Desde el inicio de la pandemia, hemos aprendido mucho más sobre la colaboración virtual.
Se prevé que las modalidades de trabajo híbrido sigan desempeñando un papel importante en nuestro futuro posterior a la pandemia.
Aquí, la experta en análisis empresarial Alanah Mitchell explica cómo los líderes pueden implementar con éxito el trabajo híbrido.
La COVID-19 ha cambiado la forma en que trabajamos.
Incluso antes de la pandemia, la fuerza laboral de EE. UU. dependía cada vez más de las tecnologías de colaboración remota como las videoconferencias y Slack. La crisis mundial aceleró la adopción de estas herramientas y prácticas de trabajo de forma sin precedentes. Para abril de 2020, alrededor de la mitad de las empresas informaron que más del 80 % de sus empleados trabajaban desde casa debido a la COVID-19.
Ese cambio fue posible gracias a décadas de investigación y, posteriormente, al desarrollo de tecnologías que respaldan el trabajo remoto, aunque no todos las utilizan con la misma facilidad. Ya en 1987, una investigación pionera identificó algunos de los desafíos que enfrentaban las mujeres que trabajaban desde casa utilizando tecnología. Entre ellos se incluían las dificultades del cuidado de los hijos, la separación entre trabajo y hogar y las oportunidades de crecimiento profesional.
Desde entonces, hemos aprendido mucho más sobre la colaboración virtual. Como profesor asociado de sistemas de información, me interesa lo que podemos esperar mientras esperamos con ilusión un futuro posterior a la pandemia. Una cosa resulta evidente: las modalidades de trabajo híbrido —es decir, los empleados que realizan algunas tareas en la oficina y otras de forma virtual— serán sin duda una parte importante del panorama.
Una encuesta de abril de 2021 muestra que el 99 % de los responsables de recursos humanos espera que los empleados trabajen en alguna modalidad híbrida en adelante. Muchos ya han comenzado. Como un solo ejemplo, Dropbox, el servicio de alojamiento de archivos, adoptó un cambio permanente durante la pandemia, permitiendo que los empleados trabajen desde casa y celebren reuniones de equipo en la oficina.
La definición de «híbrido» varía en otras organizaciones. Algunos trabajadores podrían acudir a la oficina un par de días a la semana o en días alternos. En otras empresas puede bastar con un contacto presencial ocasional, quizá reunirse en una ubicación centralizada una vez por trimestre.
En cualquier caso, la investigación sí demuestra que muchas empresas fracasan en la implementación de una fuerza laboral virtual.
Trabajo remoto frente a trabajo en la oficina
El trabajo en la oficina favorece la estructura y la transparencia, lo que puede aumentar la confianza entre la dirección y los trabajadores. La cultura organizacional se desarrolla de forma natural. Las conversaciones informales en la oficina —por ejemplo, un trabajador que recorre el pasillo para charlar brevemente y sin cita previa con un colega— pueden dar lugar al intercambio de conocimientos y a la resolución colaborativa de problemas. Esto es difícil de replicar en un entorno virtual, que a menudo depende de programar con antelación las reuniones en línea, aunque sigue siendo viable con suficiente planificación y comunicación.
Pero si se observan distintas métricas, el trabajo en la oficina pierde frente al trabajo desde casa. Mi investigación reciente descubrió que los trabajadores remotos afirman ser más productivos y disfrutan de trabajar desde casa por la flexibilidad, la posibilidad de vestir ropa informal y la reducción o inexistencia del tiempo de desplazamiento. El trabajo remoto también ahorra dinero. Supone un ahorro de costos significativo en espacio de oficina, una de las mayores partidas presupuestarias de las organizaciones.
Las modalidades híbridas intentan combinar lo mejor de ambos mundos.
No es perfecto
Es cierto que el trabajo híbrido enfrenta muchos de los mismos obstáculos que el trabajo presencial. La mala planificación y comunicación, las reuniones ineficaces o innecesarias y la confusión sobre las responsabilidades de las tareas se producen tanto a distancia como presencialmente.
Quizá el mayor problema al trabajar desde casa: las preocupaciones tecnológicas y de seguridad. Las redes domésticas, un objetivo más fácil para las ciberamenazas, suelen ser más vulnerables que las redes de oficina. Además, es más probable que los trabajadores remotos compartan equipos con personas ajenas a su organización. Las organizaciones híbridas deben invertir por adelantado para resolver estos problemas complejos y, a menudo, costosos.
Con el trabajo híbrido, los directivos no pueden ver el trabajo que se realiza. Eso significa que deben medir el desempeño de los empleados según los resultados, con métricas de desempeño claras, en lugar del enfoque tradicional en el comportamiento del empleado.
Otro posible escollo: pueden surgir líneas de fractura dentro de los equipos híbridos, es decir, malentendidos o falta de comunicación entre quienes están en la oficina y quienes están en casa. Estos dos grupos pueden empezar a dividirse, lo que podría derivar en tensiones y conflictos entre ellos – un escenario de «nosotros contra ellos».
Establecer un entorno híbrido
Existen numerosas recomendaciones sobre la mejor manera de desarrollar un modelo híbrido. Estas son algunas de las mejores ideas.
Reunirse con demasiada frecuencia o con poco propósito —es decir, reunirse por reunirse— provoca fatiga y agotamiento. No todos necesitan asistir a cada reunión, aunque la dirección debe ser muy hábil para asegurarse de que nadie se sienta excluido. Y los días sin reuniones pueden ayudar a la productividad y ofrecer a los empleados un bloque de tiempo ininterrumpido para concentrarse en proyectos complejos.
Escuchar a los empleados es fundamental para asegurar que el entorno híbrido funcione. Buscar comentarios de forma continua, mediante conversaciones individuales, grupos de discusión o encuestas de recursos humanos, también es importante. Asimismo, reconocer y recompensar a los empleados con reconocimientos presenciales o virtuales por sus logros. Los incentivos de desempeño, como recompensas económicas o detalles de agradecimiento, incluidos los pedidos de comida a domicilio, ayudan a crear una cultura de apoyo que aumenta el compromiso de los empleados.
Por último: tanto los directivos como los empleados deben ser transparentes en su comunicación y en su comprensión de los planes híbridos. Deben establecerse políticas que definan qué tareas se realizan en la oficina y cuáles a distancia. El acceso a comunicaciones fiables es esencial, especialmente para el trabajo remoto. Todos los empleados deben recibir la misma información al mismo tiempo y de manera oportuna. Después de todo, ya sea en la oficina o en línea, los trabajadores no quieren sentir que son los últimos en enterarse.
