Todo gira en torno a la conexión. Dadas las distancias que deben cubrir quienes teletrabajan y los miembros de su equipo que están lejos, organizar una reunión debería ser más complicado que nunca. Sin embargo, las empresas están descubriendo que, con las aplicaciones basadas en la nube, las reuniones son más fáciles y productivas, y que más empleados participan y contribuyen. Despídase del sistema basado en salas y de su intenso mantenimiento, y descubra qué significan los sistemas en la nube, más ligeros y versátiles, para los costos directos e indirectos de la cultura de las reuniones.
Es una pregunta sencilla
¿En qué preferiría gastar el dinero de su empresa? ¿En una sala de telepresencia con un precio de cinco cifras que necesita un técnico de TI dedicado para operarla, o en un excelente servicio de café y pasteles de esa elegante pastelería para todos los lunes durante un año? ¿Se queda con la tarta Ópera y los pasteles Napoleón? ¡Una elección inteligente! Un sistema flexible, escalable y utilizable en cualquier lugar es una inversión; una gran sala llena de equipos es un gasto depreciable. Aunque contar con buenos equipos es una buena idea, derrochar dinero en un sistema que no puede satisfacer necesidades flexibles ni incorporar al personal que está lejos es un pasivo. Francamente, 2014 no fue un año destacado para las grandes empresas de equipos de videoconferencia. Según IDC, grandes proveedores como Cisco, Polycom y Huawei vieron mermar sus resultados, aunque ya han despertado lo suficiente como para sumarse a la carrera por ofrecer soluciones basadas en la nube, conectividad entre plataformas y dispositivos, y soluciones locales de menor costo.
Según ZDNet, Cisco detectó la tendencia, pero, como ocurre con las culturas institucionales arraigadas e inflexibles, no se adaptó con la rapidez necesaria a la tendencia emergente del mercado que había señalado en 2013. Al proyectar un uso global de la nube de 7,7 zettabytes para 2017, o 19 billones de horas de reuniones por video, parece que la propia empresa perdió el tren hacia la nube, y permitió que empresas emergentes de reuniones por video como Blue Jeans se abrieran paso en el mercado al ofrecer servicios rentables basados en la nube. Las ofertas basadas en la nube, como las de Blue Jeans Network, comenzaron a ofrecer reuniones por video de alta calidad y escalables, y, en una época de presupuestos recortados, más empresas empezaron a prestarles atención.
¿Por qué la nube?
Las razones por las que las empresas se pasan a la nube son tan particulares como las propias empresas. Van desde una mayor portabilidad y escalabilidad de los servicios hasta una reducción considerable de los gastos en programas y servicios que antes eran costosos. Una encuesta reciente de Forbes ofreció algunas pistas sobre los motivos de las empresas: citó la necesidad de compartir datos entre aplicaciones, mejorar la colaboración y la integración entre departamentos, e innovar sobre la marcha en productos y servicios existentes. A medida que el uso de la informática pasa de las computadoras de escritorio y portátiles a las tabletas, los teléfonos inteligentes y las portátiles ultraligeras como Chromebook, el mercado del costoso software «en caja» se desplaza hacia los proveedores de «software como servicio».
Las principales empresas de software se han sumado con decisión: Creative Suite de Adobe está disponible mediante una suscripción mensual, en lugar de un pago único muy superior a 1.000 dólares, al que se sumaban los costos de las actualizaciones. Microsoft también ha seguido el mismo camino con su suite de productividad bestsellingOffice. Aunque las grandes empresas se sienten seguras en su nicho, las ofertas gratuitas o de menor costo les van quitando cuota de mercado. Las tabletas y los teléfonos inteligentes se están equiparando a las portátiles en tamaño y capacidad de procesamiento, mientras que las portátiles, a su vez, se han convertido en el equivalente de las computadoras de escritorio para usuarios avanzados. En todos los casos, las aplicaciones basadas en la nube han abierto nuevas posibilidades para que los usuarios trabajen —o se reúnan— desde cualquier lugar.
Llevar la cabeza a la nube
Piense en lo que necesita y espera de una aplicación para reuniones, y en las funciones que su equipo considera imprescindibles. Aumentar la participación durante las reuniones es vital, especialmente para evitar que el personal se desconecte. Cuanto mayores, más experimentados y mejor formados son los empleados, más probable es que estén entre el 73 por ciento de los trabajadores que simplemente están desconectados de su entorno laboral. Hay muchas razones para esa desconexión, pero abordar la situación requiere trabajo y esfuerzo. Dar a las personas herramientas para conectarse y colaborar contribuye mucho a remediar el aislamiento en el que parecen estar envueltos los empleados desconectados. Las llamadas telefónicas, los correos electrónicos y la mensajería solo llegan hasta cierto punto; hay ocasiones en que nada puede sustituir una reunión o incluso una videollamada. Dar a los trabajadores tiempo cara a cara permitió que se desarrollaran relaciones y creó oportunidades para establecer contactos que, de otro modo, podrían perderse quienes viven aislados en la oficina.
Lograr que todos participen y usen las reuniones por video vale el esfuerzo, aunque solo sea por dar a los empleados la oportunidad de sentirse incluidos y parte del éxito de la empresa. Abrir las reuniones para incorporar perspectivas y voces nuevas puede sacarlo de escuchar siempre lo mismo de las mismas personas y dar un soplo de aire fresco a una empresa estancada.
Este artículo se publica en colaboración con Smart Data Collective. La publicación no implica que el Foro Económico Mundial respalde las opiniones expresadas.
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Autor: Anand Srivastava es colaborador de Smart Data Collective.
Imagen: Una gran nube se cierne sobre el perfil urbano de San Francisco, California, el 12 de diciembre de 2014. REUTERS/Robert Galbraith.
