Este artículo se publica en colaboración con Business Insider.
Ser más productivo consiste en trabajar con más inteligencia, no con más esfuerzo, y aprovechar al máximo cada día. Aunque no es una tarea fácil, hacer más en menos tiempo es un objetivo mucho más alcanzable si uno no se sabotea con malos hábitos.
A continuación se enumeran 13 cosas que conviene dejar de hacer de inmediato para ser más productivo.
Aaron Taube contribuyó a una versión anterior de este artículo.
1. Navegación impulsiva por internet
Como la mayoría tenemos acceso a internet en el trabajo, es fácil distraerse buscando la respuesta a una pregunta aleatoria que acaba de surgir en la mente.
Por eso, el usuario de Quora Suresh Rathinam recomienda anotar estos pensamientos o preguntas en un bloc de notas. De este modo, uno puede buscar más tarde la información que necesita, cuando no está intentando trabajar.
2. Realizar varias tareas a la vez
Aunque muchas personas creen que son excelentes para hacer dos cosas a la vez, la investigación científica ha descubierto que solo el 2 % de la población es capaz de realizar varias tareas de forma eficaz.
Para el resto, realizar varias tareas a la vez es un mal hábito que reduce la capacidad de atención y hace que uno sea menos productivo a largo plazo.
3. Revisar el correo electrónico a lo largo del día
El acceso constante a internet también puede llevar a revisar el correo electrónico varias veces al día. Lamentablemente, cada vez que se hace, se pierden hasta 25 minutos de trabajo. Además, revisar el correo constantemente lo vuelve a uno menos inteligente.
En cambio, el estratega de consultoría Ron Friedman sugiere cerrar Outlook, cerrar las pestañas de correo y apagar el teléfono durante bloques de 30 minutos de trabajo concentrado.
4. Licencia moral
Ya se trate de una nueva dieta, una rutina de ejercicio o un horario de trabajo, una de las cosas más difíciles de adquirir un nuevo hábito es el impulso de hacer trampa como recompensa por haber seguido una rutina durante un tiempo.
La idea de que uno «se merece» darse un capricho con una comida lujosa tras haber sido austero durante una semana se conoce como «licencia moral», y socava los planes de mejora personal de muchas personas.
En cambio, conviene hacer que el objetivo forme parte de la propia identidad, de modo que uno se considere el tipo de persona que ahorra dinero o hace ejercicio con regularidad, en lugar de alguien que lucha contra su propia voluntad para hacer algo nuevo.
5. Dejar para más tarde el trabajo más importante
Muchas personas empiezan el día realizando tareas fáciles para entrar en ritmo y dejan las más difíciles para después. Es una mala idea, que con frecuencia lleva a que el trabajo importante no llegue a hacerse nunca.
Como han demostrado los investigadores, las personas tienen una cantidad limitada de fuerza de voluntad, que disminuye a lo largo del día. Dicho esto, lo mejor es completar las tareas más difíciles e importantes al comienzo de la jornada.
6. Asistir a demasiadas reuniones
Nada interrumpe el flujo de productividad como una reunión innecesaria. Y con herramientas como el correo electrónico, la mensajería instantánea y la videollamada al alcance de la mano, lo mejor es reservar las reuniones para presentaciones y debates serios que solo deberían celebrarse en persona.
El fundador de BlueGrace Logistics, Bobby Harris, recomienda no aceptar una reunión a menos que quien la solicita haya presentado una agenda clara e indicado exactamente cuánto tiempo necesitará. Y, aun así, Harris recomienda concederle a esa persona la mitad del tiempo que inicialmente solicitó.
7. Permanecer sentado todo el día
Nilofer Merchant, consultora de negocios y autora de «The New How: Creating Business Solutions Through Collaborative Strategy Paperback», explica al público de TED cómo ha ayudado a varias grandes empresas a desarrollar nuevas ideas de éxito: las reuniones caminando.
Recomienda prescindir del café y de las reuniones en salas de conferencias con iluminación fluorescente, a cambio de caminar y conversar entre 20 y 30 millas a la semana.
«Te sorprenderá cómo el aire fresco impulsa un pensamiento renovado y, de esa manera, traerás a tu vida un conjunto completamente nuevo de ideas», afirma.
8. Pulsar el botón de posponer la alarma
Puede parecer que pulsar el botón de repetición de la alarma por la mañana proporciona un poco más de descanso para empezar el día, pero lo cierto es que hace más daño que bien.
Esto se debe a que, al despertarse, el sistema endocrino empieza a liberar hormonas de alerta para preparar al cuerpo para el día. Al volver a dormirse, se ralentiza este proceso. Además, nueve minutos no dan tiempo al cuerpo para alcanzar el sueño profundo y reparador que necesita.
Esto no significa que haya que dormir menos. Como expone Arianna Huffington en su charla TED, una buena noche de sueño tiene el poder de aumentar la productividad y la felicidad, mejorar la toma de decisiones e impulsar ideas más ambiciosas. El secreto para dormir lo suficiente es planificar con antelación y desconectar a una hora razonable.
9. No establecer prioridades
Algunas personas creen que tener muchos objetivos es la mejor manera de garantizar el éxito: si una idea fracasa, siempre quedan muchas más de reserva a las que recurrir. Por desgracia, este tipo de vacilación puede ser sumamente improductivo.
Warren Buffett tiene el antídoto perfecto. Al constatar que su piloto personal no lograba sus objetivos vitales, Buffett le pidió que elaborara una lista de 25 cosas que quería conseguir antes de morir. Pero, en lugar de dar pequeños pasos para completar cada una de ellas, Buffett aconsejó al piloto que eligiera las cinco que considerara más importantes e ignorara el resto.
10. Planificar en exceso
Muchas personas ambiciosas y organizadas intentan maximizar su productividad planificando meticulosamente cada hora del día. Por desgracia, las cosas no siempre salen según lo previsto, y un niño enfermo o una asignación inesperada puede desbaratar todo el día.
En cambio, quizá convenga planificar solo cuatro o cinco horas de trabajo real cada día, de manera que se pueda ser flexible más adelante.
11. Planificar de forma insuficiente
Dicho esto, conviene dedicar tiempo a diseñar una estrategia antes de intentar alcanzar cualquier objetivo a largo plazo. Tratar de definir el resultado final de un proyecto que ya está en marcha puede resultar sumamente frustrante y hacer perder una enorme cantidad de tiempo.
Robert Pozen, profesor de Harvard, recomienda determinar primero cuál debe ser el resultado final y, a continuación, establecer una serie de pasos. Una vez alcanzada la mitad del camino, se puede revisar el trabajo para asegurarse de que se va por buen camino y ajustarlo en consecuencia.
12. Tener el teléfono junto a la cama
Las pantallas LED de nuestros teléfonos inteligentes, tabletas y portátiles emiten la llamada luz azul, que, según estudios, puede dañar la visión y reducir la producción de melatonina, una hormona que ayuda a regular el ciclo del sueño.
Las investigaciones también sugieren que las personas con niveles más bajos de melatonina son más propensas a la depresión.
13. Perfeccionismo
Más a menudo que la pereza, la raíz de la procrastinación es el miedo a no hacer un buen trabajo, afirma el filósofo y autor británico Alain de Botton en su sitio web, The Book of Life.
«Empezamos a trabajar solo cuando el miedo a no hacer nada en absoluto supera el miedo a no hacerlo muy bien… Y eso puede llevar tiempo», escribe.
La única forma de superar la procrastinación es abandonar el perfeccionismo y no obsesionarse con los detalles a medida que se avanza. Fingir que la tarea no importa y que está bien equivocarse puede ayudar a empezar antes.
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La publicación no implica que el Foro Económico Mundial respalde las opiniones expresadas.
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Autoría: Rachel Gillett, redactora de temas laborales en Business Insider.
Imagen: Una taza de té sobre una mesa de oficina. REUTERS/Stefan Wermuth.
