La procrastinación se ha vuelto cada vez más frecuente desde que las personas trabajan desde casa.
La forma en que gestionamos estos impulsos es fundamental para ser eficientes y eficaces en el trabajo.
Las estrategias incluyen comprender el porqué, eliminar las distracciones y celebrar los pequeños logros.
La procrastinación afecta a todo el mundo y, una vez que se apodera de uno, puede resultar muy difícil librarse de ella. Cuando imagina a una persona altamente productiva, probablemente piensa en alguien que se concentra sin esfuerzo en su trabajo y nunca cae en la procrastinación. Ya sabe, el tipo de persona que puede sentarse en el suelo de una estación de metro con su portátil y aun así conseguir hacer más en una hora de lo que usted haría en un día en la biblioteca.
La verdad es que las personas increíblemente productivas se enfrentan a los mismos retos de procrastinación que el resto de nosotros. La diferencia es que vencen la procrastinación mediante un enfoque calculado. En primer lugar, comprenden por qué procrastinan y, después, aplican estrategias que vencen la procrastinación antes de que se instale. Cualquiera puede seguir este proceso de dos pasos, basado en la investigación, para superar la procrastinación.
El círculo vicioso de la procrastinación
No puede pretender dejar de procrastinar hasta que comprenda primero con claridad por qué procrastina. Una nueva investigación de Joseph Ferrari, de la Universidad DePaul, demuestra que la procrastinación es más compleja de lo que cree la mayoría de la gente. Las personas tienden a pensar que la procrastinación se debe a una mala gestión del tiempo o a la pereza, pero la investigación de Ferrari muestra que la procrastinación surge de emociones negativas que alteran su ánimo. Una vez que está bajo la influencia de estas emociones, no logra obligarse a trabajar.
En lugar de ser perezosas o desorganizadas, las personas suelen aplazar las cosas porque no están en el estado de ánimo adecuado para completar la tarea. Hacerlo le sitúa de lleno dentro del círculo vicioso de la procrastinación. Como ha decidido que no está en el estado de ánimo adecuado para trabajar, se distrae con otras tareas (revisar el correo electrónico, consultar las noticias, ordenar el escritorio, hablar con un compañero, etc.) y, cuando por fin levanta la cabeza, se siente culpable por haber desperdiciado tanto tiempo. Esto solo empeora su ánimo y, a medida que se acerca la fecha límite, se siente peor que cuando aplazó la tarea por primera vez.
Cómo superar la procrastinación
Vencer la procrastinación es tan sencillo como salir del círculo vicioso tomando el control de su ánimo. Con las estrategias adecuadas, puede tomar las riendas y ponerse en el estado de ánimo necesario para sacar las cosas adelante. Las estrategias que siguen le ayudarán a lograrlo.
Averigüe por qué. Cuando no tiene ganas de trabajar, la procrastinación le está diciendo algo importante. Puede ser algo sencillo, como que necesita tomarse un descanso o comer algo. También puede ser algo más complejo, como que carga con todo el equipo a sus espaldas o que no está satisfecho con su trabajo. Sea lo que sea, en lugar de castigarse por procrastinar, tómese un momento para reflexionar y averiguar por qué procrastina. Este paso puede resultar el más productivo para completar su tarea.
Elimine sus obstáculos. Antes de empezar una tarea, tómese un momento para considerar con atención los obstáculos que podrían interponerse en su camino. Después, elabore un plan para asegurarse de que no lo hagan. Por ejemplo, puede que tenga las instrucciones de una tarea en la bandeja de entrada de su correo electrónico y, si no hace nada al respecto, volverá una y otra vez a la bandeja para consultarlas, solo para distraerse con otros correos entrantes. En este caso, su plan debe consistir en sacar las instrucciones de la bandeja de entrada antes de empezar a trabajar. Si planifica con antelación, podrá mantener el enfoque y evitar la procrastinación. Al fin y al cabo, es mucho más difícil recuperar la concentración que mantenerla.
Láncese de lleno, pase lo que pase. A veces resulta realmente difícil empezar algo, incluso cuando es algo que le encanta hacer. Puede que esté mirando un documento de Word en blanco o de pie en la playa una mañana fría de invierno. Ese primer paso es difícil, pero una vez que se pone en marcha —escribiendo ese primer párrafo o lanzándose a esa primera ola— su ánimo mejora notablemente. Cuando centra su atención en lo difícil y desagradable que es empezar, se desalienta a sí mismo de hacerlo. Cuando se lanza de lleno, pase lo que pase, su ánimo mejora rápidamente, lo que le ayuda a seguir centrado en la tarea.
Abra huecos en su proyecto. Solemos procrastinar porque nos sentimos intimidados por el tamaño de un proyecto. Para minimizar esa intimidación, intente abrir huecos en él. Busque partes más pequeñas de la tarea que pueda completar de forma rápida y sencilla. Por ejemplo, redactar una propuesta puede requerir 10 horas de concentración intensa, pero puede escribir una introducción en 15 minutos y elaborar una lista de entregables en 10. Cuando quiera darse cuenta, estas tareas más pequeñas habrán abierto huecos importantes en el proyecto y ya no resultará intimidante.
Trabaje en el entorno adecuado. Aunque haga todo lo demás bien, trabajar en un entorno inadecuado puede hacerle caer en la procrastinación. Esto significa mantenerse alejado de la televisión, los dispositivos electrónicos, los amigos y los lugares ruidosos. No es lo que funciona para todo el mundo, pero debe ejercer la disciplina de trabajar en el entorno que le resulte adecuado.
Disfrute de los pequeños logros. No hay nada como tachar algo de su lista de tareas pendientes. Para evitar procrastinar, necesita experimentar esta sensación de logro siguiendo de cerca sus avances. Los pequeños logros generan nuevos receptores de andrógenos en las áreas del cerebro responsables de la recompensa y la motivación. El aumento de receptores de andrógenos incrementa la influencia de la testosterona, lo que a su vez aumenta la confianza y las ganas de afrontar retos. Esto le mantiene motivado y avanzando. A veces, tachar unas cuantas cosas fáciles de una lista es todo lo que se necesita para reunir la fortaleza mental de afrontar algo grande. Recuerde que no se trata de hacer pequeñas tareas para evitar las grandes, sino de incluir pequeñas tareas en su lista diaria para aumentar su confianza y su impulso.
Sea realista. Fijarse objetivos poco realistas para el día es una excelente manera de desanimarse y de caer en los estados de ánimo negativos que alimentan la procrastinación. Fijarse objetivos realistas mantiene las cosas en positivo, lo que le permite estar en el estado de ánimo adecuado para trabajar.
Controle su diálogo interior. Decirse a sí mismo «No voy a procrastinar. No voy a procrastinar» prácticamente garantiza que vaya a procrastinar. Existe un estudio clásico en el que se pidió a los participantes que no pensaran en un oso blanco. Resulta casi imposible evitar pensar en aquello que uno se dice que no debe pensar, ya que la mente tiende a centrarse en lo que se intenta evitar. El truco consiste en desviar la atención hacia algo completamente distinto (y positivo). En lugar de decirse que no procrastine, piense en lo que va a hacer y en lo grato que será tenerlo terminado. De este modo, su mente se fijará en la acción que quiere llevar a cabo en lugar de en la conducta que intenta evitar.
No sea perfeccionista. La mayoría de los escritores dedican innumerables horas a idear personajes y tramas, e incluso escriben página tras página que saben que nunca incluirán en el libro. Lo hacen porque saben que las ideas necesitan tiempo para desarrollarse. Tendemos a bloquearnos cuando llega el momento de empezar porque sabemos que nuestras ideas no son perfectas y que lo que producimos podría no ser bueno. Pero ¿cómo puede producir algo excelente si no empieza y no da a sus ideas el tiempo necesario para evolucionar? La autora Jodi Picoult resume a la perfección la importancia de evitar el perfeccionismo: «Puede editar una página mala, pero no puede editar una página en blanco».
Céntrese en los resultados. Seguramente no le gusta ir al dentista. A muy poca gente le gusta. Entonces, ¿por qué va? Porque da resultados. Su dentista es muy bueno haciendo que sus dientes y encías estén más sanos y tengan mejor aspecto. También acude porque el dolor de que alguien le manipule los dientes durante una hora no tiene nada que ver con el de que le empasten una caries, le extraigan una muela o le hagan una endodoncia. Va al dentista porque sabe que el proceso merece la pena. La misma mentalidad se aplica a una tarea exigente. Aunque pueda angustiarle empezar, no se centre en ello. Piense solo en lo grato que será sacar las cosas adelante y en lo peor que se sentirá si lo deja para el último momento y no pone su mejor empeño.
Perdónese a sí mismo. No tiene sentido castigarse cuando falla y procrastina. Puede pensar que castigarse le ayudará a evitar la procrastinación en el futuro, pero en realidad tiene el efecto contrario: castigarse le devuelve directamente al círculo vicioso de la procrastinación.
En resumen
La clave para vencer la procrastinación es comprender que esta tiene su origen en las emociones. Las estrategias anteriores le ayudarán a dar la vuelta al círculo vicioso de la procrastinación y a alcanzar una productividad mayor que nunca.
