo que podemos esperar mientras aguardamos con ilusión un futuro pospandémico. Hay algo claro: los modelos de trabajo híbrido —es decir, aquellos en los que los empleados realizan algunas tareas en la oficina y otras de forma virtual— serán una parte importante del panorama.
Una encuesta de abril de 2021 muestra que el 99 % de los responsables de recursos humanos espera que, de ahora en adelante, los empleados trabajen en algún tipo de modalidad híbrida. Muchas empresas ya han empezado. Por ejemplo, Dropbox, el servicio de alojamiento de archivos, adoptó un cambio permanente durante la pandemia y permitió que sus empleados trabajaran desde casa y celebraran reuniones de equipo en la oficina.
La definición de «híbrido» varía de una organización a otra. Algunas personas pueden ir a la oficina un par de días a la semana o día por medio. Otras empresas quizá solo exijan encuentros presenciales ocasionales, por ejemplo, una reunión trimestral en un lugar centralizado.
En cualquier caso, las investigaciones sí muestran que muchas empresas no logran implementar una fuerza laboral virtual.
Trabajo a distancia frente al trabajo en la oficina
El trabajo en la oficina promueve la estructura y la transparencia, lo que puede aumentar la confianza entre la dirección y los trabajadores. La cultura organizacional se desarrolla de forma natural. Las conversaciones informales en la oficina —por ejemplo, cuando un empleado recorre el pasillo para charlar un momento y sin previo aviso con un compañero— pueden propiciar el intercambio de conocimientos y la resolución colaborativa de problemas. Eso es difícil de reproducir en un entorno virtual, que a menudo depende de programar con antelación las reuniones en línea, aunque también es posible con suficiente planificación y comunicación.
Sin embargo, al comparar distintos indicadores, el trabajo en la oficina sale perdiendo frente al trabajo desde casa. Mi investigación recientereveló que quienes trabajan a distancia dicen ser más productivos y disfrutan de trabajar desde casa por la flexibilidad, la posibilidad de vestir de manera informal y los desplazamientos más cortos o inexistentes. El trabajo a distancia también permite ahorrar dinero. El ahorro en espacio de oficina es considerable, pues se trata de una de las partidas más importantes del presupuesto de las organizaciones.
Los modelos híbridos intentan combinar lo mejor de ambos mundos.
No es perfecto
Es cierto que el trabajo híbrido presenta muchos de los mismos obstáculos que el trabajo presencial. La mala planificación y comunicación, las reuniones ineficaces o innecesarias y la confusión sobre las responsabilidades de cada tarea también se dan a distancia y en persona.
Quizá el mayor problema al trabajar desde casa sean las cuestiones tecnológicas y de seguridad. Las redes domésticas, que son un blanco más fácil para las ciberamenazas, suelen ser más vulnerables que las redes de oficina. También es más probable que quienes trabajan a distancia compartan el ordenador con alguien ajeno a su organización. Las organizaciones híbridas deben invertir desde el principio para resolver estos problemas complejos y a menudo costosos.
Con el trabajo híbrido, los directivos no pueden ver cómo se realiza el trabajo. Por eso deben medir el desempeño de los empleados en función de los resultados, mediante indicadores de desempeño claros en lugar de centrarse, como tradicionalmente, en el comportamiento de los empleados.
Otro posible escollo: pueden surgir fracturas en los equipos híbridos, es decir, malentendidos o problemas de comunicación entre quienes están en la oficina y quienes trabajan desde casa. Estos dos grupos pueden empezar a dividirse, lo que podría provocar tensiones y conflictos entre ellos y crear una situación de «nosotros contra ellos».
Cómo establecer un entorno híbrido
Hay numerosas recomendaciones sobre la mejor manera de desarrollar un modelo híbrido. Estas son algunas de las mejores ideas.
Reunirse demasiado a menudo o sin un propósito claro —es decir, reunirse por reunirse— provoca fatiga y agotamiento. No todo el mundo tiene que asistir a todas las reuniones, pero la dirección debe actuar con tacto para asegurarse de que nadie se sienta excluido. Además, los días sin reuniones pueden mejorar la productividad y ofrecer a los empleados un bloque de tiempo ininterrumpido para centrarse en proyectos complejos.
Escuchar a los empleados es fundamental para asegurarse de que el entorno híbrido funciona. También es importante pedir comentarios de forma continua, mediante conversaciones individuales, grupos focales o encuestas de recursos humanos. También lo es reconocer y recompensar los logros de los empleados con felicitaciones presenciales o virtuales. Los incentivos por desempeño, como las recompensas económicas o muestras de agradecimiento, por ejemplo, el envío de comida, ayudan a desarrollar una cultura de apoyo que aumenta el compromiso de los empleados.
Por último, tanto los directivos como los empleados deben comunicarse con transparencia y comprender los planes de trabajo híbrido. Deben existir políticas que definan qué tareas se realizan en la oficina y cuáles a distancia. El acceso a comunicaciones fiables es esencial, especialmente para el trabajo a distancia. Todos los empleados deben recibir la misma información al mismo tiempo y de manera oportuna. Al fin y al cabo, estén en la oficina o conectados, los trabajadores no quieren sentir que son los últimos en enterarse.
