Ser productivo en el trabajo es clave tanto para el éxito de su empresa como para su éxito profesional.
Sin embargo, pese a sus beneficios, muchos trabajadores tienen dificultades para mantener niveles altos de productividad a lo largo de la jornada laboral, principalmente por factores fuera de su control.
Proveedor de software de gestión de proyectos Wrike realizó recientemente un estudio con 1.500 profesionales de diversos puestos, como marketing, TI, contabilidad, recursos humanos, ventas y manufactura, para determinar qué obstaculiza su productividad en la oficina.
El informe sobre gestión del trabajo de 2015 reveló los tres principales errores de productividad siguientes:
1. Trabajar en demasiadas cosas a la vez
Andrew Filev, fundador y director ejecutivo de Wrike, afirma a Business Insider que la multitarea perjudica la productividad porque el cerebro no puede prestar toda su atención a más de una tarea a la vez; por eso enviar mensajes de texto mientras se conduce es tan peligroso.
Filev pone un ejemplo para ilustrar el perjuicio de la multitarea en el trabajo: imagine que tiene que hacer la tarea uno, que tarda cinco días en completarse, y la tarea dos, que también tarda cinco días. Si hace la tarea uno y la tarea dos al mismo tiempo, ambas estarán terminadas en 10 días.
Pero si prioriza y hace primero la tarea uno y después la tarea dos, la tarea uno estará terminada en cinco días y podrá empezar a aprovechar su valor para el negocio cinco días antes.
“Bajo la presión del trabajo, a menudo olvidamos este ejemplo y empezamos a trabajar en cinco cosas a la vez, y al final nos lleva cinco veces más tiempo obtener el resultado real”, afirma Filev.
Aunque la multitarea perjudica la productividad, Filev afirma que es una realidad de la vida con la que los trabajadores deben aprender a lidiar, forzando la priorización y haciendo la tarea uno antes que la dos.
2. Esperar a que otros actúen
No poder trabajar en un proyecto porque otra persona aún no ha hecho su parte es frustrante, afirma Filev. Pero la solución es sencilla: asegúrese de que todo el equipo esté en la misma página.
El proyecto, ya sea el rediseño de un logotipo o un nuevo plan de negocio, debe estar alojado en línea, donde cualquier miembro del equipo pueda ver su avance y detectar quién está frenando al equipo. Asegúrese de que todos en el equipo sepan dónde se encuentran usted y el proyecto: qué se ha hecho, qué se está haciendo y qué queda por hacer.
3. Responder a los correos electrónicos
El correo electrónico es una tecnología de 40 años, así que si lo usa durante más del 30 % de su jornada, algo definitivamente va mal, afirma Filev.
Aunque usted podría pensar que es productivo al responder cada correo en cuanto llega a su bandeja de entrada, Filev afirma que, en realidad, contribuye al problema al crear otro correo sin respuesta en la bandeja de otra persona.
Además, solo el remitente y el destinatario reciben la información, mientras que el resto del equipo permanece a oscuras.
Una mejor solución es usar una herramienta de comunicación por mensajería instantánea (Business Insider utiliza Slack, por ejemplo) en la que todos los miembros del equipo pueden participar en la conversación, sin que nadie sienta presión por responder.
Filev afirma que esta comunicación y cooperación en equipo es clave para aumentar la productividad en el futuro.
“Gran parte de la oportunidad de mejorar la productividad no recae solo en una persona, sino más bien en el equipo”, afirma Filev. “He visto equipos cambiar sus procesos y volverse literalmente el doble de rápidos que antes.”
Este artículo se publica en colaboración con Business Insider. La publicación no implica que el Foro Económico Mundial respalde las opiniones expresadas.
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Autora: Natalie Walters forma parte del equipo de Carreras de Business Insider.
Imagen: Una taza de té sobre una mesa de oficina. REUTERS/Stefan Wermuth.
