Las reuniones de equipo son una forma eficaz de mostrar la cultura de una empresa.
Los estudios indican que solo se aprovecha bien alrededor del 50 % del tiempo de las reuniones y estas resultan interesantes.
Estos son algunos pasos que puedes seguir para que sean inclusivas, auténticas y eficaces.
El tiempo que pasamos en reuniones está en su máximo histórico, algo terrible para el cansancio provocado por Zoom, pero valioso para crear una imagen de la cultura de la empresa en acción.
Reflexiona sobre las reuniones en las que participaste el año pasado. Piensa en lo que observaste, en cómo se trataban entre sí las personas y en la dinámica general del equipo. Esos comportamientos e interacciones entre sus integrantes tienen grandes consecuencias para la forma en que una empresa practica —o no— sus valores y creencias. Aunque una sola acción pueda parecer insignificante, estos momentos se acumulan y afectan a tus resultados.
Mientras fundaba y hacía crecer una startup que finalmente salió a bolsa, pude observar todo tipo de comportamientos en las reuniones de equipo —positivos y negativos— y vi cómo afectaban a nuestros objetivos generales. Lo que presencié me convenció de que las reuniones son un microcosmos de la cultura de una empresa. Estas son algunas preguntas que puedes hacerte sobre los hábitos de reunión que tienen mayores repercusiones culturales:
¿La agenda de tus reuniones es deliberada o improvisada?
Los estudios indican que solo alrededor del 50 % del tiempo de las reuniones es eficaz, se aprovecha bien y resulta interesante. Este último año de trabajo a distancia ha puesto a prueba la idea de «planificar con antelación». Cuando ya no son posibles las conversaciones en los pasillos ni las «reuniones rápidas», las reuniones deben ser algo más que un simulacro de emergencia improvisado para reaccionar al problema del día.
Pregúntatelo a ti y a tus compañeros de equipo:
¿Las reuniones terminan porque se agota el tiempo reservado o concluyen con un resultado claro y próximos pasos para los asistentes?
¿Cuánto tiempo de la reunión se dedica a tareas tácticas frente a iniciativas estratégicas? ¿Pueden los asistentes decir claramente qué objetivo de la empresa respalda la reunión?
¿Se documentó eficazmente suficiente información y se compartió con antelación? ¿Podría celebrarse la reunión de forma asíncrona si fuera necesario?
Un pequeño hábito positivo que puedes adoptar ahora: al final de cada reunión, repasa y acuerda las tareas pendientes y los pasos de seguimiento, anótalos y compártelos con los asistentes.
¿Tus reuniones son inclusivas o excluyentes?
El empresario canadiense Cameron Herold lo expresó de la mejor manera al decir que las mejores reuniones permiten que todos intervengan. Los productos y servicios mejoran cuando personas con distintas identidades, perspectivas y experiencias pueden contribuir, porque así quedan menos puntos ciegos. Las reuniones son espacios donde estas aportaciones pueden cultivarse —o ahogarse, hasta quedar enterradas en las notas de alguien y no servir de nada cuando, seis meses después, el producto se lanza tarde o recibe críticas por carecer de funciones de accesibilidad.
Pregúntatelo a ti y a tus compañeros de equipo:
¿Cuánto tiempo de la reunión acaparan las mismas voces?
¿Tiene todo el mundo la oportunidad de hablar?
¿Las invitaciones se basan en el cargo y la autoridad, o en los conocimientos y la participación?
¿Están todos siempre de acuerdo o hay opiniones divergentes?
Un pequeño hábito positivo que puedes adoptar ahora: como organizador de una reunión, proponte hacer una pregunta que todos deban responder. Esto anima a todos a participar en la reunión.
¿Están realmente presentes los participantes de las reuniones o se distraen con facilidad?
Al aceptar una invitación a una reunión, se establece un acuerdo tácito: los asistentes se comprometen a prestar atención y concentrarse en quien la organiza. Llegar tarde, sacar dispositivos durante las presentaciones, apagar la cámara… todo transmite un mensaje. Y no es bueno.
Pregúntatelo a ti y a tus compañeros de equipo:
¿Los asistentes tienen que esperar para descubrir por qué se les invitó, o pueden aclarar —o ya explicar— por qué están presentes y cuál es su función?
¿Los líderes dedican más tiempo a hablar, escuchar o hacer preguntas?
Mientras habla un integrante del equipo, ¿los asistentes están mirando sus teléfonos o dan señales visuales de que están atentos y presentes?
Un pequeño hábito positivo que puedes adoptar ahora: al comienzo de la reunión virtual, todos acuerdan mantener la cámara encendida o apagada. Si es presencial, todos acuerdan cerrar sus portátiles.
¿La conversación en la reunión es sincera o poco auténtica?
Las reuniones suelen ser un espacio para compartir actualizaciones sobre el estado de los proyectos, algo que puede intimidar a quienes contribuyen. Una vez, un gerente me contó la historia de un jefe que intentaba proteger a su propio jefe de las malas noticias. Antes de una reunión de grupo, presionaron explícitamente al gerente para que calificara sus objetivos en verde (lo que indicaba que iban bien), porque a su jefe no le gustaba ver el color amarillo (el objetivo se estaba retrasando) y detestaba el rojo (el objetivo no se cumpliría).
Aunque no siempre sea tan explícita, esta presión entre colegas en las empresas es habitual. Por algo existe el dicho: «No mates al mensajero».
Pregúntatelo a ti y a tus compañeros de equipo:
¿Todas las actualizaciones de estado terminan con una valoración positiva en todos los aspectos?
¿Cuándo se compartieron malas noticias por última vez?
¿Da la impresión de que los integrantes del equipo solo trabajan en proyectos que tienen éxito?
Si los proyectos fracasan, ¿se celebra la oportunidad de aprender?
Cuando se aplaza la fecha de lanzamiento, ¿es una sorpresa o se esperaba porque se hablaron con transparencia los motivos del retraso?
Un pequeño hábito positivo que puedes adoptar ahora: la próxima vez que hagas seguimiento de un plazo con tu equipo, pide a todos que anoten su nivel de confianza (verde, amarillo o rojo) en que completarán el proyecto a tiempo y que lo compartan todos a la vez.
Los pequeños cambios positivos pueden dar grandes resultados
Organizar reuniones productivas no consiste solo en las reuniones; hay mucho más. Se trata de cultivar los hábitos adecuados para facilitar las conversaciones necesarias y, en última instancia, fomentar una cultura positiva de propósito y logros. Por eso son preguntas difíciles. Después de dedicar tiempo a reflexionar sobre tus reuniones, ¿ves con más claridad qué funciona y qué podría mejorar? ¿Podrías comprometerte a cambiar un hábito de reunión y evaluar los avances durante los próximos tres meses?
Este último año de trabajo a distancia forzado ayudó a muchos de nosotros a comunicarnos mejor. Aprendimos a conectar, influir y liderar únicamente por medios digitales. Estamos en una encrucijada sin precedentes (perdón, tenía que decirlo) mientras las oficinas reabren poco a poco. Podemos volver a como eran las cosas o mantener algo bueno en marcha.
En esta próxima etapa, llevemos con nosotros nuestros buenos hábitos en las reuniones y empecemos a crear otros nuevos.
