Los empleados no necesitarán llave para entrar en la oficina del futuro, que abrirá en Berlín este año, con amplios espacios para reuniones, numerosas fotocopiadoras siempre abastecidas de papel y aire de alta calidad tratado para maximizar la salud de los trabajadores y minimizar las bajas por enfermedad.
Sus teléfonos inteligentes les ayudarán a orientarse en su nuevo lugar de trabajo, y es posible que necesiten esa ayuda, ya que no tendrán escritorios fijos.
Con la tecnología cambiando el modo y el lugar en que trabajamos, los promotores inmobiliarios recurren a la inteligencia artificial para crear espacios de trabajo más sostenibles que ayuden al personal a trabajar con mayor eficiencia y comodidad.
La feroz competencia por el talento está impulsando con fuerza esta tendencia en Berlín. Si bien la ciudad solía ser un tanto marginal en el ámbito empresarial, en los últimos años ha ganado reputación como centro de start-ups. Las tasas de desocupación de oficinas han caído hasta solo el 1,5 por ciento mientras los alquileres se disparan, lo que convierte a la ciudad en un lugar ideal para que los promotores muestren estas nuevas oficinas.
Los propietarios de inmuebles en Berlín están tomando como referencia a los Países Bajos, hogar de varios proyectos de oficinas inteligentes y sostenibles.
El rápido crecimiento de start-ups locales como Zalando y Delivery Hero impulsa la demanda de espacio de oficinas en la capital alemana. Dos nuevas oficinas inteligentes se están construyendo en la antigua tierra de nadie del Muro de Berlín, junto a la estación central de trenes de la ciudad.
The Cube, que construye la empresa inmobiliaria austriaca CA Immo, se terminará a finales de este año, y The Edge Grand Central, de EDGE Technologies, filial de la firma neerlandesa OVG Real Estate, está previsto para 2020.
“El edificio de oficinas es el nuevo coche de empresa. En mi mundo, la gente ya no quiere un coche como beneficio adicional. Miran alrededor y dicen: ‘Este sería un buen lugar para trabajar’”, afirmó Martin Rodeck, director gerente ejecutivo de EDGE Technologies Germany.
Ambas oficinas están equipadas con una red de sensores que miden todo, desde el movimiento, la temperatura y la iluminación hasta la humedad y el CO2, y están conectados a una plataforma en la nube.
En The Cube, la tecnología recibe el nombre de “el cerebro”, un software de autoaprendizaje que analiza todos los datos que recibe y optimiza la forma en que se gestiona el edificio.
Por ejemplo, si una parte del edificio está desocupada, puede apagar las luces y los sistemas de calefacción. Si una sala de reuniones está llena, puede inyectar más oxígeno.
Los usuarios acceden al edificio mediante una aplicación para teléfonos inteligentes que conoce sus agendas y puede sugerirles sentarse junto a una ventana o en una planta donde esté programada una reunión. La aplicación puede utilizarse para reservar salas de reuniones, pedir comida y orientarse dentro del edificio.
Los trabajadores necesitarán esa ayuda de navegación para encontrar su escritorio. Las oficinas cuentan con un sistema de “escritorios compartidos” en el que los empleados no tienen un escritorio fijo, sino el espacio de trabajo adecuado para el tipo de tarea que quieran realizar. Habrá taquillas disponibles para guardar las pertenencias.
Las oficinas inteligentes también pueden reducir las frustraciones cotidianas, como que la impresora se quede sin papel o no poder localizar a un compañero, señaló Rodeck.
Las impresoras funcionan según el modelo de mantenimiento predictivo. Del mismo modo que un coche avisa de que se está quedando sin combustible, las impresoras envían alertas al sistema de gestión del edificio cuando una máquina necesita papel, para que alguien pueda reponerlo.
Pero para aprovechar estas ventajas, los usuarios deben optar activamente por ser rastreados y visibles para sus compañeros y su jefe mientras estén en el edificio. Al hacerlo, anulan la configuración predeterminada de “oculto”.
Descenso de las bajas por enfermedad
Los estudios demuestran que las personas trabajan mejor en entornos con buena calidad del aire, así como con niveles de ruido y humedad confortables. Comparar las tasas de baja por enfermedad en oficinas antiguas y nuevas pone de relieve los posibles beneficios de los edificios de última generación.
Cuando la consultora Deloitte se trasladó en 2015 al emblemático edificio inteligente The Edge, de OVG Real Estate, en Ámsterdam, la firma constató que las tasas de baja por enfermedad disminuyeron drásticamente mientras aumentaba el número de candidatos a empleo, señaló Rodeck.
Antes de que el minorista de moda en línea Zalando diseñara su nueva sede, la empresa pidió al personal que compartiera opiniones sobre el espacio de trabajo existente. Los empleados se quejaron de que había muy pocas salas de reuniones y de la dificultad para concentrarse debido al ruido.
En su nueva sede, que abrirá a principios de 2019, los trabajadores podrán elegir entre una biblioteca para el trabajo silencioso, cabinas telefónicas para conversaciones privadas y salones situados en las pasarelas abiertas para fomentar la interacción.
“Lo importante es que ofrecemos un entorno de trabajo para todos”, afirmó Raimund Paetzmann, vicepresidente de bienes inmuebles de Zalando.
Zalando prevé instalar tecnología inteligente que facilite reservar un escritorio desde casa y elimine el estrés de llegar a la oficina sin saber dónde sentarse.
Si bien pasar a los escritorios compartidos puede controlar los costes, una encuesta de la consultora CCL y de la agencia inmobiliaria Savills reveló que la mitad de los menores de 34 años y el 60 por ciento de los mayores de 35 no querían renunciar a su escritorio fijo.
“Todos necesitamos nuestro hogar, un refugio y una parte de la oficina que nos pertenezca”, afirmó Franz Kuehmayer, investigador de tendencias del laboratorio de ideas Zukunftsinstitut.
“Muchos empleados se preguntan cómo organizarán su vida laboral diaria y dónde podrán colocar las fotos de sus hijos.”
