El teletrabajo durante la pandemia ha inaugurado una nueva era de productividad, inclusión y conexión.
Seis líderes empresariales analizan qué ha cambiado en la forma en que se comunican y en el futuro uso del espacio de oficina.
Están apostando por la confianza, la libertad y nuevos estilos de liderazgo para que el trabajo flexible sea viable, inclusivo y haya llegado para quedarse.
La COVID-19 ha supuesto un cambio radical para las oficinas y para la forma en que trabajamos.
¿Recuerdas los días en que podías acercarte sin esfuerzo a un compañero y hablar sobre un proyecto? Muchas personas ya están acostumbradas a hacerlo de forma virtual y, aunque algunos volveremos al lugar de trabajo, todo indica que el trabajo remoto ha llegado para quedarse en una forma u otra.
Encuesta de PwC sobre trabajo remoto preguntó en junio a empresas estadounidenses de servicios financieros sobre este tema. Descubrió que el 69% espera que en el futuro casi dos tercios de su plantilla trabaje desde casa una vez por semana.
Google, Salesforce, Facebook y PayPal se cuentan entre las empresas que amplían el trabajo remoto al menos hasta el próximo verano, mientras que la empresa tecnológica japonesa Fujitsu está reduciendo a la mitad su espacio de oficinas y ofrece a sus 80.000 empleados en el país una flexibilidad sin precedentes.
Y casi la mitad (48%) de los empleados estadounidenses encuestados por la consultora de comunicación Grossman Group afirmó que deseaba seguir trabajando desde casa tras la pandemia, y que el cambio al trabajo remoto había influido positivamente en su opinión sobre la empresa.
Cabe señalar que el trabajo flexible, o simplemente trabajar, es un privilegio para quienes han tenido la suerte de conservar su empleo durante la pandemia. Mientras aumentan las pérdidas de empleo, la Organización Internacional del Trabajo prevé que cerca de la mitad de la fuerza laboral mundial quedará desempleada.
Pero el trabajo remoto no funciona para todos ni para todos los aspectos de una organización.
Para anticipar cuál podría ser el futuro del trabajo flexible y de la oficina, el Foro Económico Mundial habló con seis líderes. Estas son 9 conclusiones clave.
1. El personal es más productivo y está más comprometido
La productividad ha aumentado durante la pandemia, afirma Peter May, director de Personas del bufete Baker McKenzie. “El tiempo de desplazamiento de las personas es casi inexistente. Hay algunos problemas para algunas personas por no tener desplazamientos, pero, en general, la productividad ha aumentado”.
Los empleados han comprendido lo que se espera de ellos al trabajar desde casa y han sido capaces de cumplirlo, afirma el Dr. Michael Ilgner, director global de Recursos Humanos de Deutsche Bank: “Por eso la gente se percibe a sí misma como muy eficaz”.
Lo que significa que han adoptado el trabajo remoto, afirma: “Más del 70% de las personas preferiría un modelo de trabajo más flexible, con uno o dos días por semana al menos en casa. Antes de la COVID era exactamente al revés. Así que eso ha cambiado radicalmente”.
Las presentaciones a clientes han resultado más exitosas, porque la aceptación de las presentaciones virtuales ha abierto oportunidades para incorporar a las personas adecuadas que las lideren.
“Uno de los beneficios sorprendentes que ha surgido de todo esto son las posibilidades ilimitadas”, afirma Bala Viswanathan, director de Operaciones de Mercer.
“Cada vez tenemos más éxito en nuestras presentaciones a clientes, gracias al nivel de colaboración que de repente se ha alcanzado. Todas las presentaciones son virtuales, así que ahora podemos contar con los mejores expertos que tenemos, desde cualquier parte del mundo.
“Si intentamos presentar una propuesta para un trabajo en el Reino Unido, de repente puedo pedir a mi compañero japonés que venga y me acompañe, mientras que antes tenía que elegir entre los miembros de mis oficinas quién era la mejor persona para esa presentación”.
2. La comunicación es más eficiente y más inclusiva
Aunque es posible que no hayamos podido hablar con nuestros compañeros en persona, las videoconferencias y las plataformas de colaboración como Zoom y Microsoft Teams se han popularizado, lo que nos permite vernos y ver a más personas en un mismo espacio.
“Hemos aprendido diferentes formas de comunicarnos con los empleados y colaborar”, afirma Tracy Keogh, directora de Recursos Humanos de HP. “Creo que han sido realmente positivas”.
HP organizó una serie de charlas “Connect with Enrique” con el CEO Enrique Lores, que llegaron al 85% de los empleados en solo unos meses.
“Es una forma mucho mejor de relacionarse con los empleados. Todos caben en la sala de Zoom. Todos pueden hacer preguntas. Resulta mucho más cercano y todo el equipo directivo puede estar presente”.
Los debates virtuales también han igualado las condiciones para los empleados más introvertidos que no se sienten tan cómodos hablando en persona, afirma Jennifer O’Lear, directora de Diversidad, responsable de Compromiso e Inclusión en la empresa de ciencia y tecnología Merck Group.
“Estamos teniendo debates mucho más eficientes y lo hacemos mejor para asegurarnos de que todos sean escuchados, porque todos estamos obligados a estar en el mismo marco.
“Vi cómo algunas de las personas con las que trabajo, más introvertidas, florecían de verdad. Ya no tenían que dedicar tanta energía a gestionar relaciones inmediatas en la oficina, así que simplemente entregaban un gran trabajo e incluso presentaciones mejores, porque lo hacían en línea”.
3. Las jerarquías se están aplanando
Trabajar desde casa ha acabado con las jerarquías y los silos establecidos, haciéndonos más eficientes, opina Sigve Brekke, presidente y CEO de la empresa de telecomunicaciones Telenor Group.
“Realmente podemos reducir el número de niveles en la organización mediante una forma de trabajo más basada en proyectos. Sustituyes algunos de los silos tradicionales y las formas jerárquicas de trabajo por una forma de trabajar más transversal y basada en proyectos”.
Esta nueva forma de operar aumenta la eficiencia, porque las decisiones se toman más rápido e involucran a más personas, y las condiciones de la organización se igualan.
4. El espacio de oficina evoluciona hacia un centro de colaboración e innovación
Sigue siendo necesario un entorno de trabajo físico: desde la incorporación de nuevos miembros del personal hasta la colaboración, algunas cosas a menudo funcionan mejor en una oficina.
Y algunos consideran que el trabajo remoto a tiempo completo no funciona a largo plazo.
“Con el tiempo, te das cuenta de que falta algo en la colaboración: sentarse juntos en una sala, ver cómo reacciona la gente ante lo que propones”, afirma el Dr. Ilgner. “Y eso es algo a lo que queremos volver”.
“El mundo podría pasar a ser totalmente remoto”, afirma Viswanathan. “Pero, en las circunstancias actuales y con las limitaciones tecnológicas vigentes, creemos que la oficina seguirá siendo útil para que las personas aprendan y colaboren. Cuando se trata de temas estratégicos o de innovación, sigue siendo más fácil”.
5. Esto requerirá el tipo adecuado de planificación
Garantizar el mejor uso, y también el más seguro, del espacio de oficina requerirá una capa adicional de planificación para asegurar que las personas adecuadas estén allí en el momento oportuno.
O’Lear afirma que Merck no adoptará un modelo de trabajo totalmente remoto, lo que implica una organización más cuidadosa.
“Solo necesitamos adoptar un enfoque más planificado para crear espacio para las interacciones que se producían antes: conversaciones junto a la máquina de café, colaboración, el ejemplo de los líderes, la incorporación de nuevos empleados.
“Tenemos que pensar: ¿cuándo reunimos a las personas y qué tipo de marco necesitan para que esa interacción sea significativa?
“Por ejemplo, los equipos pueden planificar reuniones juntos mientras incorporan a un nuevo compañero, de modo que puedan beneficiarse realmente de tener días en la oficina en los que todo el equipo esté reunido”.
6. Y los gerentes deberán atender las necesidades de distintos grupos
Estar en la oficina será una experiencia muy diferente, afirma Keogh, y las personas tendrán distintas necesidades, ya sea educar en casa a los hijos, cuidar de familiares enfermos o incluso gestionar sus propios problemas de salud mental.
“Puede que sea acudir dos días a la semana. Tendrás un núcleo de personas ‘ancla’ que estarán en la oficina la mayoría de los días porque lo necesitan. Algunas personas quizá nunca vuelvan a la oficina.
“Así que habrá distintos perfiles, según el trabajo que hagas y dónde te encuentres. Seguiremos siendo muy flexibles con esas personas y nos aseguraremos de apoyar a cada uno de estos grupos”.
Viswanathan afirma que los gerentes tendrán un nuevo conjunto de desafíos: desde cómo gestionar a un empleado con bajo rendimiento que trabaja desde casa hasta cómo dar la bienvenida a un nuevo integrante.
“¿Cómo se asegura de que tengan acceso a las oportunidades y mentores adecuados para crecer? ¿Cómo los acompaña durante ese proceso?”, se pregunta.
7. Surgirán nuevos estilos de liderazgo a medida que se desvanezca el ‘presentismo’
El trabajo basado en la confianza (TBW) es similar al teletrabajo, pero implica que los líderes evalúen a los empleados únicamente por sus resultados, y no por el tiempo dedicado.
Es algo que Telenor está adoptando ahora, afirma Brekke, y predice que tendrá gran acogida.
“Lo llamamos ‘Firme. Flexible. Firme.’ Tienes que ser ‘firme’ al establecer expectativas, sobre los objetivos y las ambiciones. Tiene que quedar muy claro lo que quieres que haga tu personal.
“La parte ‘flexible’ consiste en dar libertad y empoderamiento para que las personas decidan por sí mismas cuál es la mejor manera de alcanzar esas metas.
“Y luego vuelve a haber una parte ‘firme’ en el seguimiento y la rendición de cuentas. Tienes que hacer estas tres cosas si esto va a funcionar. Por eso creo que el liderazgo basado en la actividad desaparecerá y será sustituido por un liderazgo basado en objetivos y ambiciones”.
El Dr. Ilgner coincide: “La forma antigua es que llegas, trabajas tu tiempo y te vas. Pero con este enfoque, delegas la responsabilidad en las personas. Les asignas una tarea –‘Mañana queremos tener lista esa estrategia’– y luego las dejas decidir cómo usan su tiempo de forma eficaz: cuánto se concentran, cuánto conversan con los compañeros, cuánta colaboración necesitan”.
8. Los nuevos modelos de trabajo hacen de la comunicación un elemento clave
El teletrabajo y el trabajo basado en la confianza harán que los líderes deban comunicarse de forma más activa, frecuente e intencionada, afirma el Dr. Ilgner.
“Tendremos que decirle a la gente: ‘Esta es nuestra estrategia común. Esto es lo que espero de ti y de tu equipo para entonces. ¿Entiendes lo que espero?’. Y luego definir entregables conjuntos y comunicar con regularidad e intencionalidad cómo se van a cumplir.
“Lo que no ha cambiado son las reuniones individuales, contar con un proceso de planificación estratégica, definir indicadores clave de rendimiento y dar seguimiento a la eficiencia de los procesos. Todo eso puede hacerse de la misma manera a distancia.
“Pero superar las formas tradicionales de estar abiertos a las ideas de las personas, y darles libertad para cumplir dentro de un plazo determinado, ha cambiado.”
9. Tendremos que mantenernos alerta y ser más flexibles frente a la COVID-19
La pandemia aún no ha terminado y algunos países registran un aumento de infecciones, por lo que debemos ser cautelosos y seguir siendo flexibles en 2020, afirma el Dr. Ilgner.
"Una de las lecciones que deja la pandemia es que, al haber acelerado nuevas formas de pensar sobre cómo trabajar juntos, ahora sabemos mejor cómo pueden ser los modelos de trabajo flexibles
“Preservar y desarrollar eso será nuestra principal tarea en el futuro.”
