¿Alguna vez ha sentido la necesidad de rehacer una asignación de personal, una tarea especial o un proyecto? ¿Le cuesta realmente dejarlo en manos de otra persona o siente que sería más fácil hacerlo usted mismo? Si la tentación de revisar, rehacer o renovar un proyecto le mantiene en la oficina mucho después de que los demás se hayan ido a casa, ¡quizá necesite delegar!
Las investigaciones muestran que 9 de cada 10 gerentes no delegan lo suficiente.
Los gerentes podrían pensar que han delegado porque asignan un proyecto, pero delegar con éxito implica mucho más que encargarle una tarea a otra persona.
La palabra «delegate» puede rastrearse hasta las palabras latinas lega, que significa «comprometer, confiar o nombrar; enviar como representante», y de, cuya mejor definición es «estar lejos de algo o de alguien». La delegación es la transferencia de autoridad. En una relación entre supervisor y subordinado, el supervisor transfiere o «presta» parte de su autoridad al subordinado. Con esa autoridad, se confía en que el subordinado actúe en nombre de su supervisor para alcanzar un objetivo definido.
Como lo describe el presidente de una empresa, delegar «es tanto éxito como supervivencia. Delegar con éxito brinda a los empleados la oportunidad de desarrollarse y aprender nuevas habilidades. Sobrevivir consiste simplemente en darse cuenta de que un gerente o líder no puede hacerlo todo».
Delegar con éxito reporta grandes beneficios a cualquier empresa, grande o pequeña. Formar a futuros líderes implica delegar autoridad. Los empleados adquieren habilidades, experiencia y confianza. Sin embargo, muchos gerentes se resisten a delegar. ¿Por qué? (¡Siga leyendo y no olvide delegar a su personal la tarea de leer este artículo!).
Obstáculos para delegar
Quienes tienen autoridad para delegar suelen justificar su resistencia alegando que lleva demasiado tiempo, requiere demasiadas explicaciones, es demasiado arriesgado o implica demasiada incertidumbre. Para algunas personas, el propio proceso de delegar suscita temor al fracaso o a perder el control. La estructura organizativa, las diferencias culturales y la capacidad de escuchar también pueden complicar el proceso. Los subordinados también se forman sus propias opiniones. Puede que eviten asumir más responsabilidades porque están sinceramente en desacuerdo. También pueden haber tenido gerentes que no comunicaron un objetivo claro, microgestionaron el proyecto, no les brindaron apoyo o no les reconocieron el mérito que les correspondía.
Superar estos obstáculos puede ser un proceso lento, pero enormemente gratificante, como atestiguan tanto gerentes como subordinados. Un gerente de producción admite: «Se necesitó mucha disciplina y confianza para soltar las riendas y no microgestionar el proyecto». Los empleados experimentan «crecimiento y confianza al saber que la gerencia confía en ellos».
Confianza y responsabilidad
Desarrollar y mantener un equilibrio saludable entre confianza y responsabilidad son factores importantes al delegar. Un alto nivel de confianza en una organización es esencial para alcanzar sus objetivos. Delegar responsabilidades a los empleados demuestra confianza. Confiar en los empleados no solo los anima a rendir a un nivel más alto, sino que también les brinda la oportunidad de desarrollar habilidades y tener éxito. Eso se traduce en éxito para toda la organización.
Tan importante como aceptar un proyecto delegado es rendir cuentas por él. No todas las tareas delegadas terminan con resultados brillantes. A veces hay fracasos. Se cometen errores críticos. Se inicia una investigación para determinar los hechos. Los gerentes preguntan: «¿Qué salió mal?».
Delegadores y delegados
Elegir al delegado adecuado probablemente sea el paso más importante del proceso de delegación. No se trata de asignar el trabajo a quien tenga menos tareas o a quien esté más cerca del jefe. Tampoco el éxito anterior de un subordinado en un área garantiza que tendrá éxito en otra. Los gerentes deben ajustar el nivel de habilidades e intereses de los empleados al nivel de habilidad que requiere el proyecto.
La gestión participativa propone animar a los empleados a participar en el proceso de toma de decisiones del proyecto. Cuando los subordinados expresan lo que piensan y comparten ideas, puede ser señal de que está desarrollándose una delegación saludable.
Una gerente de contratación en el sector sanitario me habló de tres empleados que habían heredado de su anterior gerente, quien no les daba mucha libertad ni margen de acción. Ahora los está preparando poco a poco para que asuman más responsabilidades y riesgos. Para que los empleados tengan éxito con sus nuevas responsabilidades, los gerentes deben proporcionar recursos, como materiales, tiempo o recursos financieros. También deben ser una fuente visible de apoyo: ayudar a establecer relaciones, desarrollar redes y brindar apoyo moral, tanto dentro como fuera de la organización.
Cómo delegar bien
Delegar forma parte de un proceso más amplio y continuo de gestión eficaz. Sin embargo, las investigaciones sugieren que seguir estos pasos contribuirá a que la delegación tenga éxito.
Defina el proyecto. Defina los objetivos del proyecto y lo que debe lograrse.
Identifique a la persona. Recuerde el nivel de habilidades, los intereses, etc. del empleado para garantizar el éxito del proyecto y del empleado.
Hable del proyecto. Hable del proyecto y escuche las ideas; escuche con atención y comprensión. Ambas partes deben saber exactamente qué se espera y cómo se evaluará el proyecto.
Revise el progreso. Resista la tentación de microgestionar. El método elegido para alcanzar el resultado esperado probablemente variará según las personas involucradas. Revise los resultados.
Reconozca y celebre. Este paso es de gran importancia. Reconozca a las personas involucradas en el proyecto y celebre el éxito.
Ninguna persona puede hacerlo todo. La delegación eficaz es una de las herramientas más poderosas de las que dispone un gerente o supervisor para gestionar con mayor eficiencia, hacer que las cosas se hagan y alcanzar los objetivos de la organización. Además, los empleados a quienes se les da autonomía fortalecen al equipo al desarrollar confianza, competencia y compromiso.
Este artículo se publica en colaboración con LinkedIn. La publicación no implica que el Foro Económico Mundial respalde estas opiniones.
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Autor: Diane Gibson es la presidenta y propietaria de DMG Consultancy Ltd.
Imagen: Un trabajador de oficina comienza la jornada en su escritorio en Cornwall. REUTERS/Stefan Wermuth
