Sea cual sea tu trabajo, en un aspecto el día de todos es básicamente igual: todos disponemos de la misma cantidad de tiempo.
Por eso, la forma en que usas tu tiempo marca toda la diferencia, tanto si estás poniendo en marcha una startup como si diriges una empresa de mil millones de dólares como Jim Whitehurst, presidente y director ejecutivo de Red Hat, uno de los proveedores de software de código abierto más grandes y exitosos.
Estos son los consejos de Jim para aprovechar al máximo tu tiempo y mejorar tu productividad personal:
1. Cada domingo por la noche, planifica tu semana. Los domingos por la noche, me siento con mi lista de objetivos importantes para el año y para cada mes. Esas metas orientan cada semana y me ayudan a mantener el rumbo. Aunque los objetivos a largo plazo quizá no sean urgentes, sin duda son importantes. Si no tienes cuidado, es fácil que lo «importante» quede relegado por lo «urgente». Después miro mi calendario de la semana. Sé qué horarios están ocupados por reuniones, etc. Luego veo qué quiero lograr y añado esas tareas a mi lista de pendientes.
La clave es crear estructura y disciplina para la semana; de lo contrario, simplemente dejarás que las cosas te lleguen y lo urgente desplazará a lo importante.
2. Reserva activamente tiempo para las tareas. Todo el mundo programa reuniones y citas. Ve un paso más allá y reserva tiempo para completar tareas específicas. Asigna bloques para «Escribir una propuesta nueva», «Preparar una presentación» o «Revisar y aprobar materiales de marketing».
Si no reservas ese tiempo de forma proactiva, esas tareas se aplazarán. O sufrirán interrupciones. O perderás la concentración. Y las tareas importantes no llegarán a hacerse.
3. Sigue una lista de tareas realista. Antes hacía listas de tareas, pero no asignaba tiempo a cada tarea. ¿Qué pasaba? Siempre tenía más elementos en la lista de los que podía completar, y así se convertía en una lista de deseos, no de tareas pendientes. Si hoy tienes programadas seis horas de reuniones y ocho horas de tareas, esas tareas no se harán.
Asignar tiempos realistas te obliga a establecer prioridades. (Me gusta Toodledo, pero hay muchas otras herramientas que puedes usar.) Asignar tiempos realistas también te ayuda a mantener la concentración. Cuando sabes que una tarea solo debería llevar 30 minutos, te esfuerzas más por eliminar o ignorar las distracciones.
4. Establece 30 minutos como duración predeterminada de las reuniones. Quienquiera que haya inventado la duración predeterminada de una hora en los programas de calendario desperdició millones de horas-persona. La mayoría de los temas se pueden tratar en 30 minutos. Muchos se pueden resolver en 15 minutos, sobre todo si todos los asistentes saben que la reunión solo durará 15 minutos.
No te sometas a las opciones predeterminadas de las herramientas de calendario. Programa una hora solo si sabes con certeza que la necesitas.
5. Deja de hacer varias cosas a la vez. Durante una reunión —especialmente una de una hora— resulta tentador ocuparse de algunas tareas mecánicas. (¿Quién no ha ordenado la bandeja de entrada durante una reunión?) El problema es que esa atención dividida hace que las reuniones sean menos productivas. Aunque solo estés haciendo cosas mecánicas, sigues distraído. Y eso te hace menos productivo.
Hacer varias cosas a la vez acaba con la productividad personal. No intentes hacer dos cosas a medias. Haz una sola cosa realmente bien.
6. Aprovecha al máximo los tiempos muertos. Mis mayores tiempos muertos durante la jornada laboral se dan cuando voy en coche al trabajo, cuando vuelvo a casa y cuando estoy en aeropuertos. Así que me esfuerzo mucho por encontrar la manera de aprovechar ese tiempo. Casi siempre programo llamadas para el trayecto al trabajo. Es fácil: llevo a los niños al colegio y los dejo a una hora concreta; después puedo hacer una llamada de 8:00 a 8:30. Normalmente no programo llamadas para el trayecto de vuelta a casa, así puedo devolver llamadas, especialmente a personas de la Costa Oeste.
En el aeropuerto, uso Pocket, una extensión del navegador que descarga artículos. Cargar 10 artículos con antelación me garantiza tener mucho que leer —mucho que quiero leer— mientras espero en la fila de seguridad.
Observa tu día. Identifica los tiempos muertos. Luego programa actividades que puedas hacer durante esos ratos. Llámalos tiempo de ventaja, porque de verdad pueden darte una ventaja productiva.
7. Registra tu tiempo. Cuando empieces a registrar tu tiempo (yo uso Toggl), te sorprenderá cuánto tiempo dedicas a cosas que no son productivas. No hace falta que seas extremadamente específico. La información que registres puede ser aproximada, no precisa.
Hace poco empecé a registrar mi tiempo. Ha sido una experiencia reveladora y me ha ayudado mucho a concentrarme.
8. Piensa bien cómo aprovechar la hora del almuerzo. La pausa para almorzar puede durar una hora. O 30 minutos. O 10 minutos.
Sea cual sea su duración, piensa bien qué haces durante ese tiempo. Si te gusta comer en tu escritorio y seguir trabajando, perfecto. Pero si te viene bien usar la pausa para recargar energías, el almuerzo es un momento en el que hacer varias cosas a la vez puede ser estupendo: puedes establecer contactos, socializar y ayudar a construir la cultura de tu empresa, pero no si sales a almorzar con las mismas personas todos los días.
Elige dos días a la semana para salir con personas a las que no conoces bien. O da un paseo. O haz algo que te resulte productivo a título personal. Supongamos que dedicas una hora al almuerzo cada día; son cinco horas a la semana. Piensa bien cómo empleas ese tiempo. No tienes que trabajar, pero deberías aprovecharlo en tu beneficio.
9. Protege el tiempo con tu familia. Como tú, soy un poco adicto al trabajo. Por eso, pienso muy bien cómo pasar las tardes. Cuando vuelvo del trabajo a casa, es tiempo para la familia: cenamos juntos y ayudamos a nuestros hijos con los deberes. Desconecto por completo. Nada de teléfono ni correo electrónico.
Por lo general, tenemos dos horas antes de que los niños tengan que prepararse para irse a la cama. Durante ese tiempo, estoy presente. Después puedo volver a conectarme. Me siento cómodo dejando el trabajo a las 5 o a las 5:30 p. m., porque a las 8 o a las 9 sé que podré volver a ocuparme del trabajo.
Todas las familias tienen momentos clave en los que pueden relacionarse mejor. Si no liberas ese tiempo de forma proactiva, volverás a ocuparte de asuntos del trabajo. O trabajas o estás en casa con tu familia. Eso significa nada de teléfonos en la mesa ni mensajes de texto. No te limites a estar ahí: comparte ese tiempo con tu familia.
10. Empieza bien cada día. Hago ejercicio a primera hora de la mañana porque me da energía. (Las investigaciones también muestran que el ejercicio aeróbico moderado puede mejorar el estado de ánimo hasta 12 horas, también.)
Me levanto temprano y salgo a correr. Luego me refresco mientras leo el periódico y bajo antes que mis hijos para desayunar con ellos. No solo obtendrás un impulso de energía: la eficiencia por la mañana marca la pauta para el resto del día. Empieza el día de forma productiva y todo el día también será más productivo.
Este artículo se publica en colaboración con LinkedIn. La publicación no implica que el Foro Económico Mundial respalde estas opiniones.
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Autor: Jeff Haden es escritor fantasma, conferenciante y editor colaborador de Inc. Magazine.
Imagen: Una empresaria camina por la explanada de La Défense, en el distrito financiero y de negocios de La Défense, al oeste de París, el 10 de abril de 2014. REUTERS/Gonzalo Fuentes.
