Para mí, ser productivo en el trabajo significa ser productivo en la vida.
Como cofundador de Centerview Capital, una nueva firma de capital de crecimiento, mis actividades personales y profesionales se alimentan mutuamente. Seguir estos cuatro principios le ayudará a optimizar su productividad en la vida y a maximizar su producción creativa.
1) Prepare la mente y el cuerpo. Gestionar su energía y su salud es tan importante como gestionar su tiempo.
Duerma más: estudios de Harvard muestran que la falta de sueño reduce la eficiencia y la productividad, provoca errores y accidentes, y está relacionada con determinadas enfermedades.
Ejercicio: la investigación sigue demostrando los beneficios cognitivos positivos de hacer ejercicio físico.
Piense de forma diferente: emprenda una exploración intelectual o creativa en un ámbito totalmente ajeno a su trabajo para impulsar nuevas ideas.
Tome pausas: la investigación demuestra que 15 minutos cada 90 minutos es eficaz, con varias pausas más largas para una renovación intermitente.
Alimentación saludable: no se limite a evitar el almuerzo copioso; la Organización Mundial de la Salud demuestra que una nutrición adecuada puede aumentar los niveles de productividad en un 20 %.
Meditación: la investigación científica sigue demostrando los efectos positivos de la meditación en la forma y el funcionamiento del cerebro, y en su longevidad.
2) Cree el entorno adecuado. Reduzca las distracciones: aunque la «multitarea» hace que las personas se sientan más productivas, pero en realidad las hace menos productivas y puede generar estrés e impedir el estado cognitivo más profundo que a menudo conduce a la innovación:
Desconecte por completo el wifi durante los periodos de reflexión y de trabajo.
Programe la revisión del correo electrónico dos o tres veces al día, en lugar de hacerlo a medida que llegan los mensajes.
Planifique las reuniones con la duración estimada adecuada, y no con la hora predeterminada.
Indique a los demás cuándo está disponible (p. ej., con la puerta abierta) y cuándo no lo está (p. ej., cerrando la puerta).
Optimice su espacio de trabajo: La temperatura, la iluminación, el desorden, la decoración y el ruido han demostrado tener efecto en el estado de ánimo y en la productividad. Establezca el equilibrio adecuado para usted o modifíquelo; incorpore una lámpara de escritorio de luz natural, un ventilador, un purificador de aire o plantas.
Enumerar todo lo que tiene que hacer, grande o pequeño, no solo le permite planificar mejor, sino que también alivia el estrés de olvidar algo. Divida los proyectos grandes (como «presentación para el cliente») en tareas más pequeñas y factibles (p. ej., «crear un esquema», 30 minutos; «leer los informes de investigación pertinentes», una hora, etc.
Planifique cuándo hacer las cosas eligiendo las tareas más importantes y asignándolas a su calendario. Si no tiene tiempo para algo de alta prioridad, traslade otra actividad de su agenda para hacerle sitio.
Administrar su tiempo y planificar sus horas le ayuda realmente a hacer más. Aborde cuanto antes las tareas grandes o que generan preocupación, en lugar de relegarlas al final del día.
4) Aproveche la productividad de los demás
Con frecuencia se piensa solo en la productividad individual, pero otras personas influyen claramente en su eficiencia. Busque formas de ayudar a otros y pedir ayuda a quienes ya han optimizado su productividad. Utilice nuevas tecnologías; a continuación le presento únicamente las aplicaciones móviles que utilizo a diario:
Kyber: excelente aplicación móvil que me ayuda con «Listar, planificar, hacer», descrito más arriba, y que facilita la comunicación con otras personas de forma más eficiente, incluidas la delegación y la programación de citas.
Evernote: ya no tomo notas en papel. Escribo una sola vez con esta aplicación y mis notas están siempre conmigo en cualquier dispositivo
Instacart: para alimentarme bien, necesito tener buenos alimentos a mi alcance en todo momento. Esta aplicación móvil me permite disponer de entrega ilimitada de comestibles por 90 dólares al año.
Google Shopping: es del mismo tipo que Instacart, pero para todos los productos no perecederos. Entrega el mismo día o al día siguiente.
MyFitnessPal: aplicación móvil que registra toda mi alimentación y mi actividad física.
Casi todo hábito es el resultado de pequeñas decisiones tomadas a lo largo del tiempo, y mejoras muy pequeñas pueden llevar a grandes logros. Ser más productivo no tiene por qué implicar una reforma profunda de sus hábitos. Intente ser solo un 1 % más eficiente en cada una de las áreas anteriores y pronto notará una enorme diferencia en la productividad de su vida.
Autoría: Sandhya Venkatachalam, socia fundadora, Centerview Capital Technology
Imagen: periodistas trabajan en la redacción del nuevo canal de televisión en lengua rusa ETV+ en Tallin, Estonia, 24 de septiembre de 2015. REUTERS/Ints Kalnins
