Más de un tercio de nosotros dedica al menos 20 horas a la semana a reuniones improductivas.
Puede mejorar las reuniones centrándose en compartir información y haciéndolas colaborativas.
Desde formular los puntos de la agenda como preguntas hasta empezar con un rompehielos con propósito, le explicamos cómo hacer que sus reuniones sean más productivas.
“No creo que esta reunión vaya a durar tanto”, le dice su compañero de equipo. Si alguna vez ha escuchado esta frase, puede estar bastante seguro de que se cumplen dos cosas:
1. La reunión ocupará todo el tiempo asignado.
2. La reunión no logrará nada.
Es una experiencia habitual. De hecho, según la investigación de mi equipo, más de un tercio de nosotros dedica 20 o más horas a la semana a reuniones terribles. Eso es un problema. Lo peor es que muchos de nosotros no sabemos cómo para hacer que nuestras reuniones sean mejores.
En lugar de compartir información, haga que sus reuniones sean colaborativas
El problema de las reuniones no es solo la cantidad que tenemos, sino también el tipo de reunión al que solemos asistir. Cuando no se facilitan con un propósito premeditado, las reuniones se convierten en nada más que un foro para compartir información que podría haberse comunicado de forma más eficaz, de manera asíncrona.
Eso no quiere decir que todas las esperanzas se hayan perdido en lo que respecta a las reuniones. Las reuniones pueden transformarse cuando dejan de ser del género de compartir información y presentar diapositivas para pasar al género intencional y colaborativo.
Reuniones colaborativas…
1. Ayudan a crear una mentalidad de equipo. Cuando pide a las personas que colaboren, estas sienten que contribuyen a algo más grande que ellas mismas, lo que mejora la satisfacción laboral y la retención del personal.
2. Generan seguridad psicológica. Con la colaboración, los miembros del equipo se sienten cómodos al expresarse y dar retroalimentación.
3. Obtienen mejores resultados. Cuando se comparten libremente puntos de vista diversos, surgen soluciones más inspiradoras. De hecho, un estudio de McKinsey revela que la diversidad de pensamiento aumenta la creatividad en un 35%.
4. Ahorran tiempo. Ser más intencional permite una participación más eficiente.
4 formas de hacer que sus reuniones sean más colaborativas
Paso mis días trabajando con clientes para mejorar la forma en que sus equipos colaboran. Estos son algunos puntos de partida que comparto con ellos para llevar sus reuniones de equipo al siguiente nivel.
Dedique tiempo a la agenda de su reunión. Sea intencional con su tiempo y con la agenda de su reunión. Formule los puntos de la agenda como preguntas, no como temas genéricos, y anime a los participantes a llegar preparados. Esto da a las personas introvertidas la oportunidad de procesar la información fuera de la presión de un entorno social ruidoso. Recurra a aliados (como supervisores extrovertidos) para dar ejemplo y hágales responsables de crear espacio para que sus colegas remotos e introvertidos puedan contribuir.
Haga que las personas hablen con un rompehielos con propósito. Del mismo modo que no correría una carrera sin antes calentar, no empiece a llevar a un equipo al trabajo profundo sin antes ejercitar sus músculos de colaboración. Un rompehielos con propósito puede disipar cualquier tensión en la sala antes de entrar en el trabajo y preparar el resto del debate. Dicho esto, es importante elegir un rompehielos que sirva a un propósito adecuado al objetivo de la reunión. Por ejemplo:
¿Quién fue su primer mentor y qué cualidades lo hicieron bueno (o malo) como tal? El propósito: reforzar la idea de que depender unos de otros forma parte del crecimiento, adecuado para proyectos o equipos con muchas dependencias.
¿Cuál es su nombre de superhéroe? El propósito: practicar cómo condensar mucha información en una sola palabra o frase evocadora.
¿Cuál será el título de su autobiografía? El propósito: preparar para actividades de equipo, como la redacción de una declaración de visión.
Libere sus reuniones con estructuras liberadoras. Las Liberating Structures ofrecen estructuras alternativas para facilitar reuniones y conversaciones, seleccionadas por Henri Lipmanowicz y Keith McCandless. Una de mis estructuras favoritas para pasar de un rompehielos a una lluvia de ideas se llama 1-2-4-All. La secuencia es la siguiente: reflexionar sobre algo (una pregunta, un tema, una idea) durante un minuto de forma individual y en silencio; después, debatirlo en parejas durante dos minutos; luego, en grupos de cuatro durante cuatro minutos; y, por último, reunirse como grupo completo y seleccionar algunas de las ideas más destacadas de cada grupo de cuatro para compartirlas con todo el grupo.
Nunca olvide el espacio en el que se encuentra. Si facilito una reunión presencial, llego a la sala temprano para evaluar la disposición de los asientos. Si las mesas se pueden mover, siempre opto por una formación en herradura para que los miembros del equipo puedan mirarse a los ojos mientras colaboran. Pero ¿qué ocurre en un entorno híbrido o virtual? Pruebe una herramienta como welo que puede crear un espacio de trabajo personalizado en el que los miembros del equipo distribuidos pueden reunirse y colaborar.
Deje que su reunión tenga lugar
Ahora abra su calendario e identifique una reunión que podría ser más colaborativa; apostaría a que varias le saltan a la vista. Pruebe una de estas técnicas y observe la magia de una reunión más colaborativa en acción.
