Las empresas que permiten a sus trabajadores decidir dónde y cuándo realizar su trabajo, ya sea desde otra ciudad o en plena noche, aumentan la productividad de los empleados, reducen la rotación de personal y disminuyen los costes organizativos, según sugieren nuevas investigaciones.
Prithwiraj Choudhury, profesor asociado de la Unidad de Tecnología y Gestión de Operaciones de la Escuela de Negocios de Harvard, y otros investigadores compararon los resultados de los acuerdos de trabajo flexible en la Oficina de Patentes y Marcas de Estados Unidos (USPTO). El equipo comprobó que los empleados con acuerdos liberales de «trabajar desde cualquier lugar», similares a los que ofrecen Akamai, la NASA y GitHub, entre otras, eran un 4,4 por ciento más productivos que quienes seguían una política más tradicional de «teletrabajo», que concede flexibilidad horaria pero exige a los trabajadores vivir cerca de la oficina.
«Aunque las investigaciones académicas previas han estudiado los efectos en la productividad del «trabajo desde casa», que concede a los trabajadores flexibilidad temporal, el «trabajo desde cualquier lugar» da un paso más y ofrece tanto flexibilidad temporal como geográfica», afirma Choudhury, coautor del artículo, (Live and) Work from Anywhere: Geographic Flexibility and Productivity Effects at the United States Patent Office (pdf), junto con la estudiante de doctorado de HBS Cirrus Foroughi y Barbara Larson, catedrática ejecutiva de gestión en la Universidad Northeastern.
Aunque la tecnología digital ha hecho que los trabajadores sean más eficientes y accesibles que nunca, muchas empresas han tardado en permitir que sus empleados trabajen habitualmente desde casa, y mucho menos desde cualquier lugar y en cualquier momento. Los hallazgos del estudio pueden ayudar a las empresas a comprender los efectos de las distintas opciones de trabajo flexible, y apoyar a ciertos tipos de empleados cuando negocian con sus empleadores. Choudhury afirma que los resultados tienen importantes implicaciones para los trabajadores, que podrían trasladarse a zonas de menor coste, reducir los gastos de desplazamiento y vivir más cerca de su familia y amigos.
Aislar los beneficios del teletrabajo
Para estudiar los efectos en la productividad de las políticas de trabajo desde cualquier lugar, Choudhury buscó un escenario que permitiera a los investigadores aislar los cambios de productividad entre trabajadores con funciones laborales similares en distintas condiciones de teletrabajo. La USPTO brindó la oportunidad perfecta.
Con el objetivo de aumentar la eficiencia, la agencia puso en marcha en 2012 el Programa Piloto de la Ley de Mejora del Teletrabajo (TEAPP). El programa trasladó a los examinadores de patentes a una política de trabajo desde cualquier lugar a lo largo de 24 meses, incorporando cada mes a nuevos examinadores según cuotas negociadas con los sindicatos. Este proceso de implementación permitió a Choudhury y a sus coautores evitar lo que se conoce como el problema de selección en la investigación de las ciencias sociales.
«La preocupación es que existe alguna característica subyacente de las personas que determina si uno quiere convertirse en trabajador remoto, y que dicha característica también guarda correlación con la productividad», explica Choudhury.
Antes del TEAPP, los examinadores podían trabajar desde casa siempre que vivieran a menos de 50 millas de la sede de la USPTO en Alexandria (Virginia), pero debían acudir a la oficina una vez por semana. Posteriormente, la agencia les permitió trabajar a más de 50 millas, aunque seguían obligados a desplazarse semanalmente a la oficina. El TEAPP ofreció plena autonomía.
Choudhury y sus coautores compararon la productividad de 600 examinadores en estas distintas condiciones. Según los investigadores, mientras trabajaban a distancia, la productividad aumentó en todos los examinadores y siguió creciendo con cada paso hacia la política plena de trabajo desde cualquier lugar. La productividad aumentó un 4,4 por ciento cuando los empleados pasaron de trabajar desde casa de forma limitada a hacerlo desde el lugar de su elección. Sobre la base del valor medio de una patente, los investigadores estiman que esta ganancia de productividad podría añadir 1.300 millones de dólares de valor a la economía estadounidense cada año.
Muchos de los examinadores también se beneficiaron económicamente al trasladar sus salarios de la zona metropolitana de Washington, D. C., a regiones de menor coste, lo que aumentó de facto sus ingresos reales. Los trabajadores en las primeras etapas y a mitad de su carrera tendían a elegir ubicaciones en función de consideraciones profesionales futuras, mientras que los trabajadores con más antigüedad se trasladaron a destinos «aptos para la jubilación», como Florida.
El trabajo desde cualquier lugar no es para todos
Para contextualizar sus hallazgos y ofrecer un marco para futuras investigaciones, los investigadores destacaron la naturaleza del trabajo de un examinador de patentes, que requiere poca coordinación diaria con los compañeros. Los examinadores realizan su trabajo de forma independiente, siguiendo las mismas buenas prácticas en las búsquedas de patentes, un estilo de trabajo que las investigaciones previas han denominado «interdependencia agrupada». Choudhury subraya que los resultados de la investigación solo se aplican a empresas o unidades que emplean este tipo de trabajador.
«Para la gran mayoría de este tipo de empleadores, el teletrabajo es una situación en la que todos ganan, porque el empleado puede trasladarse a un lugar de su elección y ahorrar en el coste de vida, y el empleador verá una mayor productividad y una menor rotación, además de ahorrar en costes inmobiliarios», afirma Choudhury.
Choudhury y sus compañeros investigadores contraponen la interdependencia agrupada a la «interdependencia recíproca», que exige una interacción continua entre compañeros, y a la «interdependencia secuencial», que implica una serie de tareas realizadas por distintos empleados.
Los empleados con puestos que requieren una coordinación mínima podrían utilizar estos hallazgos en las negociaciones con un posible empleador, afirma Choudhury. Sin embargo, las políticas de trabajo desde cualquier lugar podrían aumentar los costes en entornos laborales que requieran lluvia de ideas e interacción basada en proyectos, señala Choudhury, quien añade que se necesita más investigación para comprender plenamente las implicaciones del teletrabajo en entornos más colaborativos.
Mirando al futuro
Mientras algunas empresas avanzan hacia la adopción de políticas de teletrabajo más amplias, otras, como Yahoo!, se han retractado públicamente de permitir que sus trabajadores desempeñen sus funciones fuera de la sede central. Las empresas han citado la necesidad del «contacto presencial» en la oficina y los beneficios de la interacción espontánea entre las razones para evitar el teletrabajo, incluso en el caso de empleados muy cualificados y autónomos. Para Choudhury, es posible que subyazca una razón más profunda tras su reticencia.
«Es una cuestión de confianza: el temor a que la gente se escaquee. Y creo que también influye la falta de claridad de la investigación académica», afirma Choudhury.
El potencial de esta nueva investigación para contribuir a los debates sobre las políticas de teletrabajo entusiasma a Choudhury. Dar a los trabajadores del conocimiento, en especial a quienes trabajan en solitario, la libertad de elegir su ubicación podría beneficiar no solo a los empleados, sino también a las empresas y al medioambiente.
«La gente tenderá a dirigirse a un lugar donde quiera vivir, en lugar de donde tiene que vivir», predice Choudhury. «Esta era la gran promesa de la tecnología digital: que permitiría a las personas alejarse de los núcleos urbanos».
Para las empresas que buscan ampliar sus políticas de teletrabajo, el programa de la USPTO ofrece a los directivos otras consideraciones:
- Las transiciones graduales pueden ayudar a los empleados a adaptarse. La USPTO exigió a los examinadores presenciales que trabajaran desde casa antes de pasar a la opción totalmente autónoma. Un cambio gradual puede dar a los empleados tiempo para establecer sus propios procesos de trabajo a distancia mientras aún están lo bastante cerca como para buscar el apoyo de su empresa en persona.
- Las herramientas tecnológicas pueden facilitar una supervisión ligera. El programa de la USPTO se centró en examinadores que trabajaban de forma independiente. Sin embargo, cuando el trabajo de un empleado necesitaba la revisión de un supervisor, la agencia exigió a los empleados utilizar sus herramientas informáticas para coordinarse virtualmente, lo que reforzó la productividad.
- Un periodo de trabajo presencial puede proporcionar una base sólida. Solo podían optar a los programas de teletrabajo de la USPTO los examinadores de patentes con dos años de experiencia presencial. Estos empleados tuvieron la oportunidad de aprender trabajando junto a examinadores más experimentados antes de alejarse.
Este artículo se publicó originalmente en Harvard Business School Working Knowledge.
