Ya sea el correo electrónico de la oficina, las aplicaciones colaborativas o el tablón de anuncios de la sala de descanso, la comunicación interna en el trabajo puede salir muy mal, y muy rápido.
El ingeniero de Google James Damore lo comprobó a su costa hace poco, cuando unos compañeros filtraron un documento de Google que él había compartido sobre el enfoque de la empresa en materia de diversidad, lo que acabó provocando su despido.
Por supuesto, los mensajes laborales mal calculados no son nada nuevo. Incluso su mensaje de fuera de la oficina puede volverse viral si no tiene cuidado.
Pero ahora que Google, la organización progresista que rompe con las convenciones y en la que confiamos para organizar la información del mundo, se encuentra en el centro de su propio escándalo de comunicaciones laborales, es el momento perfecto para replantearse todo el asunto.
¿Demasiada información?
Los intentos recientes de abordar este problema se han centrado en cuándo nos comunicamos en el trabajo, más que en cómo. Han pasado ocho meses desde que Francia aprobó la ley El Khomri sobre el “derecho a desconectarse”, que prohíbe a los empleadores enviar correos electrónicos al personal fuera del horario laboral. La idea era combatir el estrés relacionado con el trabajo y acabar con la “correa electrónica”, como la describió uno de los legisladores franceses.
Seis años antes, Volkswagen acordó dejar de enviar correos electrónicos a sus empleados fuera del horario de oficina. En 2014, Daimler, otro fabricante alemán de automóviles, introdujo una política voluntaria que permitía al personal eliminar automáticamente los correos electrónicos recibidos durante sus vacaciones. En su lugar, el remitente recibía una variante de esta respuesta:
Estoy de vacaciones. No puedo leer su correo electrónico. Su correo electrónico está siendo eliminado. Si es realmente importante, póngase en contacto con Hans o Monika, o reenvíe el correo electrónico cuando regrese a la oficina.
El derecho a desconectarse solo es ley en Francia desde enero de 2017, por lo que es demasiado pronto para juzgar su impacto. Pero el portavoz de los trabajadores de Volkswagen, Jörg Köther, afirmó en 2014 que la medida de su empresa había tenido una buena acogida. Atribuyó su éxito al mecanismo de “sin excepciones” de la política, esencial para eliminar la tentación de que los trabajadores vuelvan a conectarse.
Daimler también informó de éxito con el personal. El portavoz Oliver Wihofszki declaró a la BBC:
La respuesta es básicamente un 99 % positiva, porque todo el mundo dice: “Qué idea tan buena, a mí también me encantaría tenerla.”
Comunicación competitiva
La mayoría de nosotros somos culpables de revisar el trabajo con demasiada frecuencia. El año pasado, la encuesta Reclaim Your Time de HR Magazine reveló que el 34 % de los empleados revisa su correo electrónico justo después de despertarse y el 38 % lo hace todas las noches, justo antes de acostarse. Un estudio realizado por una consultora británica de ciberseguridad descubrió que dos de cada diez trabajadores de oficina respondían a los correos electrónicos del trabajo incluso después de irse a la cama.
Algunas organizaciones fomentan esta fijación tóxica. Erika Nardini, directora ejecutiva de Barstool Sports, admitió haber enviado mensajes de texto a empleados un domingo solo para comprobar la rapidez con la que respondían.
Obligar a los empleados a desconectarse es un buen comienzo. Pero aún queda un largo camino por recorrer.
Un enfoque consciente de la comunicación en el trabajo
Gianluca Leone, director de myrooms.co.uk, una empresa de gestión de pisos compartidos en Londres, explicó a uno de mis colegas que su equipo ha intentado encontrar un término medio entre desactivar el correo electrónico y permitir la libertad total: “Tenemos un sistema para supervisar nuestra dirección de correo electrónico de atención al cliente y todos saben quién responde a esos correos en cada momento… Durante la temporada alta contamos con personal de apoyo para atender a clientes en otras zonas horarias. Nuestro personal sabe cuándo esperamos que esté desconectado, y agradecen la claridad.”
La diferencia entre “no esperamos que revises tu correo electrónico” y “esperamos que no revises tu correo electrónico” es crucial.
Por supuesto, prohibir por completo los correos electrónicos fuera del horario laboral no funcionará en todas las empresas. Necesitamos flexibilidad. Desaconsejar el uso excesivo está bien, pero adoptemos un enfoque más consciente de las comunicaciones internas en general.
Para empezar a mejorar la comunicación en el trabajo, las organizaciones deberían desalentar la inclusión arbitraria de personas en copia de los correos electrónicos. Este hábito erosiona la confianza, y los mensajes polémicos se propagan como la pólvora.
Se dice que Damore copió a 40.000 compañeros en su memorando, en el que criticaba la política de diversidad de la empresa. Después, acudieron en masa a Blind, una aplicación que facilita los chismes anónimos en el trabajo, para pedir su despido. ¿Qué habría pasado si simplemente hubiera hablado en persona con la nueva responsable de diversidad de Google? Podría haber sido una conversación en lugar de un “manifiesto” que provocó una preocupación generalizada a nivel mundial por los enfoques corporativos en materia de igualdad.
Deberíamos levantarnos y hablar con nuestros compañeros siempre que podamos. Los beneficios están bien documentados. Por eso celebraría cualquier iniciativa que desaliente el envío de correos a todos los compañeros, ya sean remotos o los que están en el escritorio de al lado.
El futuro de la comunicación interna en el trabajo
Otros canales también merecen consideración. El correo electrónico está perdiendo popularidad entre los jóvenes. Un 37 % de las startups ya no lo consideran su principal canal de comunicación, y prefieren plataformas colaborativas como Slack y Google Docs. Estas herramientas son propicias para un uso excesivo, pues están diseñadas para facilitar la comunicación grupal desde un smartphone. ¿Qué podría salir mal?
Algunas empresas ya han detectado los riesgos. Una startup de moda de Londres tiene una forma inusual de desalentar el uso de Slack fuera del horario laboral: asigna como castigo a quienes lo hacen la tarea de ir a por el café de la mañana.
El uso excesivo de la comunicación en el trabajo está relacionado con una reducción del bienestar mental, por lo que las políticas claras, como las desarrolladas por VW y en Francia, son esenciales. Así, los empleados no tienen que adivinar qué se espera de ellos.
Cuando las empresas han experimentado con vacaciones pagadas ilimitadas, permitiendo que los empleados decidan cuánto tiempo libre tomar, el personal acaba trabajando más, no menos. Lo mismo ocurre con las comunicaciones. Sin restricciones, los empleados corren el riesgo de ahogarse en información.
La flexibilidad y una cultura de apertura son valiosas para cualquier organización. Pero las organizaciones que apuestan por la apertura tienen el deber de proteger a su personal de los riesgos, tanto para su bienestar como para su carrera, de poder comunicarse con tanta facilidad con tantas personas.
