El brote de coronavirus significa que millones de trabajadores de todo el mundo trabajan ahora desde casa.
La tecnología de videoconferencia nos permite unirnos a reuniones desde la comodidad de nuestros hogares.
A continuación, algunos consejos para sacar el máximo partido a las reuniones virtuales.
A medida que la COVID-19 sigue extendiéndose por el mundo, cada vez más empresas piden a sus empleados que no acudan a la oficina. Amazon ha pedido al personal que trabaje desde casa si es posible, mientras que Twitter ha hecho que sea obligatorio para todos sus empleados. Millones de personas en China están ahora trabajando desde casa por primera vez, y muchas empresas indias las siguen, también. El reto para los directivos que ayudan a su personal a adaptarse a esta nueva realidad será garantizar que la moral y la productividad se vean afectadas lo menos posible.
Afortunadamente, la tecnología moderna nos permite celebrar reuniones presenciales sin necesidad de estar en el mismo país, y mucho menos en la misma sala. Charles Michel, presidente del Consejo Europeo, convocó esta semana una reunión de líderes de la UE por videoconferencia. El presidente de Irlanda, Leo Varadkar, publicó en Twitter una foto de la reunión, en la que aparece frente a una gran pantalla de televisión llena de transmisiones en directo de sus homólogos.
Por otro lado, el primer ministro del Reino Unido, Boris Johnson, ha afirmado que la pandemia no es motivo para retrasar las negociaciones del Brexit entre su país y la UE, ya que ambas partes pueden reunirse y negociar por videoconferencia en su lugar.
Por supuesto, todavía existen grandes diferencias entre las reuniones presenciales y las reuniones en línea; por ello, para quienes se inician en este paradigma, a continuación se ofrecen algunos consejos de todo el mundo sobre cómo garantizar que sus reuniones virtuales sean eficaces y productivas.
Igual pero diferente
Como un artículo reciente de la Harvard Business Review (HBR) reconoce, para que las reuniones virtuales funcionen será necesario realizar varios ajustes; pero, una vez implantados, según señala, no hay razón alguna para que las reuniones a distancia sean una forma ineficaz de sacar adelante las cosas.
¿Cuáles son estas diferencias? Para empezar, una dirección firme cobra aún más importancia en un entorno virtual.
«Lo único peor que una presentación larga en persona es una presentación larga durante una reunión virtual», afirma el artículo. El directivo que dirige la reunión debe priorizar la conversación entre los participantes en lugar de los discursos, y debe procurar incluir a todos. Reunirse a distancia implica prescindir de las señales sociales y físicas que establecen las normas de las reuniones presenciales; en la práctica, esto significa que los participantes en reuniones virtuales tienen más probabilidades de interrumpirse unos a otros o de no hablar mucho. Pedir a las personas que intervengan por turnos es una forma de evitarlo.
También es importante recordar que, si bien las oficinas suelen diseñarse como espacios tranquilos y propicios para la concentración, nuestros hogares pueden ser muy distintos. Pedir a los participantes en la reunión que hagan un breve «recorrido virtual» por su entorno, en el que detallen las posibles interrupciones —por ejemplo, de compañeros de piso, niños, mascotas o incluso el tráfico local—, puede aportar un contexto útil y animar a los colegas a ser sensibles a las situaciones y limitaciones de los demás.
Consejos desde China
En China, por su parte, el portal web del gobierno ha publicado recientemente algunos consejos sobre cómo llevar a cabo reuniones virtuales «eficaces y eficientes». Según indica, la preparación cuidadosa es clave. No basta con que los participantes hayan descargado el software adecuado, por ejemplo; también deben haber comprobado que funciona y haberse familiarizado con su funcionamiento. Asimismo, los materiales, incluido el orden del día, deben prepararse y distribuirse con antelación, y deben ser breves para garantizar que se lean en la mayor medida posible.
También es fundamental que los participantes se conozcan entre sí, según indica el artículo de china.org.cn. De nuevo, sin las señales sociales y las cortesías habituales de las que todos dependemos, las presentaciones y las dinámicas de inicio cobran mayor importancia. Y si algún participante no puede utilizar un enlace de vídeo y solo puede conectarse por micrófono, el moderador debe ser consciente de ello y esforzarse especialmente por incorporarlo al debate.
Consejos británicos
El periódico británico The Guardian también ha ofrecido algunos consejos para los organizadores de videoconferencias por primera vez. Celebrar reuniones solo si es absolutamente necesario, aconseja el artículo, y mantener el número de asistentes al mínimo para «evitar el hastío provocado por la tecnología».
La etiqueta también es importante, advierte. Es fácil notar si la atención de alguien está en otra cosa, así que esté atento a las miradas errantes y no sea usted esa persona. «Y recuerde», concluye el artículo: «Si está viendo Netflix en lugar de trabajar, silencie siempre el micrófono».
Por otro lado, Apolitical —una plataforma mundial de aprendizaje para responsables políticos y funcionarios públicos— está elaborando una lista de consejos para dirigir reuniones en línea eficaces y pide aportaciones:
¿Qué hemos aprendido? Un resumen
Asegúrese de que todos comprendan cómo utilizar la tecnología.
Sin las señales sociales habituales, quienes dirigen las reuniones deben procurar incluir a todos y limitar los discursos.
Anime a los participantes a hacer un breve recorrido por su entorno.
Las dinámicas de inicio y las presentaciones son importantes para fomentar la inclusión y la comunicación.
Mantenga el número de asistentes, y la duración de la reunión, en el mínimo absoluto.
