Las investigaciones sugieren que solo alrededor del 50 % del tiempo de las reuniones es efectivo, bien aprovechado y atractivo.
Desde llegar puntual hasta usar las herramientas adecuadas, estos consejos pueden ayudar a sacar el máximo partido a las reuniones virtuales.
Las reuniones mal dirigidas tienen un impacto tremendamente negativo en el éxito, la innovación y la creatividad de los equipos, así como en el bienestar y el estrés de las personas. De hecho, participar en una mala reunión puede dar lugar incluso a síndrome de recuperación tras reuniones, en el que los empleados pierden tiempo y productividad adicionales al recuperarse mentalmente de una mala reunión.
Mis investigaciones sugieren que solo alrededor del 50 % del tiempo de las reuniones es efectivo, bien aprovechado y atractivo, y estas cifras de efectividad descienden aún más cuando se trata de reuniones remotas.
Dirigir bien las reuniones puede dar lugar a numerosos resultados positivos y estimulantes, como una mejor toma de decisiones y una mayor innovación, cohesión, agilidad y resiliencia; resultados esenciales en un momento en que los equipos y las organizaciones afrontan los desafíos laborales de la pandemia.
La buena noticia es que existe un camino basado en la evidencia, fundamentado en más de 20 años de investigación sobre reuniones y equipos. La ciencia de las reuniones ha aportado conocimientos clave que pueden resultar de gran ayuda para quienes dirigen reuniones, especialmente en este momento difícil, marcado por un aumento de las reuniones remotas. (Muchas de estas pautas también funcionarán igual de bien en reuniones presenciales, cuando vuelvan a ser posibles).
Adoptar una mentalidad de administración responsable al gestionar reuniones remotas
Los mejores líderes de reuniones parecen compartir una mentalidad similar: reconocen su papel como administradores responsables del tiempo de los demás. Los líderes suelen adoptar una mentalidad de administración responsable al reunirse con clientes o partes interesadas importantes, porque nunca querrían que esas personas clave sintieran que la reunión ha sido una pérdida de tiempo. Sin embargo, esa responsabilidad suele descuidarse al reunirse con el propio equipo o con colegas.
Cuando adoptas una mentalidad de administración responsable, tomas decisiones deliberadas sobre tus reuniones de principio a fin. Actuar con intención y tomar decisiones inteligentes sobre las reuniones no requiere mucho tiempo; con la práctica, puede bastar con un minuto. Estas decisiones abarcan cómo preparas la reunión de antemano, cómo gestionas la productividad y la presencia durante la reunión y cómo la concluyes.
Prepara tu reunión remota para que tenga éxito
No invites en exceso. Las reuniones remotas pierden calidad rápidamente a medida que aumenta su tamaño. Por suerte, las reuniones remotas pueden grabarse fácilmente y escucharse al doble de velocidad por los asistentes que no acuden en directo. Libera a los miembros no esenciales de la obligación de asistir y comparte la grabación para que puedan escucharla cuando les convenga, en lugar de interrumpir su flujo de trabajo. Sin embargo, y esto es clave, para evitar que los miembros del equipo que no fueron invitados a una reunión concreta se sientan marginados, ofréceles la opción de asistir a futuras reuniones sobre el tema si así lo desean. Normalmente no aceptarán la oferta, pero valorarán que se la hayan hecho.
Establece la duración adecuadamente. Dado que hoy en día nuestros periodos de atención son más breves, evita programar por defecto reuniones de una hora. No dudes en programar reuniones de solo 15, 20 o 25 minutos. Reducir la duración de la reunión genera una presión positiva; las investigaciones demuestran que los grupos que trabajan bajo cierto grado de presión temporal tienen un rendimiento más óptimo gracias a una mayor concentración y estímulo.
Afina la agenda. Para generar concentración, que suele faltar en las reuniones remotas, intenta organizar la agenda como un conjunto de preguntas que deben responderse en lugar de una lista de temas que debatir. Al plantear los puntos de la agenda como preguntas, tendrás una idea más clara de quién debe asistir realmente a la reunión. Una vez respondidas las preguntas, sabrás cuándo dar por terminada la reunión y podrás valorar fácilmente si ha sido un éxito.
Usa el vídeo. Las reuniones remotas están sujetas a un fenómeno denominado holgazanería social, una tendencia humana a reducir el esfuerzo y la motivación al trabajar en grupo. La holgazanería social aumenta cuanto más anónimo se siente uno, como si se escondiera entre la multitud, y puede intensificarse durante las reuniones remotas debido a la barrera virtual entre los miembros del equipo. Usar el vídeo, junto con invitar al menor número posible de personas, ayuda a contrarrestar esa sensación de anonimato.
Gestión de la productividad y la presencia durante las reuniones
Empieza y termina a tiempo. Nada acaba antes con el impulso de una reunión que un retraso de 15 minutos porque la gente tiene que descargar software, no consigue que funcione el vídeo o el audio, o se encuentra con otros problemas técnicos. Quienes presenten la reunión deberían conectarse cinco minutos antes para asegurarse de que toda la tecnología funciona correctamente. Terminar las reuniones tarde es una fuente tremenda de estrés para las personas, así que no te excedas en el tiempo.
Empieza bien la reunión. Como líder de la reunión, tu estado de ánimo importa. Marca el tono. Las investigaciones incluso sugieren que puede producir un efecto de contagio en los asistentes, de modo que su estado de ánimo refleje el tuyo. Comienza la reunión con energía, aprecio y gratitud, especialmente en este momento estresante. Hacerlo aumenta las probabilidades de alcanzar un estado de ánimo más positivo durante la reunión, lo que favorece una mayor creatividad, escucha y constructividad.
Establece normas. ¿Cómo podemos esperar que nuestras reuniones remotas sean eficaces si nunca hablamos de qué hace que una reunión sea buena y de qué debemos evitar? Con los asistentes, establece periódicamente expectativas mutuas sobre lo que hace que una reunión remota sea buena. Expón expectativas como «mantengamos cada intervención en no más de 60 segundos para que todos tengan oportunidad de hablar» y da a los colegas la oportunidad de responder. Para combatir la fatiga en reuniones largas, conviene establecer normas sobre cuándo se puede hacer una pausa, ponerse de pie y estirarse.
Modera activamente. Esto es absolutamente clave en las reuniones remotas. Quienes dirigen las reuniones deben asumir el papel de moderadores. Involucra a los asistentes virtuales (por ejemplo, «Sasha, por favor, comparte tus ideas») para mantenerlos comprometidos. Incluso podrías considerar llevar un recuento para asegurarte de que todos contribuyen y se escuchan todas las voces, como hacen algunos profesores de éxito. Evita la pregunta genérica «¿Alguna observación?». En su lugar, pide la intervención de personas concretas. Por último, no permitas que la gente divague ni se desvíe del tema; interrumpir con amabilidad, si es necesario, es tu responsabilidad como líder de la reunión.
Usa herramientas. El silencio no indica comprensión ni acuerdo. Algunas aplicaciones excelentes (como Klaxoon, Mentimeter y Poll Everywhere) permiten a los participantes votar, una forma sencilla de determinar si el grupo ha alcanzado un consenso. Esto puede hacerse en tiempo real durante la reunión o inmediatamente después, para separar la deliberación de la toma de decisiones. Utiliza la tecnología de salas de chat disponible, no para conversaciones paralelas, sino para que los asistentes indiquen que quieren intervenir o que se han perdido algo. En algunas reuniones, la sala de chat puede usarse como un segundo canal de comunicación que modera el líder u otro asistente. Aprovechar las herramientas tecnológicas a tu disposición ayuda a aumentar la participación y el compromiso.
Cómo terminar las reuniones y recabar opiniones
Termina bien las reuniones. Con unos minutos de margen, asegúrate de aclarar las conclusiones. Identifica a la persona directamente responsable de cada acción. No dejes que nadie salga de tu reunión sin saber qué se ha logrado o cuáles son los próximos pasos.
Pide opiniones. Por último, la mejor manera de mejorar las reuniones de tu equipo es preguntar a los asistentes cómo van: el máximo acto de administración responsable. Envía una encuesta rápida en la que las personas indiquen qué va bien o no tan bien, y propón ideas de mejora. Después, aprende, reflexiona y prueba nuevas cosas a partir de los comentarios. Dado que llevamos cierto tiempo reuniéndonos de forma remota, y es posible que continuemos así durante el futuro previsible, este puede ser el momento ideal para dar este paso.
¿Es posible alcanzar la perfección en las reuniones virtualesperfección? Probablemente no, pero con un desarrollo centrado y una actitud intencionada, puedes convertir tus reuniones en eventos eficientes y atractivos. Aunque no puedas controlar las reuniones de los demás, sí puedes tomar decisiones excelentes sobre tus reuniones y dar ejemplo de administración responsable. Puedes ser el ejemplo que esperas que otros sigan. Comprometámonos a mejorar nuestras reuniones, una reunión a la vez.
