Las oficinas diáfanas se han popularizado por el deseo de aumentar la interacción y la colaboración entre los trabajadores. Sin embargo, un innovador nuevo estudio ha descubierto que los empleados de oficinas diáfanas pasan un 73% menos de tiempo interactuando cara a cara. El uso del correo electrónico y la mensajería aumentó más de un 67%.
El estudio es el primero en hacer un seguimiento de los efectos de las oficinas diáfanas mediante medidas objetivas de la comunicación. Se utilizaron credenciales electrónicas y micrófonos para vigilar las interacciones entre los empleados y se siguieron los cambios en el uso del correo electrónico.
Los hallazgos se basan en investigaciones anteriores, que han descubierto, por ejemplo, que los entornos laborales diáfanos perjudican la capacidad de los empleados para centrarse y concentrarse en su trabajo.
¿Por qué optar por oficinas diáfanas?
En teoría, hay buenas razones para trasladarse a una oficina diáfana. Nuestro entorno social desempeña un papel importante en nuestra capacidad para tomar la iniciativa y mantenernos motivados.
Además, el éxito en los lugares de trabajo modernos suele depender de lo bien que las personas interactúan entre sí y con la organización.
Las investigaciones han demostrado que el tiempo que los empleados dedican a «actividades colaborativas» ha «aumentado un 50% o más» en las últimas dos décadas.
Se ha demostrado que los lugares de trabajo que facilitan contactos más frecuentes y de mayor calidad con otras personas mejoran la comunicación y la colaboración en las tareas, la satisfacción laboral y el apoyo social.
El diseño del lugar de trabajo influye significativamente en ello, al favorecer o dificultar el trabajo interdependiente.
Crear un fuerte sentido de comunidad ha sido un factor clave en el éxito de WeWork, proveedor de espacios de coworking. Esto se ha logrado en gran medida mediante el entorno físico de trabajo: espacios limpios, pasillos estrechos, cocinas compartidas y similares.
La privacidad y la concentración son fundamentales
Pero, pese a que se busca fomentar la colaboración en los lugares de trabajo, también aumenta la necesidad de concentración y de trabajo individual enfocado.
Además, la investigación muestra que, cuando los empleados no pueden concentrarse, tienden a comunicarse menos. Incluso pueden volverse indiferentes hacia sus compañeros de trabajo.
El trabajo del conocimiento exige que los empleados se ocupen de tareas específicas mediante la recopilación y el análisis de información procedente de múltiples fuentes y la toma de decisiones. Cuando se interrumpe cualquiera de estos procesos cognitivos, aumentan la ineficiencia y los erroresaumentan.
Poder concentrarse en una tarea sin interrupciones ni distracciones es un fundamento esencial para trabajar eficazmente.
Sin embargo, la investigación sugiere que un diseño deficiente puede tener consecuencias imprevistas: aumenta la carga cognitiva de los trabajadores debido a la alta densidad de ocupación o a la falta de privacidad, dos factores que incrementan las distracciones.
Por qué las oficinas diáfanas no conducen necesariamente a la colaboración
En muchas oficinas diáfanas, el impulso por aumentar la interacción y la colaboración se produce a costa de la capacidad de concentrarse y mantener el foco.
Cuando las distracciones dificultan la concentración de los empleados, se agotan. El resultado es un aumento del estrés y de los errores, lo que perjudica el rendimiento.
Cuando los empleados no pueden concentrarse en su trabajo, disminuye su deseo de interactuar y colaborar con otras personas.
Además, una nueva investigación sugiere que el aumento de la aglomeración en el lugar de trabajo y la escasa privacidad conducen a comportamientos defensivos y tensan las relaciones laborales.
Otros aspectos del diseño del lugar de trabajo, como las vistas a la naturaleza o el acceso a la luz natural, pueden reponer los recursos cognitivos incluso cuando hay distracciones.
Un entorno estéticamente agradable puede proporcionar una experiencia reparadora.
Además, la investigación ha demostrado que los lugares de trabajo estéticamente agradables pueden contribuir a generar confianza dentro de las organizaciones.
Encontrar el equilibrio adecuado
Las investigaciones recientes han demostrado que las personas perciben de manera distinta entornos de trabajo similares. En lugar de un enfoque único para todos, como el que tradicionalmente se aplica al diseño de oficinas diáfanas, los entornos laborales deberían ofrecer diversas opciones que ayuden a los empleados a trabajar eficazmente.
Los modelos de diseño de espacios de trabajo están evolucionando para lograrlo, con distintas zonas para diferentes tipos de trabajo y necesidades.
Sin embargo, es necesario investigar más el efecto de las disposiciones con escritorios compartidos en este tipo de entornos.
Muchos empleadores están muy centrados en impulsar la colaboración y la interacción a costa de la privacidad y la concentración. Esto tiene efectos negativos tanto en la productividad como en las relaciones laborales.
Las organizaciones deberían centrarse en ofrecer lugares de trabajo que satisfagan las necesidades de privacidad y concentración, además de facilitar la interacción y la colaboración.
Para lograrlo, es necesario prestar más atención tanto a la privacidad visual como a la auditiva, en particular mediante el uso de tratamientos acústicos, así como al diseño y el aspecto general del lugar de trabajo.
