La Dirección de Investigación y Formación de Bihar, India, transformó el proceso de solicitud y admisión de los candidatos a la formación docente.
Antes se enviaban y tramitaban individualmente más de 300.000 solicitudes en papel, pero este trabajo ahora puede realizarse en línea.
La transición tuvo éxito porque las tareas rutinarias y puntuales fueron sustituidas gradualmente por alternativas digitales mucho más eficaces.
Integrar eficazmente la tecnología en sistemas educativos a gran escala es una tarea difícil. Sin embargo, las innovaciones incrementales –en las que la tecnología se utiliza para sustituir tareas rutinarias– tienen más probabilidades de éxito debido a su naturaleza no disruptiva.
Una de estas innovaciones a menor escala fue impulsada por la Dirección de Investigación y Formación (DR&T), Departamento de Educación, Gobierno de Bihar (India), con el objetivo de transformar el proceso de solicitud y admisión en las instituciones de formación docente de todo el estado. En Bihar hay 66 instituciones de formación docente que ofrecen programas de formación inicial de docentes para la educación primaria. Cada año, estas instituciones reciben más de 300.000 solicitudes de jóvenes que aspiran a ser docentes, cifra que aumenta cada año. Estas solicitudes se presentaban en papel, y su tramitación planteaba varios desafíos administrativos. Tras recibir las solicitudes por correo, los administradores tenían que recurrir a todo el personal docente y no docente para transcribir la información de los formularios a registros físicos, lo que apartaba a profesores y directores de sus tareas académicas principales. La copia manual de la información y el cálculo de las puntuaciones y listas de méritos de los solicitantes solían estar plagados de errores, lo que generaba quejas. Con frecuencia, las solicitudes se extraviaban durante el envío o llegaban a las instituciones después del plazo de presentación. También había denuncias de corrupción que los administradores no tenían medios para verificar.
Para resolver esta situación, la DR&T emprendió una serie de reformas a lo largo de varios años. Para empezar, se contrató a operadores de introducción de datos a nivel institucional para pasar la información de las solicitudes en papel a una hoja de cálculo en el ordenador de la institución. Estas hojas de cálculo asumieron el papel no solo de registro, sino también de calculadora, y mejoraron la eficiencia al simplificar los cálculos. Además, los datos podían ordenarse, buscarse y corregirse fácilmente, lo que hacía sencilla y eficiente la publicación de la lista de solicitantes seleccionados. Como este enfoque tuvo cierto éxito, los administradores dieron un paso más.
Como parte de su Proyecto para Mejorar la Eficacia Docente en Bihar, el Banco Mundial ha respaldado varias iniciativas TIC en el sistema de formación docente del estado, entre ellas un sistema en línea para solicitudes y admisiones, implementado a menor escala en cursos de educación a distancia en línea para docentes en servicio. Tomando como referencia esta experiencia, las instituciones de formación docente trabajaron con desarrolladores web locales para crear sitios web sencillos que permitieran a los solicitantes presentar su solicitud y pagar la tasa en línea. «Como estábamos acostumbrados a rellenar formularios en línea para nuestros exámenes de matriculación escolar, no encontramos ninguna dificultad para presentar las solicitudes en línea. Tampoco teníamos que preocuparnos de que los formularios no llegaran a tiempo por retrasos postales», declaró un estudiante de una institución de formación docente. Además, la tasa de solicitud para los estudiantes se redujo a una quinta parte, debido al ahorro general de costes de las instituciones tras la introducción de la tecnología.
Para las instituciones, un plazo de solicitud claro, aplicado a través del sistema en línea, permitió a los administradores mantener fácilmente el calendario académico. Las solicitudes en línea se mostraban a los solicitantes para su corrección antes de la presentación definitiva. La precisión y la transparencia aumentaron, ya que la recogida y la corrección de los datos pasaron a depender de cada solicitante individual y no de los operadores de introducción de datos. La publicación automatizada de las listas de méritos contribuyó a generar confianza en el proceso y redujo la influencia de las redes locales de clientelismo en las admisiones. Los pagos de tasas en línea permitieron al gobierno asociarse con bancos comerciales para validar sin problemas la información de pago en todo el estado.
Esta transformación ofrece dos lecciones clave. En primer lugar, integrar las TIC en la educación requiere una tecnología muy contextualizada. Las soluciones «importadas» tienen menos probabilidades de funcionar. Es fundamental comprender el problema desde la perspectiva del usuario final, desarrollar ideas y procesos rediseñados que puedan habilitarse o ampliarse mediante la tecnología, y garantizar que los usuarios finales formen parte del ejercicio. En el caso de Bihar, los sitios web institucionales fueron desarrollados por proveedores locales, que trabajaron directamente con los usuarios (docentes, directores y solicitantes) para desarrollar la experiencia de usuario más satisfactoria dentro del contexto existente. Los cambios también fueron incrementales: primero los operadores de introducción de datos ‘digitalizaron’ las tareas, y después se rediseñaron las tareas en un formato en línea. El director de una institución de formación docente resumió la primera lección con bastante concisión: «Lo mejor de que cada institución de formación docente (TEI) liderara este proceso fue que había espacio para equivocarse y aprender de ello. A medida que surgían dificultades, podíamos trabajar con nuestro equipo y con el desarrollador del sitio web para resolverlas en el momento».
En segundo lugar, las transformaciones a gran escala requieren alinear a todos los actores, para que las iniciativas de reforma ganen impulso y se mantengan. En Bihar, la DR&T desempeñó un papel facilitador, al ofrecer apoyo y autonomía a las instituciones para reconocer el problema y desarrollar soluciones locales, situando a los usuarios (responsables de las instituciones) al mando.
En el espíritu de la innovación incremental, se están preparando varias mejoras para este esfuerzo. En primer lugar, los responsables de las instituciones han comenzado a colaborar para desarrollar un flujo de procesos que permitiría tramitar las solicitudes de todas las instituciones en un único sistema, en lugar de que cada institución gestione su propio proceso de admisión. En segundo lugar, se trabaja en mejorar la experiencia de usuario habilitando algunas interacciones en el sitio web, ofreciendo respuestas a las preguntas frecuentes o recogiendo las opiniones de los solicitantes sobre el proceso. Dada la diversidad de la población a la que sirven estos sitios web, podrían ponerse a disposición en varios idiomas y hacerse accesibles desde dispositivos móviles, lo que mejoraría aún más el acceso.
Esta iniciativa ilustra la promesa que encierra una serie de reformas pequeñas e incrementales para permitir a los administradores centrar sus esfuerzos en mejorar la calidad de la educación que ofrecen sus instituciones. Estas iniciativas cobran aún más importancia en un mundo posterior a la COVID-19, a medida que avanzamos hacia un mayor uso de las TIC en los sistemas educativos. Esta reforma y el liderazgo que la respaldó pueden servir como modelo útil para las transformaciones TIC a gran escala en la educación de otras partes del mundo.
[Este es el tercer blog de una serie centrada en iniciativas tecnológicas del Proyecto para Mejorar la Eficacia Docente en Bihar, respaldado por el Banco Mundial. El primer blog, sobre la mejora de la prestación de servicios educativos mediante la participación comunitaria, puede consultarse aquí. El segundo blog, sobre la construcción de sistemas de rendición de cuentas más sólidos, puede consultarse aquí.]
