Publicado de nuevo con permiso de Knowledge@Wharton, la revista en línea de investigación y análisis empresarial de la Escuela Wharton de la Universidad de Pensilvania.
¿Y si pudiera pulsar “pausa” en su jornada en cualquier momento? En One Second Ahead: Enhance Your Performance at Work with Mindfulness, Rasmus Hougaard, Jacqueline Carter y Gillian Coutts afirman que sí. Sostienen que la mejor manera de hacer frente a las constantes distracciones que se nos presentan es dedicar un segundo a practicar la atención plena y tomar decisiones acertadas que nos ayuden a mantenernos concentrados y tranquilos.
En el siguiente extracto del libro, Hougaard ofrece cinco pautas para practicar una atención plena más consciente al usar el correo electrónico.
Independientemente de su puesto, su ubicación o su sector, es probable que el correo electrónico ocupe una parte importante de su tiempo de trabajo, aunque no siempre produzca los mejores resultados. En esta técnica le propongo cinco formas sencillas en que la atención plena puede hacerle más eficiente y eficaz en el uso del correo electrónico, así como de otras formas de comunicación electrónica, como los mensajes de texto, los sistemas de mensajería de oficina y similares.
Pauta #1: Evitar la adicción al correo electrónico
¿Con qué frecuencia revisa su correo electrónico? ¿Unas cuantas veces al día? ¿Cada hora? ¿Cada vez que el aparato que lleva en el bolsillo vibra o se ilumina? ¿Puede sinceramente pasar sin revisar el correo durante un periodo de tiempo considerable?
Si no es así, no está solo. Un informe muestra que el 60 % de los estadounidenses revisa su correo electrónico durante las vacaciones y que el 25 % se inquieta y se siente mal tras solo tres días sin acceso al correo. De hecho, los médicos calculan que 11 millones de estadounidenses padecen “adicción al correo electrónico”.
Si cree que esto suena exagerado, piénselo de nuevo.
La dependencia del correo electrónico es, en lo esencial, igual que cualquier otro tipo de dependencia. Cuando recibe un mensaje de agradecimiento de un cliente, un elogio de su jefe, un artículo interesante o un chiste gracioso, su cerebro libera dopamina, un neurotransmisor que le hace sentir bien. El deseo de esa sensación agradable que produce un correo amable o divertido crea una tendencia a revisar el correo cada vez con más frecuencia.
El entrenamiento en atención plena le permite estar más en sintonía con sus pensamientos, sentimientos y deseos. Cuando sienta el impulso de revisar el correo por el simple hecho de hacerlo, obsérvelo. Antes de sucumbir automáticamente a ese impulso, deténgase. Tómese solo un segundo. Y en ese segundo comprenderá que sus respuestas a los estímulos no son necesariamente automáticas. Usted tiene la opción de elegir.
A veces, un segundo de reflexión consciente basta para resistir un impulso automático. Hay varias cosas que puede hacer para aumentar sus probabilidades de éxito a la hora de mitigar o evitar la adicción al correo electrónico. La primera es eliminar todas las notificaciones.
Pauta #2: Desactivar todas las notificaciones
Tener el correo siempre activo, aunque sea solo en segundo plano, puede generar mucho “ruido” innecesario tanto en la vida de las personas como en el funcionamiento de las organizaciones. Una de las formas más sencillas de ganar tiempo y mejorar la concentración mental es eliminar el ruido innecesario. En lo que respecta al correo electrónico, puede hacerse un favor desactivando las notificaciones, las ventanas emergentes, las alarmas y los tonos de aviso. Así, el tiempo que transcurra entre las sesiones de correo programadas quedará libre para otro trabajo más importante.
Durante los próximos días, preste atención a lo que ocurre con su concentración, su productividad y su bienestar cada vez que una notificación de correo le distrae. Después, intente trabajar durante un par de días con las notificaciones desactivadas. Tras ello, podrá tomar una decisión informada sobre lo que mejor le funciona.
“Cuando sienta el impulso de revisar el correo por el simple hecho de hacerlo, obsérvelo. Antes de sucumbir automáticamente a ese impulso, deténgase. Tómese solo un segundo.”
Muchas veces, la llegada de un nuevo correo aparta nuestra atención de la tarea que tenemos entre manos y nos obliga a cambiar de una tarea a otra. La siguiente pauta para un uso consciente del correo consiste en detener ese cambio antes de que comience.
Pauta #3: Controlar el tiempo de cambio
Sea o no adicto, muchas personas mantienen el correo abierto todo el día. Les ayuda a sentir que están siempre productivas y constantemente al día. Conectadas permanentemente, a menudo responden a los correos poco después de recibirlos. Eso puede ser útil si alguien necesita una respuesta inmediata, pero también puede causar sus propios problemas.
Si permite que su atención cambie cada vez que llega un nuevo correo, está perdiendo tiempo. Twitter Su cerebro tarda varios segundos en concentrarse en un nuevo correo y otros tantos en volver a centrar su atención en el trabajo anterior, o incluso más si ha perdido el hilo de sus pensamientos. Además de consumir tiempo, alternar constantemente entre tareas gasta mucha energía, lo que reduce su eficacia en general.
Para minimizar de la forma más eficaz el tiempo de cambio, recuerde dos reglas de eficacia mental: concéntrese en lo que elige y elija sus distracciones de forma consciente. Si permite que cada nuevo correo que llega a su bandeja de entrada le distraiga, no está eligiendo sus distracciones de forma consciente.
Además de desactivar las notificaciones y controlar el tiempo de cambio, puede organizar el uso del correo de manera que garantice el aprovechamiento más eficaz de sus horas en la oficina o en el trabajo.
Pauta #4: Nunca al inicio de la mañana
En la primera mitad de la mañana, el cerebro suele estar en su punto más alerta, concentrado y creativo. Aunque muchas personas abren el correo nada más empezar la jornada, ese no es el mejor uso de este periodo de máxima concentración y creatividad.
“Concéntrese en lo que elige y elija sus distracciones de forma consciente.”
Abrir el correo nada más empezar la mañana le sumerge de inmediato en una avalancha de problemas a corto plazo. A medida que su cerebro se adapta al ritmo del correo, su energía creativa matutina se disipa. Elegir el correo como primera tarea del día puede desperdiciar una oportunidad de aprovechar su mente en todo su potencial. En cambio, intente esperar al menos entre media hora y una hora después de llegar al trabajo antes de revisar la bandeja de entrada.
Decida cuando decida programar sus sesiones de correo, asegúrese de incluirlas en su calendario como actividades fijas, planificando el resto de sus actividades en torno a ellas.
Pauta #5: Asegurar tiempo de concentración
Si revisa y responde correos todo el día, no se concentra plenamente en su trabajo, en sus correos ni en nada más. En lugar de cambiar su atención cada vez que llega un correo, reserve únicamente ciertos momentos fijos del día para concentrarse por completo en el correo electrónico.
A veces, cambios aparentemente pequeños en nuestra vida laboral diaria pueden tener un impacto enorme. Este es uno de esos casos. Al asegurar su propio tiempo de concentración, considere estas preguntas: ¿con qué frecuencia, durante cuánto tiempo y cuándo?
La publicación no implica el respaldo de las opiniones del Foro Económico Mundial.
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Autor: Rasmus Hougaard es fundador y director gerente de Potential Project.
Imagen: Se muestran las manos de una mujer mientras escribe en su portátil. REUTERS/Vivek Prakash.
