La técnica de retrospectiva de las 4L puede ayudar a los equipos a centrarse en la reflexión y la mejora.
Consiste en que el personal reflexione sobre lo que le encantó, lo que detestó, lo que aprendió y lo que echó en falta durante un proyecto.
Lleva 60 minutos y consta de 6 pasos. Así se hace.
No hay mejor momento para reflexionar que al comienzo del año. Reservar tiempo y espacio para las retrospectivas permite a los miembros del equipo identificar problemas y proponer distintas soluciones. Hacerlo de forma habitual crea seguridad psicológica, uno de los atributos clave de los equipos de alto rendimiento.
En Atlassian, usamos la técnica de retrospectiva de las 4L para facilitar la reflexión del equipo. Durante esta actividad, los miembros del equipo identifican qué les encantó, qué detestaron, qué aprendieron y qué echaron en falta en un proyecto o ciclo de trabajo. Reflexionar sobre el trabajo ayuda al equipo a aplicar lo aprendido para mejorar.
Solo se necesitan 60 minutos para llevarla a cabo, y tengo instrucciones paso a paso y plantillas para que tu equipo también la pruebe. ¡Vamos allá!
Paso 1: Preparación
Antes de la sesión, acuerden en equipo el período que quieren revisar. Si el equipo trabaja a distancia, creen un documento colaborativo: pueden consultar estas plantillas en Trello, Confluence y Miro. Si trabajan en persona, busquen una pizarra y preparen notas adhesivas y rotuladores. Creen seis columnas con los títulos «Hitos», «LO QUE NOS ENCANTÓ», «LO QUE DETESTAMOS», «LO QUE ECHAMOS EN FALTA», «LO QUE APRENDIMOS» y «Acciones».
Si tu equipo está distribuido —es decir, algunos miembros se reúnen en persona mientras otros se conectan virtualmente—, recomendamos realizar esta actividad completamente en línea y pedir a quienes están en persona que participen por Zoom.
Paso 2: Preparar el terreno
Para fomentar la seguridad psicológica, es decir, que los miembros del equipo sientan que pueden hablar con libertad y sin temor a represalias, repitan estos puntos al comienzo de la sesión:
Vamos a hablar sobre cómo hemos trabajado para ver cómo podemos mejorar.
Entendemos que todos hicieron lo mejor que pudieron con los conocimientos y las herramientas que tenían.
Esta reunión es un espacio seguro. Nada de lo que se comparta se usará en contra de nadie.
Estamos aquí para explorar, no para buscar culpables.
Paso 3: Identificar los momentos clave
Pidan al equipo que recuerde un período específico e identifique los acontecimientos clave que tuvieron lugar. Den algunos ejemplos, como los resultados alcanzados, las celebraciones del equipo, la incorporación de nuevos miembros o los eventos de la empresa. Centrar al equipo en los hitos clave le ayuda a recordar qué ocurrió y cómo se sintieron al respecto. Luego, pongan un temporizador de cinco minutos para que cada persona añada sus propios acontecimientos clave a la columna de Hitos.
Paso 4: Reflexionar
Expliquen al equipo las cuatro listas: «LO QUE NOS ENCANTÓ», «LO QUE ECHAMOS EN FALTA», «LO QUE DETESTAMOS» y «LO QUE APRENDIMOS».
LO QUE NOS ENCANTÓ: lo que les gustó de su trabajo durante ese período. Es lo que quieren seguir haciendo, o hacer más, en el futuro.
LO QUE ECHAMOS EN FALTA: lo que les habría gustado tener. Podrían ser más personas, más tiempo o más café. Todo se puede proponer.
LO QUE DETESTAMOS: lo que hizo que la vida fuera peor en ese momento. ¿Qué esperan que no vuelva a ocurrir nunca?
LO QUE APRENDIMOS: lo que aprendieron de sus éxitos y errores.
Pongan un temporizador de 10 minutos para que todos anoten actividades en cada lista. No tengan prisa. Dedicar tiempo a escribir permite procesar y reflexionar, y también da espacio a los miembros más reservados para compartir sus ideas.
Paso 5: Crear un plan de acción
Durante 10 minutos, conversen en equipo o en grupos pequeños sobre lo siguiente:
Una acción que llevarán a cabo para eliminar algo de la lista «LO QUE DETESTAMOS».
Una acción que llevarán a cabo para potenciar algo de la lista «LO QUE NOS ENCANTÓ».
Usen las listas «LO QUE ECHAMOS EN FALTA» y «LO QUE APRENDIMOS» para dar forma a sus ideas sobre las acciones que pueden emprender.
Reúnanse de nuevo y den a cada persona o grupo unos minutos para presentar su plan. Anoten cada acción en la lista de acciones. Asegúrense de incluir quién la llevará a cabo, qué hará y para cuándo. Acuerden cuándo revisarán periódicamente el avance de las acciones, por ejemplo, en las reuniones del equipo o en la siguiente retrospectiva de las 4L.
Paso 6: Hacer seguimiento
Antes de terminar, programen la próxima sesión de las 4L. Empezar con una sesión cada trimestre es una buena opción. También me gusta realizar esta actividad al final de un proyecto o acontecimiento importante, como el lanzamiento de un producto o la reunión anual.
He realizado esta actividad con decenas de equipos y es increíble ver cómo cambia la dinámica durante la sesión. Dar a los miembros del equipo la oportunidad de reflexionar juntos y contribuir a encontrar un mejor camino puede ser transformador. ¿A qué esperan? Reserven una hora durante el próximo mes y vean qué tal les va.
