En Data-Dynamix, vemos muchísimos correos electrónicos. Creamos correos. Enviamos correos. Y nosotros mismos recibimos MUCHÍSIMOS. Como nos dedicamos al marketing por correo electrónico, pensamos que sería oportuno compartir nuestros propios consejos para gestionar la bandeja de entrada con nuestros amigos del mundo empresarial y de los medios de comunicación.
Fije un horario para el correo electrónico – Las alertas de correo electrónico que aparecen constantemente a lo largo del día interrumpen el flujo de trabajo y el hilo de sus pensamientos. Si programa entre 1 y 3 momentos al día para revisar el correo, podrá responder de manera eficiente y oportuna, sin pasar todo el día pendiente de lo que llega a su bandeja de entrada.
Actúe de inmediato – En el mundo de la organización profesional hay una expresión: «tóquelo una sola vez». Esto significa que, al ordenar su armario (o su bandeja de entrada), saca un objeto y decide qué hacer con él en ese momento, en lugar de dejarlo en una pila para clasificarlo después. Este consejo también está estrechamente relacionado con el anterior. Después de reservar un momento específico para centrarse en la correspondencia por correo electrónico, acostúmbrese a leer y responder de inmediato. Aplique la regla de los dos minutos: gestione enseguida cualquier correo que pueda leer y responder en dos minutos o menos. Su respuesta puede ser un mensaje directo al remitente o puede consistir en hacer otra cosa con el correo. Por ejemplo, puede borrarlo, archivarlo o dejarlo pendiente. Eso nos lleva a los siguientes puntos.
Borre los correos electrónicos – De nuevo, si se acostumbra a reaccionar de inmediato a los correos entrantes, podrá borrarlos enseguida. Así, mantendrá su bandeja de entrada limpia y ordenada con facilidad.
Archive el correo electrónico – No todos los correos requieren una respuesta inmediata, pero pueden contener información valiosa o correspondencia relacionada con un proyecto o cliente en particular. Organizar los correos con carpetas, categorías y otros filtros resulta muy útil para clasificarlos y encontrarlos más rápido. Además, si pueden guardarse como referencia y no requieren ninguna acción, puede ser útil filtrarlos de inmediato en la carpeta adecuada.
Deje algunos correos pendientes – A veces los correos requieren una acción, pero no de inmediato. Puede que no tenga la información necesaria para responder por completo o que necesite más tiempo para redactar una respuesta completa. Cuando lleguen correos de este tipo, puede colocarlos en una carpeta de tareas pendientes. Esta carpeta sirve como lugar donde esos correos pueden permanecer temporalmente a la espera de que tenga tiempo para actuar. Después, cada día puede dedicar un momento a revisar la lista de correos de esa carpeta y responder adecuadamente a aquellos que pueda.
Use reglas – Muchos programas de correo electrónico, como Outlook y Gmail, permiten establecer reglas para tipos específicos de correos. Use banderas, funciones de «marcado» y opciones de codificación por colores para segmentar y categorizar sus correos. Estas reglas clasificarán automáticamente los correos entrantes según los criterios que establezca. ¡La automatización puede ser su aliada!
Revise la carpeta de correo no deseado – Los filtros de correo no deseado no son perfectos. ¿Alguna vez ha acabado uno de sus correos IMPORTANTES en la CARPETA DE CORREO NO DESEADO? ¡A nosotros también nos ha pasado! Así que reserve un momento para revisar y limpiar esa carpeta. Puede que encuentre un saludo de cumpleaños de un viejo amigo o una oferta valiosa de una empresa de confianza. No todo lo que está en el correo no deseado lo es.
Respuesta automática – Según la frecuencia con la que responda a los correos electrónicos, la opción de respuesta automática puede ayudar a establecer expectativas adecuadas sobre los plazos de respuesta. Si está fuera de la oficina o simplemente pasa el día en el terreno con clientes (y sus contactos están acostumbrados a recibir respuestas rápidas a sus consultas), tardar en responder a un correo puede perjudicarle.
Si sigue estos ocho pasos, PUEDE reducir a cero los correos de su bandeja de entrada. Al principio, quizá necesite disciplina y tiempo para llegar a ese punto, pero el resultado merece mucho la pena.
Algunos consejos más sobre el tema…
Dése de baja – Como expertos en marketing digital y por correo electrónico, decirle a la gente que se dé de baja no es necesariamente nuestra prioridad. Sin embargo, tampoco es beneficioso suscribirse a listas a las que nunca presta atención. Mantenga su suscripción a las listas de correo que le resulten valiosas y dese de baja de las demás. Esto contribuirá enormemente a evitar que su bandeja de entrada se desborde con correos que no le interesan.
Gestione las expectativas de sus contactos – Cierre el correo electrónico al final de la jornada laboral y durante los fines de semana. Si busca un equilibrio durante su tiempo libre, no responda a los correos salvo que haya una verdadera emergencia. Si espera hasta el lunes por la mañana para responder, enseñará a sus contactos que respeta sus correos y su contenido, pero que se toma los fines de semana libres. Si responde de inmediato durante su tiempo de descanso, sus contactos aprenderán —y empezarán a esperar— que pueden comunicarse con usted en cualquier momento.
Piense antes de responder – Al igual que nuestras palabras, una vez que se «envía» un correo, deja de estar bajo nuestro control. Antes de enviar cualquier correo, asegúrese de que el mensaje que quiere enviar no transmite odio, discordia o negatividad.
Este artículo se publica en colaboración con LinkedIn. La publicación no implica que el Foro Económico Mundial respalde estas opiniones.
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Autor: Kevin Layton es director ejecutivo de Data-Dynamix Inc.
Imagen: Una ilustración muestra la proyección de código binario sobre un hombre que sostiene un ordenador portátil. REUTERS
