La contratación es una función estratégica fundamental para los objetivos empresariales de una organización. Una contratación eficaz agiliza los procesos e identifica fuentes de suministro rentables. Sin embargo, a las organizaciones les cuesta aprovechar el abastecimiento para mejorar sus resultados, y muchas recurren a proveedores de servicios externos para lograrlo. Estos proveedores deben aportar valor más allá del ahorro en costes y mano de obra para marcar una diferencia significativa en el negocio.
Un proveedor de servicios eficaz debe poder adaptar sus servicios para minimizar el impacto de la dinámica del mercado en la cadena de valor de suministro de un cliente. También debe poder garantizar de forma proactiva el cumplimiento en todos los ámbitos de las operaciones empresariales. Las tecnologías emergentes y la proliferación de tecnologías digitales han abierto vías para nuevos modelos de negocio y marcos de prestación de servicios. Los proveedores de servicios externos deben aprovechar estas tecnologías para ofrecer servicios de valor añadido a sus clientes. Algunos de ellos son:
Contratación sinérgica: Los proveedores de servicios pueden ayudar a encontrar elementos comunes entre los bienes y materiales adquiridos en toda la organización, a fin de unificar y centralizar la contratación y facilitar las negociaciones de contratos con los proveedores. La contratación sinérgica ayuda a las organizaciones a ejercer mayor poder durante las negociaciones y a aprovechar plenamente las garantías o los descuentos comerciales disponibles. Además, ofrece una mayor visibilidad de los gastos y presupuestos de la empresa, lo que permite a los clientes priorizar y adquirir productos de gran valor estratégico, así como centralizar o localizar la contratación para optimizar costes y oportunidades.
Gestión del gasto residual: El «gasto residual» puede deberse a motivos como gastos no autorizados, gastos de bajo precio y alto volumen, gastos de bajo precio y bajo volumen, y gastos mal clasificados y fragmentados. Los proveedores pueden ayudar a analizar los datos de contratación de sus clientes para detectar y evitar el gasto residual, ya que afecta directamente a sus gastos de venta, generales y administrativos (SG&A) y al coste de los bienes vendidos (COGS). Analizar la cartera actual de contratos ayuda a establecer una base de referencia clara para que la organización cuantifique los beneficios que se obtendrán al consolidar el gasto residual. Al ofrecer visibilidad de los patrones de gasto y los presupuestos, los proveedores también pueden ayudar a la organización a reevaluar la lista de productos y servicios que necesita adquirir.
Contratación electrónica: La contratación electrónica puede facilitar relaciones eficaces con los proveedores bajo un control centralizado. Ofrece una única plataforma para todos los procesos relacionados con la contratación, como la publicación de solicitudes de propuestas, información y cotizaciones (RFX), la gestión de proveedores, la negociación, la documentación, la evaluación del valor de los productos, etc.
Los objetivos y las decisiones empresariales inciden directamente en la contratación, que a su vez repercute en los costes generales. Una estrategia de abastecimiento personalizada que tenga en cuenta parámetros como la naturaleza y la complejidad del negocio, así como la variedad de productos que adquiere, puede ayudar a alcanzar los objetivos empresariales de una organización sin incurrir en gastos evitables. El equipo colaborativo del proveedor de servicios, junto con los equipos de contratación y finanzas del cliente, puede garantizar que cada decisión de contratación se ajuste a la hoja de ruta o estrategia empresarial general para obtener los beneficios deseados.
¿Cómo aprovecha su organización el abastecimiento para mejorar sus resultados?
Este artículo se publica en colaboración con Tata. La publicación no implica que el Foro Económico Mundial respalde estas opiniones.
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Autor: Avinash Pattabhiram forma parte del equipo de Marketing de BPS.
Imagen: Peatones caminan por el interior de una estación de tren en Tokio. REUTERS/Yuriko Nakao
