La mejor manera de diseñar tu semana laboral es realizar una auditoría del tiempo, afirma Banks Benitez.
Esto puede reducir las distracciones, crear límites y optimizar la forma en que utilizas tu tiempo.
También ayudará a estructurar de forma proactiva el día en torno a la concentración, la productividad y la salud.
El escritor Annie Dillard afirma: «La forma en que pasamos nuestros días es, por supuesto, la forma en que pasamos nuestras vidas.»
Sin embargo, dejamos que nuestras semanas nos sucedan en lugar de diseñar de forma proactiva nuestro tiempo. No reservamos bloques en nuestros calendarios para trabajar con total concentración. Participamos en reuniones sin agendas ni propósitos claros. Trabajamos sin un plan. Dejamos que el constante bombardeo de notificaciones nos distraiga. Nos convencemos de que nuestro trabajo ocupado es nuestro trabajo más importante, incluso cuando sabemos que no es así.
El elemento fundamental de una semana laboral es la forma en que cada persona emplea su tiempo. Sin embargo, sorprendentemente, se dedica poca atención a cómo diseñamos nuestras horas y semanas laborales. Por ejemplo, ¿cuándo haces tu mejor trabajo? ¿Cuántas reuniones debes programar en tu calendario? ¿Permites las notificaciones y respondes de inmediato, o las desactivas para trabajar sin interrupciones?
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Estos son cuatro pasos para diseñar tu semana
Realiza una autoevaluación para comprender tu tiempo
Incluye todo lo que haces en tu calendario durante dos semanas, desde reuniones y bloques de tiempo para el correo electrónico hasta proyectos especiales y la preparación de reuniones próximas; después, realiza una auditoría del tiempo reflexionando sobre los datos.
• ¿Qué observas sobre la forma en que has empleado tu tiempo?
• ¿Qué porcentaje de tu tiempo se dedica a cada proyecto? ¿Y a las reuniones?
• ¿En qué días de la semana estás más concentrado?
• ¿En qué momento del día tienes más energía?
Utiliza las conclusiones de tu auditoría para dar los siguientes pasos:
Identifica cambios pequeños: Hacer pequeñas mejoras puede sumar grandes diferencias. ¿Cuáles son los pasos más sencillos y fáciles que puedes dar para diseñar de forma proactiva tu semana laboral? En mi caso, consistió en reservar en mi calendario bloques de trabajo profundo y concentrado 3-4 veces por semana y desactivar las notificaciones.
Identifica cambios significativos: Realizar cambios estructurales importantes en tu semana también puede dar lugar a más tiempo para el trabajo más importante. Cuando completé mi autoevaluación, me di cuenta de que había reuniones semanales recurrentes que podían cancelarse o a las que no necesitaba asistir.
Reduce el coste de las distracciones para crear tiempo
La empresa australiana de software Atlassian realizó una investigación sobre las distracciones, y los resultados son asombrosos:
• 36: Número de veces que revisamos el correo electrónico por hora
• 16 minutos: Tiempo que tardamos en retomar la concentración tras recibir un correo electrónico
• 10:Puntos de CI que se pierden al atender correos electrónicos constantemente (lo mismo que perder una noche entera de sueño)
• 56:Número de veces al día que se nos interrumpe
• 3 minutos: Tiempo dedicado a trabajar antes de cambiar de tarea
• 2 horas: Tiempo dedicado a recuperarse de las distracciones cada día
Estos son algunos pasos para reducir el tiempo perdido por distracciones:
Correo electrónico: Desactiva las notificaciones de correo electrónico y reserva de 2 a 3 bloques de tiempo a lo largo del día para revisar y responder a los correos. Después, ignora el correo electrónico el resto del día, sabiendo que tienes tiempo asignado para atenderlo.
Notificaciones: Desactiva todas las notificaciones (correo electrónico y notificaciones internas del equipo) durante determinadas «zonas de trabajo profundo» programadas a lo largo de la semana. Yo reservé dos zonas de trabajo profundo cada semana en las que podía trabajar sin interrupciones.
Crea bloques de calendario basados en objetivos: A menudo creo bloques de calendario de 30 o 60 minutos en los que me propongo completar una tarea específica o alcanzar un objetivo concreto. Al igual que la técnica Pomodoro, utilizar limitaciones de tiempo para alcanzar un objetivo predeterminado puede aumentar tu concentración y ayudarte a abstraerte de las distracciones.
Por último, considera lo que ganas al reducir las distracciones (tiempo con tus hijos, posibilidad de ir al gimnasio después del trabajo, fines de semana sin trabajo, etc.).
Establece límites para maximizar tu tiempo
Los límites son un paso crucial para reducir las distracciones, el agotamiento y el estrés laboral. Con el 79% de los empleados que informan de estrés relacionado con el trabajo en 2021, debemos asumir la responsabilidad personal y recuperar nuestro tiempo.
Establecer límites puede ser difícil, pero considera utilizar los resultados de tu autoevaluación para determinar qué límites serán más valiosos. Por ejemplo, ¿se trata de proteger tu tiempo? ¿De limitar nuevas tareas adicionales? ¿De reservar determinados momentos del día para el trabajo importante cuando estás en tu mejor momento? ¿De evitar eventos de la empresa que no sean obligatorios?
Al comunicar tus límites a los demás, céntrate en el beneficio que generan para la tarea que tienes entre manos.
Cuando tu disponibilidad sea limitada:
«Doy prioridad al tiempo con mi familia el día X o después de las Y, pero estoy totalmente disponible [enumerar los horarios habitualmente disponibles]. ¿Cómo podemos aprovechar esa disponibilidad para cumplir nuestra fecha límite?»
Cuando el proyecto no está en línea con tus prioridades:
«Actualmente trabajo en varios proyectos y quiero asegurarme de ser eficaz. Dado que nuestros objetivos trimestrales son [insertar objetivos/métricas/metas], parece que el proyecto Y y el proyecto Z son menos esenciales y urgentes que el proyecto X. ¿Es correcto? ¿Cómo propones que priorice mejor?
Prueba, optimiza y repite para mantener tu tiempo
Empieza diseñando solo una jornada laboral. ¿Cómo podrías estructurar de forma proactiva una jornada con muchas probabilidades de ser concentrada, productiva y saludable? Haz de 2 a 3 pequeños cambios en las notificaciones, el tiempo de trabajo profundo, los correos electrónicos y el establecimiento de límites. Después, al final del día, revisa lo que has aprendido. ¿Qué funcionó? ¿Qué no? Luego, vuelve a intentarlo otro día. Refuerza 1 o 2 prácticas que ya hayas implementado y selecciona 1 o 2 más para probar.
Si te resulta más difícil hacer cambios a diario, considera analizar una semana completa y centrarte en identificar de 2 a 3 pequeños cambios que puedas hacer cada semana. Después, al final de la semana, reflexiona sobre lo que funcionó y lo que no, y vuelve a intentarlo la semana siguiente.
A menudo puede parecer que nuestro calendario está predeterminado para nosotros; solo tenemos que responder y sacar el máximo partido, esforzándonos por encajarlo todo. Pero tenemos más poder del que a veces nos atribuimos. Una de las mejores formas de encontrar más tiempo en nuestra agenda es reconocer la capacidad de acción que tenemos y empezar dando algunos pasos pequeños.
