Las reuniones siempre formarán parte de la vida empresarial cotidiana. Sin embargo, muchas personas consideran que podrían requerir bastante menos tiempo para lograr los mismos resultados.
Según Wharton Executive Education, 25 minutos es la duración óptima para cualquier reunión, y esto puede lograrse en solo tres pasos.
Desde preparar una agenda de la reunión con antelación hasta compartir las actas poco después de la llamada, le explicamos cómo sacar el máximo partido a sus reuniones.
El objetivo
Reducir a la mitad el tiempo y duplicar el impacto de sus reuniones.
Herramienta nano
El mundo del trabajo siempre girará en torno a las personas que trabajan con otras personas, y reunirse es una forma importante de hacer las cosas, por lo que las reuniones seguirán siendo parte de la vida organizacional. Sin embargo, a la mayoría de las personas tampoco les gustan, no porque no sirvan para avanzar (que sí sirven), sino porque suelen hacer perder mucho tiempo. Como no podemos deshacernos de ellas, la solución es mejorarlas, haciéndolas más eficientes, más valiosas y más concisas.
Eche un vistazo a su calendario. ¿Cuántas de sus reuniones duran 60 minutos o más? Imagine cuánto tiempo tendría para avanzar en su trabajo (o simplemente para tener espacio para pensar) si fueran reuniones de 25 minutos. Y imagine lo agradecidos que estarán sus compañeros de equipo y colegas por ese tiempo cuando asistan a sus reuniones.
Veinticinco minutos no es una cifra arbitraria: hay tanto arte como ciencia detrás. En pocas palabras, 25 minutos es práctico, sencillo y alcanzable, y tiene el respaldo de los datos para demostrarlo.
Pasos de acción
La hoja de ruta de la reunión de 25 minutos consta de tres pasos:
1. Preparación
Propósito. Antes de invitar a personas a una reunión, piense en por qué la va a celebrar. Aunque hay cientos de motivos para reunirse, suelen encajar en una de tres categorías: informar, alinear o resolver. Para cada reunión que organice, complete esta frase: «Al final de esta reunión, sería estupendo que…». Incluya el resultado en la invitación a la reunión. Para cada reunión a la que le inviten, pida (con cortesía) al organizador que complete la misma frase.
Participantes. Una reunión de 25 minutos funciona mejor con grupos de no más de cinco personas. Considere por qué se necesita a cada persona preguntándose dos cosas: ¿qué papel desempeñará en esta reunión? ¿Cómo aportará o obtendrá valor de su tiempo en ella?
Proceso. ¿Cómo lograremos el propósito declarado de la reunión? Contar con un proceso y una estructura que faciliten el debate significa que todos pueden contribuir por igual, y que una conversación fluida resulta eficaz. Un buen proceso de reunión sigue su agenda, facilita la participación y sirve al resultado de la reunión.
2. Asistencia
Preparación. La falta de planificación y de preparación es una de las principales causas de que las reuniones sean ineficaces. Incluya el propósito de la reunión en la invitación, envíe las agendas con antelación y asegúrese de que las personas tengan tiempo suficiente para revisar cualquier documento previo.
Puntualidad. Esté quien esté en la sala, la reunión comenzará y terminará a la hora prevista. No se repetirá nada para quienes lleguen tarde. Al respetar el tiempo de los demás y el asunto o tema que se trata, generamos sentimientos positivos hacia nuestros compañeros de equipo. Esto favorece debates más abiertos, honestos y sinceros, que a su vez permiten alcanzar los resultados de la reunión.
Presencia. A menos que necesite mostrar diapositivas o hacer una demostración en un ordenador, las reuniones deben realizarse sin dispositivos: no se permiten teléfonos, portátiles ni tabletas.
3. Participe
Intervenga. Indique en la invitación a la reunión que se les pedirá que aporten actualizaciones, opiniones, ideas o preguntas. Para ayudarles a sentirse cómodos y a participar rápidamente, considere la posibilidad de utilizar una breve pregunta o actividad de seguimiento (por ejemplo, en una escala del 1 al 10, ¿cómo se siente hoy?).
Producir. Utilice la reunión para potenciar el trabajo, sin impedir que nadie haga «trabajo real», siguiendo una estructura de reunión rigurosa. El marco Scan Focus Act (formulado originalmente por Jim Channon, Frank Burns y Linda Nelson en 1983) ayuda a mantener las reuniones en el buen camino:
Analizar. ¿Para qué estamos aquí? ¿Cuál es el contexto de la reunión? ¿Qué pueden aportar las personas al debate? 12 minutos como máximo.
Centrar. ¿Cuáles son los dos o tres asuntos que requieren nuestra atención o que orientan nuestra toma de decisiones o la resolución de problemas? Ocho minutos como máximo.
Actuar. ¿Qué más debemos hacer? ¿Qué acciones son necesarias? ¿Qué sucederá a continuación? Cinco minutos como máximo.
Continuar. Las personas deben salir de la reunión con energía y con ganas de avanzar, dar los siguientes pasos y tener claro qué deben hacer. Esto se consigue con la comunicación de seguimiento.
Según Rocket Meetings, una organización especializada en productividad, más del 40 % de los asistentes a reuniones no recuerdan lo que se decidió ni quién debe hacer qué después de una reunión. Además, el 20 % de los participantes tiene una opinión diferente sobre lo que se decidió.
«En pocas palabras, 25 minutos es práctico, sencillo y alcanzable, y tiene el respaldo de los datos para demostrarlo.»
Cómo lo aplica un líder
Como muchos directivos, Sandra, ingeniera sénior de diseño en la industria de fabricación de automóviles, tiene la mayoría de los días llenos de reuniones consecutivas. La mayoría las clasifica como formales y poco flexibles para cambiar. Sin embargo, también tiene muchas reuniones improvisadas que suelen programarse para 60 minutos, por lo que decidió cambiarlas al modelo de 25 minutos.
Dirige las reuniones haciendo preguntas abiertas y esperando a que las personas respondan. Aunque resulta difícil, considera que el silencio es muy poderoso, ya que todos miran para ver quién hablará primero. El cambio supuso una clara mejora en la fluidez de los debates, en la forma en que interactuaban las personas e incluso en su compromiso con las tareas asignadas.
Otros conceptos que ha adoptado y que ahora utiliza con regularidad incluyen:
Enviar una agenda breve antes del evento, para que los participantes se sientan informados y no sorprendidos, y luego ceñirse a la agenda e introducir nuevos temas solo si está justificado.
Llegar con antelación (tanto en reuniones presenciales como en línea), presentarse con una imagen profesional y no perder el tiempo.
Tomar notas en directo en la pantalla o en papel para que todos aporten y acuerden los siguientes pasos.
Enviar las actas en un plazo de 24 horas para que todos estén informados sobre los entregables acordados.
Reprogramar la reunión si las personas clave llegan tarde o no pueden asistir; no tiene sentido hacer perder el tiempo a la gente celebrando la reunión de todos modos.
