Las personas ocupadas tienen poco tiempo para leer y mucho menos para responder correos electrónicos. Si quieres que tu correo destaque y obtener una respuesta, debes redactarlo con cuidado. Esta es tu oportunidad para hacerte oír y entablar contacto con alguien a quien respetas o admiras. Aprovéchala. Aquí tienes diez consejos para lograr que las personas ocupadas respondan a tu correo electrónico y empezar una conversación:
1. Escribe un asunto llamativo.
¿Tu correo invita a hacer clic? Depende del asunto o título. Es más probable que alguien lea un correo titulado «Mañana en Nueva York (14 de marzo): ¿Tienes disponibilidad?» que uno que diga «Hola». No hace falta exagerar ni pasarse de la raya. (A veces, un lenguaje grandilocuente puede confundirse con spam). Sé concreto y transmite inmediatez.
2. Menciona algo que tengan en común.
Una excelente manera de conectar con alguien a quien no conoces es destacar algo que tengas en común con esa persona. Esto ayuda a crear una conexión emocional. ¿Ambos estudiaron en la Universidad Colgate? ¿Vivieron en Baltimore en algún momento? ¿Tienen un amigo en común? Si ves en su perfil de LinkedIn que tienen algo en común, menciónalo.
3. Alude a noticias positivas y recientes relacionadas con esa persona.
Si una noticia positiva sobre esa persona te animó a escribirle, menciónala. Podrías decir: «Felicidades por el premio». Reconocer un logro reciente suyo le hará sentirse bien y le demostrará que te interesa su trabajo.
4. Sé conciso y escribe párrafos cortos.
Es emocionante entablar contacto con alguien a quien respetas o admiras. Pero no dejes que el entusiasmo te lleve a escribir demasiado. Para los correos electrónicos, sigue la regla de tres: procura limitarte a tres frases o tres líneas de texto por párrafo y a no más de tres párrafos.
5. Usa viñetas.
Si quieres compartir varios datos, facilita que quien los reciba pueda asimilarlos. Usa viñetas y frases breves. Divide la información para no perder la atención de quien lee.
6. No dejes lugar a preguntas básicas.
Al mencionar un evento, incluye todos los detalles pertinentes para que quien lea entienda fácilmente el contexto o pueda tomar una decisión. Indica quién, qué, cuándo, dónde, por qué y cómo. Por ejemplo, si invitas a alguien a un evento, dime de qué se trata (incluye un enlace al sitio web, si es posible), la fecha, la hora, la dirección y si tiene algún costo. Dar suficiente información evita el ir y venir que tanto se teme al comunicarse por correo electrónico.
7. Haz la petición.
Si quieres algo, pídelo.Está bien hacer una petición, pero solo si la planteas con franqueza. No intentes atraer a la persona para pedírselo más adelante. Parece sospechoso. Si quieres algo, sé claro. Ponlo al principio del correo. No lo escondas en un párrafo. No obligues a la otra persona a buscarlo. Si quien recibe el correo no entiende fácilmente por qué escribes, no responderá.
8. Sé amable.
La amabilidad llega lejos. Expresa brevemente tu agradecimiento y da las gracias. Pero no te excedas. Demasiada gratitud puede dar a entender que no reconoces tu propia importancia. Si quieres relacionarte con personas importantes, también tienes que creer que tú eres importante.
Nunca exijas. No le digas a la persona que tiene que hacer algo ni esperes nada de ella. Eso resulta desagradable. No responderá a tu correo y probablemente tampoco a ningún otro intento de comunicación que hagas después.
9. Ofrece tu ayuda.
Hazle saber a la persona que estás dispuesto a ayudar. Decir «Avísame si puedo ayudarte en algo» es un buen gesto. Aún más eficaz es explicar cómo puedes ayudar. Sé específico. Podrías decir: «Avísame si puedo ayudarte a revisar tu artículo», si sabes que la persona está preparando un texto para publicar.
10. Deja una salida a quien recibe el correo.
¿Qué es mejor que conectar por correo electrónico? Hablar por teléfono. Al final del correo, comparte tu número para que quien lo recibe pueda responder de la manera que le resulte más eficiente. Puedes decir: «Si prefieres hablar por teléfono, dime cuál es el mejor número para localizarte. O, si te resulta más cómodo iniciar la llamada, aquí tienes mi número».
Oír la voz de alguien ayuda a establecer una conexión emocional. La persona al otro lado de la línea puede oír tu entusiasmo y curiosidad.
Aplica estos consejos para que tus correos cuenten y empieza a construir relaciones significativas con las personas con las que quieres entablar contacto. Esta es tu oportunidad para hacer una jugada decisiva. Juega bien tus cartas (o tus correos electrónicos).
